常看電腦玩物講時間管理的朋友，一定知道我的原則是：「不被次要事情干擾，專注重要行動。」所以在「通知提醒」這件事情上，我也常說：「已讀不回才好！不要養成這些被科技寵壞的工作習慣」。不過，我並非說所有的通知都要關閉，而是：
有沒有辦法讓自己不被次要通知干擾，但重要提醒又能引導我們前往關鍵下一步行動呢？
對於現在「最容易通知到」我們的手機裝置來說，別人（包含真實的人，也包含各種新聞、社群、工具服務）都想要透過手機通知我們，換個角度說，都想佔用我們的時間、視線、專注力。於是回到「我自己」，就要幫自己規劃出有效率、更專注的通知提醒流程，而非什麼通知都照單全收，但也不是什麼通知都關閉就好。
這是個很簡單的步驟，但怎麼規劃因人而異（因為需求不同），可是一定要有意識的幫自己去規劃通知提醒流程，因為他可能決定了你的手機是個干擾工具、焦慮來源，還是一個可以讓你舒服而有效使用的助手。
說到這裡，在使用了一段時間的 iPhone 後，我很喜歡他的通知提醒規劃方式，很有系統，也很有彈性，而且比 Android 上的方式更喜歡。
雖然其實兩者功能上可能差不多。如果你對我在 Android 上如何規劃這套流程，可以參考「我的 Android 工作流：幫助我最大的這10個使用習慣」一文，那篇文章中我就已經提出：「避免干擾性的通知，保留待辦式通知：由我掌握工作的主導權。」這樣的觀念。
今天這篇文章，就讓我來分享，如何在 iPhone 上也規劃出一套對我來說：更高效率、更專注的通知提醒工作流程。
要解決什麼問題？減少干擾，專注重點
這要花一點點時間（大概只要 10～20 分鐘），規劃好自己的通知提醒流程，目的有三個：
- 減少干擾：不要彈出不必要又會花費我心力的通知。
- 專注重點：但更要看到真正有價值的通知。
- 開啟下一步關鍵行動：好的通知就是我的下一步行動，利用通知中心，解鎖手機時就能立刻開啟行動。
但是，預設情況下， iPhone 通知可能遇到的問題有：
- 我們不經意（或沒辦法）的允許了 App 所有通知（包含內建 App 預設就被允許）。
- 不必要的通知，帶來不必要的手機螢幕亮起，造成干擾。
- 通知太多，反而看不到重點。
- 有些 App 上不必要的紅色數字，帶來壓力，要消除他們又增加步驟。
不是所有的 App 通知都要關閉，也不是所有 App 都不顯示通知數量的紅色數字，而是要依據每個 App 的使用需求，設計出對自己來說最好的流程。
可以利用 iPhone 哪些功能？讓通知是真正的高效率行動
在規劃 iPhone 上高效率的通知提醒流程時，有一些 iOS 內建功能值得好好利用。功能都很簡單，如果需要圖文教學，也可參考「 Apple 官方網站的通知操作教學」，我這裡就不寫這部份教學。
我們只要知道，進入 iPhone 的設定中，可以在「通知」這個項目裡，規劃所有 App 的通知細節。主要有兩件事情可以做，第一件事情是「通知預覽要不要顯示在解鎖畫面」，第二件事情是「每個獨立 App 要用哪些方法顯示通知」。
關於第一件事，我是設定為「總是顯示預覽」，這樣在 iPhone 鎖定畫面就可以決定要採取什麼下一步行動，不用再多花步驟進去桌面再打開 App 。如果擔心有些 App 顯示的內容有隱私疑慮，可以單獨在那個 App 中設定為鎖定畫面不顯示預覽內容即可。
而在 iPhone 6s 後續機型上，有所謂的「抬起喚醒」功能，就是拿起手機，螢幕自動打開，自動顯示鎖定畫面的內容。我也會保持這個功能開啟。我的工作流程是：
一拿起手機，螢幕自動打開，先看到鎖定畫面上「我過濾後顯示的真正重要通知」，並且通知上都有下一步行動的內容預覽，我可以立即決定要怎麼處理，並且立即開啟行動。
並且在 iPhone 解鎖畫面的通知中心上，有幾個手勢一定要學會，可以帶來處理提醒的最高效率：
- 通知中心往上滑，可以看到更早之前還沒消除的所有通知。
- 某則通知直接往右滑，就會直接「打開」 App 來進入行動。
- 某則通知往左滑，點擊「檢視」，則可以在不進入 App 的情況下，對這個行動做初步處理。
- 某則通知往左滑到底，表示「清除」通知，就是我知道了，不用再繼續看到這個行動。
善用上述手勢功能，我目前把 iPhone 通知中心畫面，當作一種行動工作的「臨時待辦清單」來使用。
我如何規劃通知工作流程？
那麼，我是如何規劃出自己的 iPhone 提醒與行動流程呢？我就以自己實際的例子來「舉例」，大家可能跟我使用不同的 App ，不過可以參考我的思考方式。
- 1. 先把所有 App 的通知都關閉
我實作這個規劃的第一步，是先去 iPhone 的「通知」中，把所有已安裝 App 的通知「全部先完全關閉」。
為什麼呢？因為從零開始，我可以慢慢在真正需要時，有節制的把那個 App 的部份通知加回來，這可以相對確保通知的專注與有效。
但是如果在全部開啟通知的情況下，慢慢去關閉可能不需要的通知，那就一定還是會留下很多其實也不需要的，但卻因為猶豫或沒發現，而讓通知有干擾你的機會。
- 2. 思考每個 App 真正需要的通知顯示方式
然後我會在 iPhone 的「通知」設定中，一個一個去打開 App ，思考每個 App 需要哪些通知形式：
- 這個 App 不通知我也沒關係？大部分 App 其實都是這一類，就讓通知保持關閉。
- 這個 App 的通知有需要在鎖定畫面看到嗎？那表示這是一個重要工作或任務的 App ，他的通知可以在鎖定畫面形成我的待辦行動清單。
- 這個 App 的通知有需要彈出橫幅嗎？那表示這是一個超級重要的工作任務 App ，我有一定要立即看到他的必要性，這種 App 應該要非常非常少。
- 這個 App 的通知有需要顯示紅色數量數字嗎？那表示這是一個不那麼重要，但偶爾我要去清理一下的瑣事 App 。
如果在某個 App 的判斷上有疑惑的，我就一律全部關閉，然後回到實際的工作生活流程中，看看有沒有什麼影響？如果沒出現什麼問題，那就繼續保持這個 App 的通知關閉。
- 3. 顯示在鎖定畫面、通知中心的 App 通知
在我的規劃裡，我希望一拿起手機，鎖定畫面看到的就是我真正有必要處理的任務。所以我只會打開真正重要 App 的「鎖定畫面提示通知」：
- 一方面讓我第一時間看到並知道要採取什麼行動。
- 另一方面沒處理完時我就把通知留在鎖定畫面，就像保留待辦清單，隨時可以處理。
而且，我會把這些 App 的「 App 包含標記圖像」（就是 App 右上方的紅色數字）全部取消，因為我在鎖定畫面與通知中心就能處理他們，就不需要進入桌面還要再看一次，增加額外壓力。
下面是我有開啟「鎖定畫面提示通知」的少數 App（其他 App 這功能都關閉），以及我的思考：
- Google 日曆 App
- 讓我看到下一個行程通知
- Google 日曆是我唯三會開啟「橫幅」功能的 App ，因為行程提醒隨時都要看到。
- Google Inbox App
- 重要新郵件就像一個重要的新任務。
- 但是我會開啟 Inbox 內「只有高優先重要郵件才提醒」的功能，這樣通知就不會有無謂郵件。
- Inbox 上可以設定單獨行動提醒（例如下午七點記得去買牛奶），出現在鎖定畫面，確保我一定會看到。
- Google Inbox 是我第二個會開啟「橫幅」功能的 App ，理由同上。
- Telegram
- 即時通通知通常我都覺得不重要。
- 但 Telegram 是只有我和老婆兩人單獨使用的即時通，所以這個即時通傳來的訊息一定重要。
- Telegram 是我第三個會打開「橫幅」，需要立刻處理的 App 。除此之外，其他 App 我全部都會關閉橫幅功能，因為其他通知都沒有當下一定要去做的理由。
- Evernote
- 我在 Evernote 上做任務筆記。
- 我會設定任務筆記要完成前幾天或幾週的提醒。
- 這個通知是告知我要把這件事情排入工作流程。
- Google 雲端硬碟
- 我有大量協同合作的 Google 文件。
- 通知會告訴我合作者是否有修改文件？是否加上新註解？
- 這樣的通知就推動著我的工作進度。
- 電話
- 因為我不會即時去回即時通訊息。
- 所以我的合作夥伴大多知道重要緊急事情，要立刻打電話給我。
- 但因為我手機常開靜音，不一定當下接得到。
- 鎖定畫面的通知，就告訴我是否有重要電話要回電。
我的通知中心、鎖定畫面，只會看到上面幾種 App 的通知，不會有其他干擾，而這些 App 的通知又是我真正必須去處理，以及處理後真正有價值的下一步行動。
而且搭配前面提到的「手勢」，我要在鎖定畫面（通知中心）延後任務、完成任務，就變得非常簡單。
- 4. 不顯示通知，但顯示紅色數字提醒的 App
只有真正需要被我處理的任務，而且是有價值的行動，才有變成一個通知訊息的意義。
但另外還有些 App 新訊息不需要每一次都立即處理（而且這樣很浪費時間），我可能隔一段時間去統一處理一次就好，這類 App ，我會關閉他們的鎖定畫面提示、關閉橫幅，但打開「 App 包含標記圖像」（就是 App 右上方的紅色數字）。
這樣我進入桌面時，看到這個 App 累積了幾個通知數字，就知道有空檔時，可以統一處理一下。這類 App 我開啟的有：
- LINE
- 工作與生活上都會用 LINE 傳訊。
- 但聊天室大多時候都是不重要訊息。
- 所以隔一段時間，累積一些新訊息，統一一次處理。
- Google 相簿
- 我用 Google 相簿跟家人和老婆共享孩子的成長照片。
- 家人和老婆會在上面留言或新增照片。
- 這些通知都不需要當下處理。
- 但可以累積一段時間，統一一次處理。
- App Store
- 我喜歡更新系統，也會盡快更新 App。
- 但這些更新同樣不需每次都立即處理。
- 累積一天，找個空檔，知道有更新（紅色數字），一次處理即可。
- 尋找我的 iPhone
- 我不知道關閉這個功能的通知有沒有不好影響。
- 所以目前這個 App 的通知都先全部打開。
- 5. 其他 App ，通知全部都可以關閉
那剩下的 App 呢？我就會繼續保留他們全部都關閉的狀態。
像是新聞類、社群類 App ，不需要有通知。當然我想看他們的新內容，但不需要透過通知來告訴我去看，反而應該是我自己決定一個適合的時段，一次看完，這樣才是善用自己的時間。
或者像我愛用的 Google 地圖，他是有些有趣的通知，像是會告訴我停車位置在哪裡，要去新增哪個地點的評論。但就像我前面說的，這些都不是對我來說有價值的下一步行動，所以根本不需要用通知來告訴我，我自己需要和想做的時候再去做即可。（ Google 地圖的通知我是全部關閉的）
而至於 Facebook ，我換新 iPhone 到現在，還沒有把 Facebook App 裝回手機過。
小結：
以上，就是我在 iPhone 上的通知規劃心得，這樣規劃後：
- 我的鎖定畫面，就是我真正有價值的下一步行動清單。
- 我的桌面，只會有我真正還需要處理的通知數字。
- 我在工作時，不會有不必要通知彈出來干擾我。
你也可以試試看這樣的規劃流程，雖然我寫得很長，主要是「思考工作流程」這件事需要花時間，但是設定上其實 10～20 分鐘就可以解決了，但是帶來的卻是更長遠的工作效益。
提供給大家參考，而如果你想知道我的更多 iPhone 工作方法，還可以延伸閱讀：「iPhone 相機問題研究：Live Photo、 HDR、 HEIF照片格式教學」、「iPhone 內建輸入法與鍵盤的 20 個高效率打字技巧研究教學」。並且如果能跟後面這篇文章搭配，更能相得益彰：「iPhone 五個加快工作效率的操作流程：規劃桌面到小工具心得」。
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