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[整理術-8] 整理是建立你的行動流程,不只是整理物品

商業

如果只是把物品照著他的原貌去整理,其實只是做到了儲存、分類。但儲存、分類的東西,為什麼很多都用不到,或是要使用時還要花很多時間找出來呢?一個關鍵的原因就在於,不能只有整理物品,更重要的是建立你自己的行動流程,也就是你會如何使用這個物品的真實流程。(例如我的家居整理: Evernote 家居收納整理方法一年後心得

單純儲存物品,就會存成一堆很難用、忘記要用來幹嘛、要用時找不到的東西。

我們只要回想自己曾經大量收集某種東西,而後留下一堆沒用過的東西的經驗,就知道有這個問題存在。

單純分類物品,則會跟著物品的屬性去分類,卻不是跟著你的行動來決定。這時候,你會花很多時間去分類那些你根本不需要的物品,例如你花了一整天把電腦裡所有資料又一次重新整理好,但其中 80% 的資料可能你永遠用不到,但為什麼一直花時間整理他們呢?

所以一個有效的整理,不是整理物品,而是至始至終都在「建立我的行動流程」而已。整理和物品本身的關係其實很低,而是跟我要創造什麼目標關係很高,不過我們卻很容易反過來整理。




我自己最近就遇到這樣的例子,我的親友問我,怎麼把即時通的對話記錄「全部匯出來」,然後「轉移到新的手機」上,因為他希望「某些工作任務要確認一些關鍵細節」時,可以回到即時通去查看當初的對話記錄。(當然也有這樣的方法:LINE Android 聊天訊息雲端備份,實測一鍵還原聊天記錄教學

像是即時通的對話紀錄,我們可以整理整個對話記錄,但這是在整理物品本身。把對話記錄從 A 手機搬到 B 手機,或是讓對話記錄留下來,是有用,但對話記錄還是對話紀錄,並沒有變成更有用的東西。

而以我的整理方式來說,其實我自己從來沒考慮過「匯出匯入所有對話紀錄」這樣的問題,就算我使用有雲端同步功能的 Telegram ,我也不覺得同步就是在解決我的「整理」問題(但同步是基本,是讓對話跨裝置也能順暢進行的基本,只是不是整理)。

因為這不是整理,整理是要把東西變得更有用,而不是東西還是東西。

像是對話紀錄,當我幫親友把所有對話記錄移動到新的手機後,親友要確認曾經在某段對話中的某個工作細節討論時,要怎麼找呢?一樣要在很多可能對話紀錄中搜尋、確認、翻找,那不就跟原本一樣?看似整理,但實際使用時並沒有真正增加工作效率




所以我沒有考慮過要匯出匯入所有對話紀錄的問題,因為我一開始就把需要的對話紀錄「建立到我的行動流程」中。

如果合作團隊在即時通裡,詢問了一個待解決的問題,這時候我不會讓這個問題留在討論串中,還要等我以後憑著印象再去找,這不是我的整理方式。

我的整理會是這樣:我把這個問題,放入他相關的專案計畫中,看看這個問題是哪一階段工作流程的問題,然後把這個問題安插入那個流程的計畫清單中,註記好即時通討論時提到的幾個重點。這就是我的整理。

而當我這樣整理後,我就不是一直要回到即時通去找某一個任務討論,而是可以根本不理即時通。

為什麼呢?因為當我繼續執行那個專案,執行到那個工作階段,就會看到計畫裡我之前安插的那個問題,看到他的註記,就有當初即時通討論的重點。我什麼都不用找,根本不用分心去管即時通,只要專心在專案流程中把那個問題解決就好。




用「建立你的行動流程」的方式來整理,你就會發現,很多時候你不是回頭去找之前整理過的資料,而是根本不用找。整理後的東西不是擺在那邊等你找,而是在你行動中,自然而然走到那個階段時,那個你要用的東西,就會自動出現在你眼前,這才是最棒的整理,也才是真正的整理。

上面的即時通只是一個舉例。因為我看到很多自己的親友,花時間備份即時通對話記錄,但明明原本的對話記錄就是很難用的,還有其他對話絕大多數都是無用的。但是他們卻沒有想到,其實我們可不用去整理對話紀錄,我們只要去把對話中的問題、任務、記憶,建立到自己未來的行動流程中即可

很多的整理,其實都可以用這樣的邏輯重新去整理。例如像是我提過的,我的:「Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理」和「為什麼用 Evernote 收集的餐廳、好書資料都沒用? 」,都是在這樣的邏輯下,建立起來的整理方式。

有興趣的朋友可以一起搭配參考。

整理術系列文章:

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Source:: playpcesor.com

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