[LifeHack 12] 定時歸零這五件事，找回工作人生準星

星期三, 七月 6, 2016

以前在當兵練習打靶時，都要做歸零射擊，校準瞄準星與彈著點，這樣打靶才能有效。否則，拿著準星偏移的槍，怎麼瞄當然都打不準。

器械是這樣，人生也是，如果你的人生準星偏移了，愈努力進擊就會離目標愈遠。所以，人生也要懂得歸零思考。

但不一定要等到遭遇大失敗，才要開始歸零思考去找逆轉勝，更好的方法或許是在日常生活中「時時歸零」，才能保持工作速度、掌握生活節奏。

今天這篇 lifehack 系列文章，就要跟大家分享我平常會在哪五件事情上「定時做好歸零」的動作。

1. 每天做，信箱歸零的心得

什麼是歸零？其實就是「有效的清空」，不是隨便放棄丟棄的清空，而是清理雜物，讓出更多自己能邁向目標的空間。

所以首先我每天一定會做的歸零動作就是：「清空收件匣」。我會在前一天下班前把電子信箱的收件匣「清空」，這樣一來今天打開信箱，我能準確看到今日的重要郵件，以及有餘裕處理新的任務。

放心，清空收件匣的意思不代表要把所有郵件完成，而是要把我們的「郵件列表歸零」，有幾個步驟：

刪除：完全不需要處理的郵件，連打開都不用，直接刪除。
交辦：可以或應該交給同事或客戶做的任務，立刻轉交。
回覆：不一定要完整答覆，有時候可以「先答覆下一步行動」給對方，會比把郵件拖在那邊不處理要好，起碼任務會往前推進。
延後：今日沒時間處理的郵件，全部延後，讓他們先不要出現在收件匣，等到有時間處理時再出現（所以需要像是 Google Inbox 這樣的系統）
完成、封存：已經處理好的郵件直接封存，不要出現在收件匣。

每天下班前我都會進行上述動作，然後把信箱「歸零」，校準成可以隨時接納新工作、專注處理重要工作的狀態，而非雜務一堆的狀態。

想學習清空收件匣方法，可延伸閱讀：

2. 每週做，待辦清單歸零的心得

接著，我每一週都會做一個「待辦清單歸零」的動作。把上一週已經完成的任務檢視一遍，看看有沒有還需要延伸執行的部分，然後把上一週未完成的任務清空，適度分配到下一週或更久之後處理，也就是每個週末重新校準待辦清單，讓下一週不被上一週的雜物拖累。

同樣的，待辦清單歸零不代表我們要完成所有任務，通常一般人做不到這種神乎其技的技巧，所以每週待辦清單「歸零」其實要做的是下面這些步驟：

刪除：是不是這件事情根本不重要所以我沒做，那麼要不要直接刪除？
交辦：如果我沒時間做，有沒有可能交給誰來做？
切割：如果任務太難，嘗試切割成比較好消化的多個小任務，下週依序試試看。
延後：暫時做不到的任務（沒時間或沒能力），要不要延後到更久之後再做？
完成、封存：已經完成的任務移出清單，封存起來，不要干擾目前任務。

我每個週末都會進行上述「待辦清單歸零」的動作，如果沒做，下一週就會被上一週的雜物與焦慮繼續干擾，只會讓工作速度愈來愈慢，而一旦先歸零，下一週就可以找回工作節奏與速度。

想學習我的待辦清單管理方法，可以參考下面文章：

3. 每月做，收集資料歸零的心得

我是知識工作者，每天都要收集大量資料，並建立自己的知識庫，但為了以後能後更有效運用這些資訊，我會每一個月進行一次「收集資料歸零」的動作。定時校準一下自己收集的資料，可以讓這個資料庫保持活水，並且被未來的自己更容易取用。

當資料只是斷簡殘篇的躺在資料庫中，沒有辦法發揮綜效。當資料沒有跟自己的目標連結，那麼資料永遠無法校準到可以活用的程度。所以收集資料也需要歸零，要怎麼做呢？

刪除：每個月我會檢視一遍這個月收集的資料，刪掉那些只是一時衝動所剪貼下來的內容。
加工：然後我會看一遍剩下來的資料，看看有沒有新的心得，並且把自己的想法用「三層筆記法」加註到資料中。
行動：最重要的是思考看看這份資料可不可以讓我採取什麼下一步行動，並納入我的待辦清單校準中。
連結、合併：把相關的資料進行「連結」（例如 Evernote 的記事連結），或是合併類似的內容，讓資料更完整精準。
整理：最後用最精簡的方法進行整理，讓資料以後找得到（例如我的 Evernote 整理法）。

透過上述每個月的資料歸零，我就能校準自己的知識庫，讓他保持一個長久可用、好用的狀態。

想要學習我的收集資料方法，可以參考：

4. 每季做，願望計畫歸零的心得

然後我每隔一季，或是每隔半年，這倒不一定，我會重新校準我的長期願望與計畫，將一些偏離的、無法完成的計畫歸零。

例如我可能想要製作某些主題的書，進行了半年，發現找不到合適的作者，或是想不出好的主題或內容，那麼我會先將這些「計畫」擱置歸零，但也不是放棄，只是先移出自己的跑道，讓自己可以更專注在其他能夠完成的事情上，不要被干擾。

我會進行下列步驟：

刪除：刪掉真的完全錯誤估算的計畫。
切割：把太大的計畫切割成小計畫，看看有沒有可能先完成小計畫。
修正：把錯誤的目標，修正成我現在可以完成，或是更好的方向。
延後：把暫時做不到的計畫延後，像是我有一個「放棄的筆記本」，裡面放滿了被我延後的未完成計畫。
完成、封存：把完成的計畫封存。

我們想做的事情很多，但可以做的時間不多，所以每隔一段時間做些「歸零」，可以讓我把時間留給更重要，而且做得到的目標。

關於我的夢想與計畫方法，可以延伸參考：

5. 每年做，工作檔案歸零的心得

最後，每一年我會做一次更大的歸零，把整個檔案系統做一次校準，重新整理這一年所有專案的檔案，然後準備好給下一年專案資料與檔案的空間。

刪除：我會刪除專案過程中產生的一些暫時檔案。
封存：我會把已經完成的專案放進封存資料夾。
整理：我會重新命名檔案系統，讓檔案系統根據我的排程排序，這是我最好的校準。

關於我怎麼用歸零校準的方法重新整理檔案，可以參考：「一看就能採取行動的檔案命名技巧：我的兩大檔名規則」。

歸零思考：

歸零不是把任務都完成（那是不可能的），歸零反而常常是把無法完成的事情清空，讓被打亂的自己重新接上軌道。

歸零就是，清空會影響工作節奏與生活品質的雜務雜物，並且讓工作與生活的任務重新校準，便能以正常速度和精準方向繼續前行。

本系列文章歡迎參考：

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Source:: playpcesor.com