強大檔案版本控管還原！ Google 雲端硬碟必知的版本管理教學

當檔案同步到 Google Drive（ Google 雲端硬碟）後，就可以在上面利用自動儲存的檔案版本修訂記錄，進行簡單但強大的檔案版本控管、追蹤，以及在錯誤覆蓋時進行檔案版本還原。

而且在 Google 雲端硬碟中，無論是「一般上傳的檔案」（例如圖片、 PDF、 Office 文件），或是「 Google 原生的文件、簡報與試算表」，都可以進行版本還原，不只是救回誤刪檔案而已，還可以還原到檔案每一次的修改版本，只是方法與規則有些不同。

檔案不小心改錯了要還原，想要追蹤檔案的版本歷史，這在工作上可能是很重要的需求，所以今天我這篇文章，就要透過實測，跟大家詳細解釋 Google 雲端硬碟上的檔案版本管理功能。




在進入正題之前，或許你需要先知道幾個關鍵的功能，可以和檔案版本管理一起搭配使用。

首先是在 Google 雲端硬碟中，可以透過［活動通知］，隨時查看誰修改了哪一的檔案，這個功能請參考：「聰明的文件管理方法！ Google Drive 即時文件編輯活動動態」教學。




接著， Google 雲端硬碟在儲存「一般檔案」的版本與救援資料時，有時會額外占用你的雲端硬碟空間，如果你想釋出更多雲端硬碟空間，請參考這篇教學：「Google 雲端硬碟空間滿了？清理出新容量七步驟教學」，連 Google 相簿額外占用的空間也可以清理喔！

關於 Google 雲端硬碟教學，你還可以參考：

• Google Drive 超工作術：16招雲端硬碟變最強辦公桌
• 活用 Google Drive 雲端硬碟 12個激發工作潛能技巧教學

一，Google 雲端硬碟針對一般檔案的版本控管

我們要知道， Google 雲端硬碟針對一般檔案（圖片、PDF、Office檔案等），和針對 Google 文件有不同的檔案版本管理規則。

所以讓我們先看看一般檔案的版本控管方式。

• 1. 檔案版本會儲存多久？

Google 雲端硬碟的官方說法是，會在檔案版本建立超過 30 天後，或單一檔案已經儲存的修訂版本超過 100 個時，自動刪除一般檔案的過期舊版本。

但是這個期限限制好像還是有點彈性，有時候我也可以找回超過 30 天以上的一般檔案版本。例如下面這張圖片，除了目前版本外，他還儲存著我在一年前建立的初次版本。

不過我們心中將其認知為在 30 天內覆蓋的檔案版本會保留，這樣比較保險。

• 2. 儲存檔案版本時會佔用空間嗎？

Google 雲端硬碟的官方說明是：「未設定自動刪除的項目會計入儲存空間。」（自動刪除的意思就是讓 Google 雲端硬碟定期刪掉舊版本記錄）

這句話意思是，一般檔案版本不會額外算空間，但是如果你手動想要「永久保存」某個檔案版本，那個這些永久保存的檔案版本，會額外占用雲端硬碟空間。（下面會教如何永久保存某個檔案版本）

• 3. 如果要還原舊版本時怎麼做？

• 4. 可以選擇特定版本「永久保存」

如果你覺得有個檔案的［某一個版本］很重要，你不希望 Google 雲端硬碟自動刪除該版本，那麼你可以「手動留下」這個檔案的某一個特殊版本。

只要依照上述步驟，打開某個檔案的版本管理清單，然後在右方選單，勾選某個版本要［永久保存］即可，以後隨時都能還原、下載這個版本。

二， Google 雲端硬碟針對 Google 文件的版本控管

接著讓我們看看，如果是 Google 原生的 Google 文件、 Google 簡報、 Google 試算表，如何進行檔案版本管理。

• 1. Google 原生文件的檔案版本會儲存多久？

基本上 Google 原生文件會「永久儲存所有修訂版本」，例如下圖中，我在 2013 年編輯的一份文稿，到目前為止都一直儲存著每一次的編輯修改記錄。

不過，如果是 Google 表單就不會儲存版本記錄，這一點大家要特別注意。

• 2. 儲存檔案版本時會佔用空間嗎？

而因為 Google 文件、簡報、試算表本身就是「不計算空間」的，所以無論這些文件儲存了多少個版本，而且都是永久儲存，但都不算計算入 Google 雲端硬碟的容量。

• 3. 如何查看他人的修訂版本？

那麼要如何在 Google 文件中查看修訂版本記錄呢？只要打開文件，在左上方的［檔案］選單，選擇［查看修訂版本記錄］即可。

• 4. 打開更細緻的版本紀錄

預設情況，會顯示比較大的修改記錄，但如果你想查看更細緻的修改歷史，那麼就在版本記錄清單的右下方，切換［概略顯示］或［詳細檢視］。

在詳細檢視模式，可以查看幾乎每一次的修改內容。並且左方的文件預覽畫面，會用「不同顏色」顯示每一個人修改了什麼地方。

• 5. 如何還原之前的版本？

Source:: playpcesor.com