[時間技客-7] 重要緊急時間管理四象限在 Trello 活用與範本下載

「時間管理的四個象限」，最早據稱由美國總統艾森豪所提出，後來又被管理大師史蒂芬柯維發揚光大，也被稱為十字法則、要事第一法則，而他的精髓正是從四個象限裡，找出你真正應該花最多時間投入的「要事」。

時間管理的四個象限由緊急與重要的座標構成，分成「重要且緊急」、「重要不緊急」、「緊急不重要」、「不緊急不重要」四部分：（我之前在「六種表格式思考法，讓筆記效果立即加分」一文中也有簡單提過）

	不重要	很重要
很緊急	今天要申請印刷費用	新書今天開始在書店鋪貨
不緊急	把辦公桌整理整齊	構思未來電腦玩物的時間管理、筆記術課程設計

要畫出這四個象限很簡單，甚至我們常常在腦中就會運作這樣的重要與緊急判斷，所以關鍵不是分出四個象限，而是分出來後，有什麼樣的行動原則？

以史蒂芬柯維的說法來看：要事第一，就是每天應該花最多時間執行的是「重要但不緊急」的事情，這些事情通常是我們的目標、使命，是需要長時間累積，但能夠對我們的人生反饋最大價值的任務。

有時候有些事情會變成「重要又緊急」，是因為我們之前在這些事情還是「重要但不緊急」時沒有優先處理他們，導致這些事情拖延久了，就變得緊急，也造成更大焦慮壓力。要改變這個惡性循環，我們就要回頭花最多時間去處理「重要但不緊急」的任務，這樣「重要又緊急」的任務自然會減少（還是一定會有，畢竟人都愛拖延，但起碼造成你焦慮的機率降低了）。

然後剩餘的時間與精力，才是去處理「緊急但不重要」的瑣事，並且忽略「不緊急不重要」的事情也不用有罪惡感。

這個「由重要與緊急構成的時間管理四象限」方法，很基本，但很實用，並且可以套用在各式各樣的時間管理工具上。

今天這篇文章，我就要來分享自己在 Trello 中套用「時間管理四象限」的心得，並提供範本給大家下載。

1. 以月或週為單位建立看板

首先，你可以建立一個看板來開始試試看「時間管理四象限」的管理方法，我建議每一次規劃時，可以用週或月的角度去思考，例如：下一週我的重要與緊急任務有哪些？這個月我的任務與目標是什麼？當然你的任務真的很複雜的話，也可以以天來規劃。

然後在實際工作時，可以透過這個看板優先去執行重要的任務。

如果你不想重新建立，也可以複製我的看板來使用：「電腦玩物的時間管理四象限看板」下載。

如果你需要 Trello 基本教學，請參考：為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序。

2. 建立六個列表

雖然柯維的時間管理象限是四個象限，但我們需要建立六個看板，分別是：

收件匣：作為先收集任務的暫存區。
重要且緊急
重要不緊急
緊急不重要
不緊急不重要
完成區：作為任務完成後的暫存區。

3. 把這個月或週「要做」與「想做」的事情都列入收件匣

這個步驟我結合了「 GTD 」的方法，第一步要先清空大腦，把大腦裡想做的任務、要做的任務都收集起來，變成 Trello 收件匣列表裡的一張一張卡片。

4. 先根據重要與緊急的「直覺」，把事情放入四個象限列表

收件匣列表裡收集了很多任務後，就開始把任務一一排入後面四個列表中，也就是放入重要與緊急的四個象限。

至於要怎麼放？我建議第一階段先「根據直覺」來放，什麼是重要？什麼是緊急？我相信字面意思大家都懂，所以就根據這個直覺的判準，來把任務放進去。

當然，這樣擺放後，通常還沒有抓住「時間管理四象限」真正的精髓：「要事第一」，所以還需要下一個步驟來調整。

5. 根據「專準主義」原則，調整每個象限列表的適當比例：

我會根據來自《少，但是更好》這本書裡提到的「專準主義」標準來決定如何調整四個象限裡的任務卡片，這一步非常非常重要！如果沒有做這一步，那你的時間四象限常常都會是無效的：

1. 重要又緊急：任務量最少
2. 重要不緊急：任務量第二少
3. 緊急不重要：任務量第二多
4. 不緊急不重要：任務量最多

你可能會說：但我覺得重要的事情明明很多啊？我覺得緊急的事情真的很多啊？為什麼一定要限制每個象限列表裡的任務數量？

讓我們從兩個角度來看：第一，當別人交代給你任務時，一定會跟你說任務很重要，但如果你也真的都把他們當成很重要，那就是讓別人來決定你的時間，一旦你讓別人來決定你的時間，你就永遠都有忙不完的重要事情。

第二，現實是我們一個人每天的時間是有限的，我就算想做十件重要的事情，但我根本做不完，所以應該從一開始，就先挑出真的有時間做也真的必須做的一兩件事情，然後好好完成。

這是「專準主義」的心法，但也是安排「時間管理四象限」的心法，如果不調整成下圖這樣，就永遠無法：

鼓起勇氣，在自己有限的時間裡拋棄不重要的事情，並選擇真的可以完成的重要的事情。

在 Trello 的直覺看板中，嘗試讓四個象限的列表構成一個階梯，幫助我們精準踏上必要的第一階（重要且緊急），然後穩定的踩上打好地基的第二第三階（重要不緊急），最後才順勢繼續往上前進。

而這樣的數量比例原則，也可以幫助我更準確知道：我還可以安排多少重要的任務？或是多少緊急的任務？才不會排了過多任務最後根本做不完，甚至工作大亂。

6. 專注執行：

時間管理沒辦法幫你完成所有的事情，因為你的時間、精力就只有那麼多，怎麼可能什麼事情都做完？

但時間管理可以幫助你：就算很多事情做不完，但最重要的事情完成了，於是你自己或你的工作每一天都有「更有價值」的成長。

因為接下來透過這個 Trello 時間看板，我們可以這樣分配時間來工作：

1. 重要又緊急：花早上時間處理
2. 重要不緊急：花最多工作時間
3. 緊急不重要：花下班前剩餘時間
4. 不緊急不重要：只花零碎時間

7. 完成後：

於是慢慢開始有些任務卡片被完成了，這時候就把他們移動到 Trello 時間管理看板的最後一個列表：「已經完成」中。

當「已經完成」的列表裡累積了很多任務，而有些任務不太需要再追蹤查看時，可以打開這個任務的卡片，將其「封存」，這樣以後還能查看，但就不會干擾不斷增加新任務中的看板。

或者，你可以在 Trello 的不同看板之間移動或複製卡片，這樣一來你就可以：

從另一個專案看板，把重要任務卡片移動到時間管理看板。
從時間管理看板，把已經完成的任務卡片，移動回原專案看板。

8. 在不同專案看板移動卡片的技巧

要怎麼在不同專案看板之間移動卡片呢？

點進卡片，選擇右方的［移動］。

然後選擇要移動到的看板與列表即可。

我可以利用這個技巧，把其他專案看板裡的任務卡片，快速移動到「時間管理四象限看板」的收件匣，我便能做四象限的區分。

或者當某個任務在「時間管理四象限」看板中完成後，可以快速移動回原本的專案看板，這樣時間管理四象限看板就不會混亂。

9. 如何獲得我的看板範本與複製看板

以上，就是我自己實作一段時間後，針對 Trello 進行重要、緊急時間管理四象限的方法，也歡迎有興趣研究的朋友，下載我提供的「電腦玩物的時間管理四象限看板」範本。打開範本後，只要在右方選單選擇「複製看板」，即可複製到你自己的 Trello 中。

最後，也歡迎大家一起留言討論對這個方法的任何想法與意見。

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