雲端工作改變四種檔案管理方法，但這些老牌軟體還有用

商業星期三, 五月 28, 2014

當雲端服務用得愈深入，愈能發現雲端服務「無法做到」的邊界，也讓我去思考一系列的文章，整理雲端工作的能與不能，以及我們如何互補搭配。

我今天忽然想起，自己多久沒有使用隨身碟了？或者換個角度說，我有多久沒有拿到一個別人給我的隨身碟，要把檔案「插入」到我的電腦中？

當然，我知道在我的工作環境消失，不代表這個東西在其他地方沒有用，只是，這樣一種情況似乎正在慢慢的擴散成一種習慣，愈來愈多人開始把這當成自然而然的動作。雲端同步硬碟這樣的服務，改變了許多檔案整理的方法，解決了一些傳統檔案管理難解的問題。

但是，任何工具存在都有其適合的情況，也沒有真正萬能的方法可以應萬變。即使是雲端工作帶來了許多方便與革新，可是在我們日常的檔案管理中，還是有許多雲端檔案整理方法做不到，但是我們日常工作卻非常需要的問題，而這時候一些「

雲端檔案管理改變了什麼？

一.複製檔案的方法

以前我會為了要把工作帶回家，利用 Sync Toy 之類的工具來做公司硬碟與隨身碟之間的檔案同步。但是現在如果情況允許（意思是你的工作環境允許使用雲端硬碟），那麼直接把工作檔案同步到雲端服務中（例如 Dropbox 或 Google Drive ），就根本不需要重覆執行「複製」檔案這個動作。

平常在公司電腦工作的檔案，工作完了可以直接離開，不需要自己手動整理檔案，如果回家要處理，如果到外面開會要使用，打開雲端硬碟，就能取用最新編輯的檔案文件。

無論是電腦與電腦之間、電腦與行動裝置之間，省下「自己手動複製」的時間，檔案就讓他在雲端硬碟裡自動同步更新，真的讓工作更加輕鬆，並且出錯、遺忘的機率甚至比自己手動更低。

二.搜尋檔案的方法

以前為了找一個檔案，要想盡辦法在許多分類資料夾裡翻找，為了要找出一個需要的檔案，可能光是「找」的這個動作上就會花上不少時間。

可是現在這件事情交給雲端做，更快更省空間，像是把檔案同步到「 Google Drive 」的話，會在雲端網站上幫我們建立好所有檔案內文的索引，建立索引的效能是用雲端的，建立索引的空間也是花在雲端上，對自己的電腦沒有影響，而且搜尋檔案還更加快速。（延伸參考：Google Drive 幫檔案時間管理：雲端硬碟檔案任務化教學）

如果把這個檔案整理的需求延伸到相片整理的話，像是 Google 相簿更是讓我們只要把照片全部丟上去，就會做好自動分類、自動修圖、自動挑照片，並且在後續找照片時，可以用關鍵字搜尋找出照片上的內容。

雲端處理檔案後，讓這些檔案更容易找到，也改變了我們去分類檔案、搜尋檔案的方法。（延伸參考：搜尋照片回憶？關鍵字辨識 Google 相簿照片圖中內容物）

三.救援檔案的方法

以前誤刪檔案、硬碟壞掉時，我們總要使用一些無法百分之百有用的軟體，想盡辦法多救回一點點檔案，但失敗的機率也真的很大。

但是現在只要把重要檔案隨時放在雲端硬碟裡同步，那麼如果檔案被誤刪了，只要去雲端硬碟裡就百分之百救得回來，甚至是檔案被新檔覆蓋，也可以還原到舊的版本。如果是硬碟壞掉、電腦壞掉也不用擔心，因為你的檔案依然好好的保存在雲端。

我也再也沒有使用過這些檔案救援軟體了，因為雲端硬碟就是對一般使用者來說最有效的救援工具，其實，這也改變了一般用戶備份檔案的方式。（延伸參考：Dropbox 雲端資料同步軟體能用來幹嘛？10個我最常被滿足需求）

四.合作檔案的方法

我還記得以前開會時的合作方式是：大家整理自己的備忘錄，然後寄給一個整理者，他整理出所有人的檔案後，統整成一份再寄給大家，姑且不論這裡大家都要花很多心力整理、整理、再整理，光是這個過程就會讓我們可能要等個兩三天後才會看到統整檔案。

但是雲端硬碟服務改變了我們一起合作檔案的方法，只要共享一個資料夾，那麼大家把自己的檔案丟上去，就是即時共享，有任何人要做更新，就在自己電腦更新，其他人就會看到。

如果要傳送檔案給合作者，比起用電子郵件傳檔，用雲端硬碟分享也是更好的方法，除了破解郵件服務的檔案大小限制外，如果我想要更新檔案，只要自己更新，對方也立即就能下載最新的檔案，不用一封一封郵件繁瑣的溝通。

當然，更不用說若是要多人一起編輯一份文件時，再也不用傳來傳去，只要在 Google Drive 或 Office Web App 上開啟一份文件的協同合作編輯，大家都可以即時在瀏覽器上一起編輯同一份文件，不會有衝突、不會漏改，溝通更加順暢。（延伸參考：微軟 Office Web Apps 免費支援線上即時多人編輯 Office 文件）

但是我們仍然需要哪些檔案管理軟體？

1.沒有雲端時：檔案搜尋、檔案救援、檔案同步

但是，沒有萬能的工具，雲端服務確實為我帶來了上述「根本性」工作方法改變，可是在實際執行的流程中，有些從以前用到現在的單機檔案管理軟體，仍然很有用。

例如「檔案內文搜尋」軟體，咦？前面不是才說雲端硬碟可以負擔搜尋檔案的重責大任嗎？確實，雲端服務改變了檔案分類的方法，因為搜尋更快速準確。

但是，我們不是所有的檔案都會放在雲端。這時候其他放在單機的檔案，依然需要一個可以搜尋檔案內文的服務，來幫助查找檔案更快速。這時候，我推薦試試看下面這個免費工具：

DocFetcher 快找文件檔案內文的輕巧桌面搜尋器，支援中文索引
FileSeek 免費快速檔案內容搜尋軟體，不需索引、支援特殊檔案

如同前面的理由，如果你有些檔案無法放在雲端服務，為了更快找出所有硬碟中的檔案，那麼一個有效的檔案名稱快速搜尋工具也是有必要的，而目前我覺得最好用最快速的檔案名稱搜尋工具依然是：Everything 取代 Windows 內建搜尋，超快速檔案檢索工具。

同樣的理由，你會需要在單機上可以使用檔案救援（Recuva 1.40 大家都會用的檔案救援軟體）、檔案單機同步（SyncToy 2.1 微軟出品易用型檔案同步工具詳解）。

但是如果你的工作環境許可，把檔案搜尋、檔案救援、檔案同步交給雲端，才是目前最有效率的方法。

2.刪除重複的檔案

雲端服務可以幫我們自動完成一些聰明的檔案整理，但是有一些定期「清理」性質的整理，目前就沒有雲端硬碟可以幫我們做到。

尤其雲端硬碟本身「空間就是金錢」，如果要讓雲端硬碟清出更多可用空間來放重要檔案，那麼依然要回頭先去清理自己的電腦硬碟，這時候可以找出重複無用檔案的「dupeGuru 高效率刪除重複檔案，免費軟體支援 Windows Mac」就很有幫助。

4.刪除大體積的檔案

和前面同樣的理由，為了清出更多可用空間，還是要依靠單機軟體來幫我們找出大而無用，卻隱藏在資料夾深處的檔案：「雲端工作一樣要清理磁碟，最快清除系統佔用空間大檔案教學」。

5.批次檔案更名

如果你想要一次大量的更改一系列檔案的名稱，這似乎也沒辦法在雲端服務上解決，而需要依靠單機檔案更名軟體，像是「檔案批次更名華麗系、素樸系：FileRenamerBasic 4.01、ReNamer 」。

6.好用的檔案總管

在前幾天的「Google Drive 幫檔案時間管理：雲端硬碟檔案任務化教學」一文中，我提到在 Google Drive 上以時間管理的概念進行檔案總管的流程，其實我真的大多時候是打開瀏覽器內的 Google 雲端硬碟，就當作自己的檔案總管來使用。

不過，即使如此，我還是需要一個好用的單機檔案總管軟體，來幫我在「多個資料夾之間」要「移動整理檔案」時更加輕鬆，這時候最好用的依然是多年前一款仍然持續在更新的多視窗檔案總管：「快速上手Q-Dir 4.x，用多窗格、多分頁高效率瀏覽管理檔案」。

7.雖然有點笨，但關於那些被鎖住的檔案

最後這是 Windows 上一個長久以來即使到 Windows 8 仍然會發生的問題，就是有些時候檔案被莫名其妙鎖住，要刪除移動時出現無法使用的錯誤。這時候我還是要依靠下面這個古老的軟體來解決煩惱：「Unlocker 「解鎖」無法移動、刪除、重新命名的檔案和資料夾」。

小結：

如果你的使用環境許可，那麼把檔案同步到雲端上做管理，可以解決最重要的幾個檔案整理問題：檔案攜帶、檔案搜尋、檔案救援、檔案合作。

可是在檔案的整理上，還是有一些小需求，需要從以前到現在一直很好用的一些檔案總管小工具來幫忙解決，兩個方法共用，才能完滿最高的工作效率。

你也體驗到雲端檔案整理的便利之處了嗎？又在這樣的經驗中，你覺得哪些需求還是要什麼工具來補足？歡迎大家一起留言討論。

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Source: playpcesor.com

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