我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率
商業- 一.「什麼都要馬上做」是一個好的工作處理方式嗎？
以前的 MSN 即時通（ Skype ）還可以設定自己的上線、忙碌、離線狀態，來明確的告訴工作夥伴自己現在是不是適合溝通的時間，但是這一點在目前最新的即時通訊工具，諸如 LINE、 Facebook、 Google Hangouts 裡反而缺乏，除非登出（或臉書的關閉聊天室），要不然我們就維持在一個隨時開放被聊天的狀態。
當然這對朋友閒聊是有幫助的，但如果是工作的任務討論，真的什麼都要這麼「即時」嗎？其實，工作上如果什麼都要「即時」，最後只會造成工作效率的降低。
試想看看，你正在做一件重要的工作，需要一個小時來完成，結果工作了 10 分鐘後主管用 LINE 即時的交給你一件任務，如果即時要求你回覆你只好岔出時間先去處理，就算不要求馬上回覆，你也得要把 LINE 上的訊息整理成待辦事項以免忘記，這樣多來幾次「即時工作訊息」，那麼我們一個好好的工作時間要被切割成好幾個區段，並且花費更多額外的來來回回轉換不同工作的力氣。
這樣的做法帶來的壞處不言而喻：
- 首先對於工作者來說把時間都浪費在工作切換上。
- 再者瑣碎的任務交待會讓工作者混亂而無所適從。
- 三者當工作之間沒有輕重緩急的差別時，很有可能我們把時間都花在瑣事上，但真正重要的事情卻沒有進展。
工作不可能都是馬上處理的，什麼都要即時處理只會害了工作規畫，那麼回頭來看，用最即時的即時通來交代工作，會是一個適合的方法嗎？
- 二、老闆用手機在交代我們工作任務嗎？
手機當然是一個方便的工具，常看電腦玩物的朋友也一定知道我很推崇「行動工作」的價值，但是任何工具有他們適合的情境，例如手機適合零散但即時、簡短但快速的記錄，而電腦適合把所有資料統整分析。
當我們習慣使用 LINE 談論公事時，很容易開始出現在手機上交代重要工作的情形，尤其可怕的是老闆走在路上如果臨時起意，想到什麼重要的事情於是「立刻」傳 LINE 來交代，但其實老闆也還沒想清楚，也不方便打太多字。
這大概是最糟糕的結果，我們會在 LINE 上面收到片段不完整、斷斷續續的訊息，這樣不只達不到交待任務的效果，而且事後要追蹤管理也很麻煩。
- 三. 我想要事後怎麼管理、使用自己的通訊內容？
一般朋友家人的聊天，或許會想要備份，但是大概也就是圖個安心，真的有機會回頭去拿出來檢查的機率很低。
但是工作上的討論又是另外一回事，尤其一些重要的對話討論，或是在對話中一些重要事項、責任範圍、時間進度是否有交待清楚，這都是常常需要「事後檢驗」的。而有用過 LINE 的人也應該都知道，要在 LINE 上面做這樣的事後檢驗、長久保存是相對不容易的。
在這一點上，同為新一代即時通訊工具的 Facebook 聊天室內容都長久儲存在網站收件匣中，而 Google Hangouts 的訊息也都自動備份在 Gmail 裡，事後要翻找查詢，其實更加便利。
相對起來，這兩個似乎會是讓工作討論更有保障、更好整理的工具。
- 四. 什麼樣的形式可以有效、確實、清楚的交代任務？
我相信很多人在職場上最怕老闆或客戶「口頭」交辦工作，因為用嘴巴說雖然快，但腦袋不一定想得清楚，所以講的也不一定完整，而且口說無憑，還怕有所誤解。如果是這樣，那麼非常接近口頭聊天的 LINE ，自然也面臨類似的問題。
一個好的任務交辦，不是用一兩句噓寒問暖的討論型式可以說清楚的，而是應該用寫一篇論述文的態度，把前因後果仔細交待，把待辦事項一一條列，把重要參考檔案文件附上，這樣就是一個有效的任務交辦。
而這樣來看，目前最好的任務交辦方式，其實還是電子郵件（或是類似的雲端協同合作系統），有重要的公事，還是好好寫一封信，跟對方好好說明，才是讓工作更順利推展的正道。
- 小結：不是不要用 LINE 討論公事，而是正確的用 LINE 討論公事
那麼，難道說 LINE 只適合朋友聊天嗎？
也未必，就像我開頭所說的，我自己也會在公事上為了緊密溝通手邊正在進行的工作，和不在同個辦公室的對方用 LINE 來邊做邊討論，但這裡的重點是因為我們正在執行同樣一件事情，而 LINE 加快了我們的溝通速度。
可是溝通有很多種：
- 「一般聊天、即時溝通、緊急溝通」：這時候 LINE 等即時通訊工具確實身負重責大任。
- 「重要深入的討論」：若是真的要長篇大論，甚至中間夾雜很多任務規劃，那麼我甚至會直接選擇在 Google Docs 這種可以備份的雲端工具上討論。
- 「任務的正式交辦」：要有明確的記錄、清楚的分析、確實的追蹤，那麼我會選擇用電子郵件。
而且真的要用 LINE 之類的工具來處理公事時，我也會謹守幾個原則，來兼顧即時溝通、找到人、不打擾、好整理、任務確實交辦等需求：
- 事先把重要任務與檔案完整寫在郵件裡寄給對方。
- 在適當時間傳一則 LINE 訊息提醒對方可以去看郵件。
- 詢問對方方便時再開始用 LINE 進行內容討論。
- 若是需要比較長篇的交待，先在筆記上打好文字，修整好，再傳LINE。
例如我可能先用郵件把重要工作交代給合作者，如果對方一段時間沒有回覆，我再傳一則 LINE 提醒他找時間注意信箱，這樣就能同時有即時傳訊、直接溝通的好處，但又避免打斷別人工作、任務交辦不清的麻煩了。
Source: playpcesor.com
