不管是單人自助旅行，或是多人一起旅行，「記帳」都是一件麻煩的事情，尤其如果還需要「事後拆帳」，那更需要清楚的頭腦、準確的溝通，才能避免麻煩。
最簡單的方式是用筆記本直接記帳，但少了自動統計計算的功能（而這在要跟他人分帳時很重要）。如果要利用專門的記帳 App ，那還要請朋友另外安裝 App ，都有點麻煩。
下面我要分享一個自己實作過的方法，簡單易用、清楚不混亂，就是利用「 Google 表單」、「 Google 試算表」，以及「樞紐分析」三大功能，輕鬆建立起最高效率的旅行記帳分帳流程。
0. 這樣旅行記帳為什麼不混亂又高效率？
這個方法的優點是：
- 不需叫朋友家人再裝其他 App
- 記錄帳目時方便、快速、準確
- 事後可以快速統計與拆帳
- 事後方便調整與修正帳目資料
- 資料匯出與修改都自由便利
我根據自己實際帶家人旅行的經驗，設計了：
- 「出國旅行專用的 Google 問卷」：這讓多人可以同步紀錄帳目。
- 「事後拆帳專用的 Google 試算表」：利用樞紐分析表把散亂的資料重新整理、製作圖表
各位電腦玩物讀者可以參考我下面的教學解說，並複製我的範本去修改成自己的樣式。
我先示範最終效果給大家看，讓大家知道這樣做的目的與好處何在。
首先我建立一份問卷，問卷內容就是「旅途中的記帳」，然後把問卷網址分享給一起旅行的家人朋友，請他們要記帳時，就打開問卷網頁來記帳。
優點：網頁大家都可以在手機瀏覽器上打開，不用另外安裝 App ，而且問卷本身簡單，填寫快速，大家也先不用管分帳的問題，就只要先單純把當下一筆花費紀錄進去即可。
旅行回來後，大家透過問卷紀錄的帳目，就會統計成下面這樣的 Google 試算表。
優點：大家各自填寫問卷後，就能自動整理出大家的流水帳，只要把這份帳目表分享給旅伴參考即可，不需重新整理帳目，也不會各自帳目凌亂。
然後我利用 Google 試算表的「資料透視（樞紐分析）」功能，可以把流水帳「自動整理」成像是下圖的各人各項資出統計。
優點：不需手動統計，利用樞紐分析完成自動重新歸類統計，很快就能算出每個人的支出金額，平均出大家要分攤的金額。
- 了解這篇文章的前因後果：
「前因」：這篇教學應用了「 Google 表單」與「 Google 表單連結試算表」的技巧，為了避免從頭講起，如果還不熟悉這兩個基本功能的朋友，可以參考：「Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學 」和「Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用 」兩篇教學。
「後果」：不可否認有時候我們需要各自專業的 App 或服務，但更多時候，尤其像這種生活小需求，我喜歡採用：「萬用型 App 優先法則！提升產能，節省時間的工作術 」的概念來工作，不另外使用「不會長久使用的 App 」，而用自己慣用的工具，變通方法來管理。
1. 如何取得我的旅行記帳範本？
想直接看看我製作的範本的朋友，可以打開「出國旅行記帳分帳範本-電腦玩物製作」的共享資料夾。
你可以把裡面我已經設計好的「旅行記帳問卷」，與示範的「旅行帳目統計分析表」，複製到你自己的 Google 雲端硬碟使用，這樣你就不用重新設計，可以直接修改我的樣本。
方法是在「與我共用」中，找到「出國旅行記帳分帳範本-電腦玩物製作」資料夾，然後在裡面的文件上點擊右鍵，選擇「建立副本」，就可以複製一份到你的 Google Drive ，你就可以自由編輯。
2. 我為什麼這樣設計多人旅行記帳問卷題型？
在實作中，我會怎麼設計讓多人旅行可以一起記帳的問卷呢？
首先打開「 Google 表單」這個問卷設計工具，開始設計不同問題題型。
第一個重要項目是由誰支出這筆消費？我會把旅行中會支出花費的人都列上去，變成單選題。
而如果這次旅行中大家有投資一筆「公積金」，那麼我會在這裡列上一項「公費支出」，如果是從公積金的錢包出，就選這個特別的支出者。
接著第二題我會直接設計「支出金額」的數字簡答題。
現在的 Google 表單很聰明，當我把題目寫成支出金額，它會自動設計成簡答題，這部分可參考：「Google 表單支援中文智慧型問卷，寫好題目自動設計好答案！ 」教學。
在旅途中有時候「只有很短的時間記帳」，所以我把支出者和支出金額列在頭兩項，意思是如果沒時間填寫下面的欄位，那麼只填這兩項紀錄，也已經可以達成目的。
接著為了之後統計分析方便，讓我們可以知道這次旅行開銷最大的類型，所以我會設計一個消費類型的單選題，根據旅行需要，我會列出下面這幾個選項：
- 餐飲
- 交通
- 景點門票
- 住宿
- 購物
- 其他
後面還有一個支出項目的簡答題，是讓有時間時可以填寫詳細的支出內容，例如支出類型是「餐飲」，而支出項目是「京都的牛禪燒肉店」。
而因應出國旅行的可能需要，我還會列上一個「支出幣別」，裡面設計好新台幣，還有這次出國可能使用的外幣，這樣支出時可以選擇用哪種幣別支出，之後比較好統計。
3. 設計多人旅行記帳問卷的進階訣竅：
- 1.可以不用填寫支出日期：
在設計旅行記帳問卷時，要不要設計一題是填入支出日期呢？我覺得可以不用。
因為到時候把帳目輸出成 Google 試算表後，開頭自然就會有時間戳記，如果當下或當天就記帳，就不需要特別有支出日期項目。
而且旅途中常常時間急促，能夠少一題問卷就少一題，大家會比較方便。
- 2.限制金額數字
在填寫金額時，為了避免大家沒注意到這裡要填寫金額，可以利用「限制只能填寫數字」的方式，提醒大家這裡要輸入金額數字。方法可參考：「Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學 」。
- 3.三個必填
在前面的旅行記帳問卷中，我不會要求大家每一題都要填，真正一定要填寫的只有支出者、支出金額，或者頂多加上「支出幣別」，其他不一定要填也不影響分帳，或者事後補充也都還方便。
這時候就只要把這三個問題設定成「必填」，以免大家記帳時有疏漏。
- 4.離線怎麼辦？
這個方法優點很多，但唯一的缺點就是「要有網路才能填寫網頁問卷」。
這時候怎麼辦呢？如果旅行團中有人出國會辦網路、申請漫遊，那自然網路問題就可解決。
要不然就是善用有無線網路的時候（例如到觀光區、飯店、餐廳等地），快速紀錄之前的帳目。其實在實作中我覺得也沒太大的問題。（你還可參考：自助旅行、出差工作沒網路？靠這10大離線 App 搞定）
4.如何輸出成統計試算表？自動算出拆賬方式
回國之後，進入這個旅行記帳的 Google 表單後台，在「回覆」處，就可以看到把資料匯出成「 Google 試算表」的功能，將其匯出成 Google 試算表。
這時候可以看到每一筆開銷的流水帳，可以在這裡檢查一下，編輯一下可能的錯誤，或是補充可能的疏漏。
但這樣的流水帳有點零散，所以我們用下面的方法來自動重新統計。
請參考我在電腦玩物撰寫的「Google 試算表樞紐分析表範例教學，像 Excel 般資料快速重整」一文，用「樞紐分析表」，就能自動根據支出者重新整理我的帳目，或是根據消費類型重新整理帳目。
例如下圖，用樞紐分析重新自動整理（要強調這是自動的，並不是自己重新剪貼），我就可以看到三個旅行團成員各自在每一種消費類型的花費金額。
有了這樣的自動統計表，那麼像是要：
- 每日加總總開銷
- 計算每人支出
- 平均出每人花費
都會非常簡單，而這樣就可以提供給旅伴看，並讓大家知道自己要繳交多少金額。
別忘了：「善用 Google 雲端硬碟 4 個自動化功能，節省中文文書處理時間 」，當我利用樞紐分析自動產生新報表後，只要再利用 Google 試算表的「探索」功能，還能自動繪製出有效的分析圖表喔！
- 如果你是搜尋而來，說不定你想找的，還想學的是：
3. 旅行必備的 App：出國自助旅行必備的 10 種 App： 從最精簡到用得上
4. 規劃旅行的工具：9款安排自助旅行 App 推薦比較表：從行程規劃到景點導覽比較
5. 多人旅行的合作方法：如何和朋友一起規劃自助旅行？我的旅行 App 協同合作經驗分享
這樣的旅行記帳流程，解決了多人一起記帳的麻煩（當然，你自己記也會很好用）、解決了多人要分帳的繁瑣，整個流程簡單、自動化，而且清楚明瞭，對每個人來說也都好上手！
這才是最好的記帳方式，下次無論是旅行、辦活動這類帳目容易混亂的行動時，別忘了利用這個方法，讓記帳變成簡單快速的事情。
＊感謝您閱讀電腦玩物 Esor 的文章，電腦玩物專注人性化的高效率工作方法，您可以追蹤「電腦玩物 Facebook」，或是參考 Esor 的改進工作效率相關「課程」、「書籍」，更歡迎把電腦玩物加入你的 RSS 訂閱清單。
（轉貼本文時禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang（異塵行者），及附上原文連結：出國旅行記帳分帳不混亂教學：免裝 App 的記帳表格範本下載
Source:: playpcesor.com