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我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率

商業
首先我要承認, LINE 某個層面確實是個




  • 一.「什麼都要馬上做」是一個好的工作處理方式嗎?

以前的 MSN 即時通( Skype )還可以設定自己的上線、忙碌、離線狀態,來明確的告訴工作夥伴自己現在是不是適合溝通的時間,但是這一點在目前最新的即時通訊工具,諸如 LINE、 Facebook、 Google Hangouts 裡反而缺乏,除非登出(或臉書的關閉聊天室),要不然我們就維持在一個隨時開放被聊天的狀態。

當然這對朋友閒聊是有幫助的,但如果是工作的任務討論,真的什麼都要這麼「即時」嗎?其實,工作上如果什麼都要「即時」,最後只會造成工作效率的降低。

試想看看,你正在做一件重要的工作,需要一個小時來完成,結果工作了 10 分鐘後主管用 LINE 即時的交給你一件任務,如果即時要求你回覆你只好岔出時間先去處理,就算不要求馬上回覆,你也得要把 LINE 上的訊息整理成待辦事項以免忘記,這樣多來幾次「即時工作訊息」,那麼我們一個好好的工作時間要被切割成好幾個區段,並且花費更多額外的來來回回轉換不同工作的力氣。

這樣的做法帶來的壞處不言而喻:
  1. 首先對於工作者來說把時間都浪費在工作切換上。
  2. 再者瑣碎的任務交待會讓工作者混亂而無所適從。
  3. 三者當工作之間沒有輕重緩急的差別時,很有可能我們把時間都花在瑣事上,但真正重要的事情卻沒有進展。
工作不可能都是馬上處理的,什麼都要即時處理只會害了工作規畫,那麼回頭來看,用最即時的即時通來交代工作,會是一個適合的方法嗎?




  • 二、老闆用手機在交代我們工作任務嗎?

手機當然是一個方便的工具,常看電腦玩物的朋友也一定知道我很推崇「行動工作」的價值,但是任何工具有他們適合的情境,例如手機適合零散但即時、簡短但快速的記錄,而電腦適合把所有資料統整分析。

當我們習慣使用 LINE 談論公事時,很容易開始出現在手機上交代重要工作的情形,尤其可怕的是老闆走在路上如果臨時起意,想到什麼重要的事情於是「立刻」傳 LINE 來交代,但其實老闆也還沒想清楚,也不方便打太多字。

這大概是最糟糕的結果,我們會在 LINE 上面收到片段不完整、斷斷續續的訊息,這樣不只達不到交待任務的效果,而且事後要追蹤管理也很麻煩。




  • 三. 我想要事後怎麼管理、使用自己的通訊內容?

一般朋友家人的聊天,或許會想要備份,但是大概也就是圖個安心,真的有機會回頭去拿出來檢查的機率很低。

但是工作上的討論又是另外一回事,尤其一些重要的對話討論,或是在對話中一些重要事項、責任範圍、時間進度是否有交待清楚,這都是常常需要「事後檢驗」的。而有用過 LINE 的人也應該都知道,要在 LINE 上面做這樣的事後檢驗、長久保存是相對不容易的。

在這一點上,同為新一代即時通訊工具的 Facebook 聊天室內容都長久儲存在網站收件匣中,而 Google Hangouts 的訊息也都自動備份在 Gmail 裡,事後要翻找查詢,其實更加便利。

相對起來,這兩個似乎會是讓工作討論更有保障、更好整理的工具。





  • 四. 什麼樣的形式可以有效、確實、清楚的交代任務?

我相信很多人在職場上最怕老闆或客戶「口頭」交辦工作,因為用嘴巴說雖然快,但腦袋不一定想得清楚,所以講的也不一定完整,而且口說無憑,還怕有所誤解。如果是這樣,那麼非常接近口頭聊天的 LINE ,自然也面臨類似的問題。

一個好的任務交辦,不是用一兩句噓寒問暖的討論型式可以說清楚的,而是應該用寫一篇論述文的態度,把前因後果仔細交待,把待辦事項一一條列,把重要參考檔案文件附上,這樣就是一個有效的任務交辦。

而這樣來看,目前最好的任務交辦方式,其實還是電子郵件(或是類似的雲端協同合作系統),有重要的公事,還是好好寫一封信,跟對方好好說明,才是讓工作更順利推展的正道。




  • 小結:不是不要用 LINE 討論公事,而是正確的用 LINE 討論公事

那麼,難道說 LINE 只適合朋友聊天嗎?

也未必,就像我開頭所說的,我自己也會在公事上為了緊密溝通手邊正在進行的工作,和不在同個辦公室的對方用 LINE 來邊做邊討論,但這裡的重點是因為我們正在執行同樣一件事情,而 LINE 加快了我們的溝通速度。

可是溝通有很多種

  • 「一般聊天、即時溝通、緊急溝通」:這時候 LINE 等即時通訊工具確實身負重責大任。
  • 「重要深入的討論」:若是真的要長篇大論,甚至中間夾雜很多任務規劃,那麼我甚至會直接選擇在 Google Docs 這種可以備份的雲端工具上討論。
  • 「任務的正式交辦」:要有明確的記錄、清楚的分析、確實的追蹤,那麼我會選擇用電子郵件。

而且真的要用 LINE 之類的工具來處理公事時,我也會謹守幾個原則,來兼顧即時溝通、找到人、不打擾、好整理、任務確實交辦等需求:

  1. 事先把重要任務與檔案完整寫在郵件裡寄給對方。
  2. 在適當時間傳一則 LINE 訊息提醒對方可以去看郵件。
  3. 詢問對方方便時再開始用 LINE 進行內容討論。
  4. 若是需要比較長篇的交待,先在筆記上打好文字,修整好,再傳LINE。

例如我可能先用郵件把重要工作交代給合作者,如果對方一段時間沒有回覆,我再傳一則 LINE 提醒他找時間注意信箱,這樣就能同時有即時傳訊、直接溝通的好處,但又避免打斷別人工作、任務交辦不清的麻煩了。


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Source: playpcesor.com

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