讓雜亂郵件重新根據進度排序的 Trello 整理魔法

星期一, 五月 8, 2017

昨天寫完「

在 Trello 中，除了手動新增任務卡片外，其實也有很多方式「收集外部資訊」變成看板上的任務，例如：「如何將網頁資料快速剪貼到 Trello？收集專案資料技巧」。

而在利用 Trello 收集郵件時，有幾個特色：

下面我們實際跑一遍流程，你會更清楚用 Trello 收集郵件的方法與優點。

首先，先進入某一個需要收集郵件任務的看板中，點擊右方的「顯示選單」進入「更多」。

2.
接著，打開「以電子郵件新增看板內容設定」，這裡就會看到「你個人專屬的」電子郵件地址，把你的郵件寄送到個地址，就會用你的名義增加一個卡片任務到看板中。

這意思是，如果這個 Trello 看板有三個合作者，那麼就有三個不同的郵件地址屬於各自工作者，每個人用自己的專屬地址寄送任務到看板，就會以他的名義添加卡片。

所以通常不會把你的專屬郵件地址告訴他人，因為那會變成他人以你的名義增加卡片（除非你剛好有這樣的授權需求）。

3.
除了獲得專屬郵件地址外，還可以在這裡設定傳送進來的郵件，要放在這個看板的「哪個列表」中，要排列在最底端還是最頂端。

4.
接著，我會建議在你的聯絡人系統中，把這個 Trello 專案看板專屬的郵件地址，建立成一位聯絡人，取上專案的名稱，這樣以後轉寄郵件時才方便。

5.
以後，在信箱裡收到一封郵件任務，要納入 Trello 看板進行進度管理，就可以把這封郵件轉寄給自己在那個看板中專屬的郵件地址即可。

6.
如果前面有設定好聯絡人，就不用記住或複製複雜的地址，只要輸入專案名稱就能插入收件者。

7.
轉寄成功後，我的 Trello 看板中，就會看到這封郵件變成卡片任務了。

8.
點進卡片，可以看到郵件的內文、附加檔案，都自動插入卡片中，讓我不須再切換到郵件也能處理，還可以利用 Trello 的功能進行討論、時間提醒、插入相關檔案、列出待辦清單等等。

9.
而且也可以利用 Trello 的進度管理看板，排程這個郵件任務的處理進度了。

10.
而每一個 Trello 看板，都會有我自己專屬的每一個不同的電子郵件地址，如果我的郵件要分類到不同專案看板上，我就要記住每一個地址，然後在轉寄時做好選擇即可。

這個功能很實用，例如一個行銷客服團隊，可以利用這個功能快速把「顧客反應問題的郵件」收集到「客服專案看板」上，然後跟團隊一起用列表排程處理、用清單列舉進度、用留言討論細節。

使用 Trello 的個人或團隊工作者，可以試試看。

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