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[時間技客-4] 完成這個線上測驗,幫你找出每天的時間黑洞

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之前曾到某企業進行了一場時間管理講座,講座中我根據自己「抓出時間之賊,是誰偷走了你我的時間?」這篇文章的想法,設計了一個「找出你的時間黑洞」小測驗,測驗總分是 100,測驗目的是測量自己每天的時間黑洞有多大,分數愈低,黑洞愈大,而那次上百人的測驗結果,平均分數是40分左右,可見我們一般工作時都隱藏了「時間被莫名黑洞吸走的問題

當你的時間黑洞愈大,你就會開始感覺下面的「癥狀」:

  • 我每天都很忙,但事情依然做不好。
  • 我工作努力,卻總覺得時間不夠用。
  • 常常後悔一天怎麼一下子又過去了?
  • 想去做重要的事,但總是沒時間。
  • 雖然很忙碌,卻缺乏成就感。

這些「感受」不必然都是因為你很忙所造成的,事實上大多數時候我們並非「真的」很忙,只是我們不自覺的在「浪費時間」,於是可用的時間不斷掉入時間黑洞,等到我們警覺,只知道自己「沒時間了」。




這些時間黑洞在哪裡?我每一天的日常作息有沒有掉入不自覺的時間黑洞呢?如果你想解答這個問題,歡迎大家來做下面這個測驗。

分數愈高表示時間黑洞愈小:

  • 45分以下:你不自覺消失的時間多於你善用的時間。
  • 60分以上:你對自己的時間有自覺,但還可以更進步,填補更多時間漏洞

建議大家現在就先作答,根據自己目前的真實情況作答,看看自己的分數,然後再回來讀這篇文章後半部(幫你找出每天的時間黑洞),一起討論我的解答。

你可以在下方的問卷直接作答,或是打開這個網址作答:「找出每天時間黑洞小測驗」。

載入中…




1. 通常上午時你的精神狀態是?


放縱自己熬夜,或逼自己早起,都不是正確的做法,因為重點不在熬夜或早起,而是在「你有沒有充分的休息」?我可以早起,是因為我晚上就開始進入休息狀態,10點就準備就寢,所以我有充分睡眠。(你可以等等接續閱讀:[晨型人計畫-1] 養成五大晨活習慣善用 10 種晨型 App

充分休息與睡眠和「時間黑洞」有什麼關係?有關!當精神不佳,就無法專注,也缺乏處理複雜任務的動力,甚至一直打瞌睡,這造成的結果就是「硬撐一整個早上或一整天,但工作效率低落」,這難道不是時間黑洞嗎?

因此給自己充分的睡眠,或是像我還會盡量加上午睡,讓自己工作階段保持「高精力」,就能避免處理工作時慢速又出錯的狀態。

充分休息絕對不是浪費時間,反而是不休息的話,一整天都變成低精力的時間黑洞,做不快也做不好。




2. 早上進入辦公室,或是開工,你的第一個動作是?


除非你的工作真的就只是接收郵件或處理臨時任務,那另當別論。如果不是,那早上一開工就先處理郵件、即時通、新訊息這些別人給你的任務,就是把自己的時間交給別人主導,讓別人決定你去做什麼

當別人決定你要做什麼時,你自己的時間黑洞就會不斷擴大,因為「別人(老闆、同事、客戶)」不會知道你的時間剩多少,也不覺得你的時間很寶貴,更不知道你的任務權重是什麼。這時候你就掉入別人幫你攪和好的時間黑洞中,不可自拔,而自己真心要做的重要任務毫無進展。

所以如果可以的話,每天一開工,先「隔絕」他人給你設下的時間黑洞,先從自己安排好的任務做起,就像有了地圖,才能避開黑洞陷阱。

而且這份地圖最好能在昨天晚上就先繪製好,要不然早上那些「新訊息」的黑洞誘惑力就會讓你難以抗拒。(可以參考閱讀:今天晚上就該做,明天早上不要做的 5 個數位工作習慣




3. 當你忽然接收到老闆、同事、客戶插入,或自己想到的一件瑣事時,你會?


工作與生活中一定免不了「臨時出現」的任務,這些臨時任務通常都很緊急,但大多都不是非常重要(有另外一種重要的臨時任務,我們稱為:意外),因為真正重要的任務應該會在專案計畫時就知道並排程處理。

這些臨時出現的任務都可以稱為瑣事,而如何處理「瑣事」也決定了你每天都時間黑洞大小。(可等等閱讀:把瑣事管理好?專案做到死也做不好

時間黑洞大的朋友,通常喜歡馬上去處理瑣事,因為他們常常沒有計畫,對自己今天真正重要的任務是什麼很模糊甚至不知道,於是遇到瑣事時很開心,馬上去做!但事後回想,就覺得不知道自己一天忙了什麼,並且忽然發現重要事情快截止了自己卻什麼都還沒開始做。

而時間黑洞小的人,通常不會馬上處理瑣事,相反的他們會:


他們的時間黑洞很小,所以每天都有很多時間去做重要的事情,而當他們完成最重要的事情並且完成得還不錯時,老闆會計較他少做或晚做幾件瑣事嗎?大多數是不會的。

但這不是這些人瑣事少,是他們懂得「選擇」不去做、晚點做、有空再做,於是就避開了時間黑洞。




4. 你如何處理來自 App、郵件、即時通的新通知?


你要意識到一件事情,每個人都覺得他交代給你的那件事情「最重要」,每個 App 或服務都覺得你應該「先看他」,在他身上花最多時間。這時候如果你都「照他人的意思」來做,你就是把自己的時間交給他人做主,這是前面也有提到的一種時間黑洞。

而且這種時間黑洞在這個數位時代有日益加大的趨勢,如果我們沒有自覺去避開他,就會每天都掉在這個泥沼中,因為這種時間黑洞最可怕之處是「遍佈在我們24小時」的生活中,到處都是

Facebook 彈出一個客戶訊息要問你問題,但時間是晚上九點? Line 上面忽然同事開始討論一件事情,但正是你工作最有動力的早上11點?郵件在你準備下班的6點忽然彈出新通知?如果你全部習慣打開新通知,並且即時回應,會怎麼樣?

會變成你犧牲了自己跟家人相處的時間。你離開了正在告訴工作的狀態,導致下次回來時還需要一些熱機時間。你延誤了自己原本安排好的活動。

而且每一次打開新郵件、新訊息、切換工作狀態都會產生「切換的時間成本」,這些成本次數一多,累計一下,也是你那些消失的時間。

所以我們要學會批次處理,例如我會集中在每天中午、下班前,總共兩次,集中處理所有新的郵件、即時通訊,這樣我就節省了切換的時間成本、也避免被干擾。(我從 2012 年就開始這個習慣:今天開始關閉、移除、視而不見那些新訊息提示誘惑




5. 對於下班與周末時間,你會?


我們每天都擁有下班時間,也擁有周末時間,你是把他們看作自己工作可用的延伸時間?還是看做自己必須利用到自己人生其他想做的事情上的時間?

如果是前者,那麼下班與周末時間就變成我們人生時間裡的黑洞。而且這還會影響到我們工作時無法全心投入,誤以為「我還有時間」,這樣無法激發最高鬥志的狀態,也會形成工作效率的另外一種黑洞。

所以更好的方式是,預先安排自己擁有的時間,也不一定是非得排入什麼具體任務,例如我設定每天早上要寫兩小時文章,那這段時間就不會被排入任何其他事情。或是我真的有具體的生活任務計畫,那就更有動力把時間留給自己,而這時候也會帶動工作上的效率黑洞降低,因為時間意識更強烈。

你可以參考我之前兩篇文章都在討論這個問題:「每天三小時神聖時間幫我完成更多事」、「簡單把生活變成任務,就能贏得意想不到的成就感!」。




6. 當你遇到通勤、開會前、移動中等生活中各種空檔的零碎時間時,你會?


當我們說自己沒有時間時,或許還可以回頭看看平常的零碎時間我們都在做什麼?

我不是說零碎時間都應該拿來工作(那也很可怕),我要用零碎時間來玩玩最近很紅的寶可夢可不可以?當然可以,但最重要的是「我有沒有關於零碎時間的計畫

這些時間如果沒計畫,就會無所事事上上臉書、玩玩遊戲,不自覺就過去了,但是加總一下,就是每天有兩到三個小時的時間被無所事事的浪費了。

所以要玩遊戲也可以,但最重要的就是要把零碎時間也看成是你可以運用的時間,制定零碎時間的計畫,把這個時間黑洞補起來。(你可以參考我的方法:這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!




7. 當你做不完一個工作時,你會?


我們應該要學會一個很重要的觀念:「在有限的時間裡,做充裕的事情,無論如何我們的時間都是有限的,就像一個人只能活不到百年,這難道不就是時間有限嗎?那我們又怎麼可能在有限時間裡完成所有想做的事情?

這時候如果沒有給自己設立任何工作的「截止線」(我在之前的文章裡也有提到類似觀念:10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧),那麼當工作做不完時,我還是想什麼都做,就很有可能做到那些次要的事情,而這時候「真正重要的事情」剩下的時間反而更少了!所以當時間有限,愈拚命,有時候你的時間黑洞愈大

反而應該是在時間愈緊迫時,我們要學會愈從容,不是要我們慢下來或放棄,而是要懂得「取捨」,因為你會看到所謂的極限,你就知道必須精選真正重要的部分來完成,才不會在時間更緊迫時,陷入更大的時間黑洞。

以上,就是我對我自製的「找出時間黑洞」小測驗的解答,提供大家參考!

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Source:: playpcesor.com

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