Google Cloud Search 統一搜尋 Google 雲端硬碟、日曆與郵件

當主要檔案資料都在 Google 雲端硬碟、 Google 日曆、 Gmail 郵件中，我可能會想透過統一的搜尋，一次找出某個專案的雲端文件、相關會議、討論信件，如果能一次條列出來，我要查看與整合專案都方便得多。

例如我正在製作新書的封面，有些資料在跟設計師的郵件討論中，有些資料儲存在雲端硬碟，這時候統一的搜尋，可以幫我快速統整相關的內容，加快工作的速度。

而且我可能在統一搜尋的過程中，同時發現下午就要跟設計師開一個封面討論的會議，節省了我在不同 Google 服務之間確認資料與行程的時間。

「 Google Cloud Search 」這個服務就是為了這樣的需求而設計的，一般用戶無法開啟這個功能，必須要企業版 G Suite Business 與 Enterprise 用戶，才能在企業的工作流程中使用，但確實能夠幫我們「集中工作流程」。

• 1. 個人助理建議

「 Google Cloud Search 」雖然名稱叫搜尋，但設計精神其實是要當 G Suite 企業用戶工作時的「首頁」，因為它結合了 Google 個人助理功能，當打開這個「首頁」，還沒搜尋前， Google 就會提示企業用戶「接下來你應該進行什麼工作」的建議。

例如下圖中我打開我 G Suite 帳號下的「 Google Cloud Search 」，首頁中看到 Google 提醒我下午有一個即將進行的會議，會議的相關文件與與會人也都清楚呈現。

或者「 Google Cloud Search 」還會提示我，之前在 Google 雲端硬碟中編輯了哪些文件，可能是進行到一半的工作，這時候我不用搜尋，直接在「 Google Cloud Search 」中就能看到這些「接續上次進度」的提示。

我之前曾經分享過一個觀念：「搜尋，是更快進入下一步工作的方法。」

而「 Google Cloud Search 」更進一步在搜尋之前，統整了我可能需要的下一步行動，幫我更快進入集中的工作流程，不需在行事曆、雲端硬碟、郵件中頻繁切換。

• 2. 跨服務搜尋搜尋 Google 雲端硬碟、日曆與郵件資料

「 Google Cloud Search 」的重點功能，則是可以同時搜尋下列 Google 服務的資料：

• 日曆：可搜尋行程的內容，例如地點、說明
• 雲端硬碟： 包括文件、試算表、簡報和表單，可搜尋文件的內文
• Gmail：可搜尋郵件的內文
• 網上論壇
• 傳統版協作平台
• 全域 Directory 聯絡人 (不包含個人聯絡人)：公司的聯絡人目錄

只要丟入一個專案相關的關鍵字，就能一次把來自不同 Google 服務的資料找出來，並且方便我一一開啟。

• 3. 搜尋過濾

在「 Google Cloud Search 」的搜尋中還能利用「搜尋工具」，針對時間、類型、擁有者等做進一步的檔案過濾。

例如我們可以利用這個功能，快速找到這個禮拜新增的資料、郵件、行程，看看有沒有需要立即關注或不小心遺漏的。

畢竟當服務分散時，一時之間我們沒那麼容易準確掌控所有新增資料。

• 4. 搜尋建議

在輸入搜尋關鍵字時，「 Google Cloud Search 」也會提供根據我的文件、郵件的相關搜尋建議，幫助我更容易找到需要的資料。

• 5. G Suite 管理員可以開啟或關閉

Source:: playpcesor.com