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不再約錯時間!如何從 Google 日曆即時確認對方有空

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工作上難免會有很多不同的會議、活動行程,很多時候必須協調多個人的時間,來找出一個大家都可以的時間去做一件事情,只是協調時間的任務十分繁瑣,也有可能忙中有所失誤,導致最後不小心約了一個有人不行的時間。

前一陣子剛好要和工作夥伴一起安排一個週末的活動,夥伴事先詢問了大家什麼時候有空,於是就去安排場地了,結果沒想到事後還是漏記了一個人的行程,結果安排了一個那個人當天已經有其他重要行程的時間。

協調時間真的很麻煩,這時候最好的方法,應該就像我在「

指定要共享日曆的聯絡人,對方的行事曆上就會出現你的日曆,然後你可以設定對方是否只能瀏覽,或是可以編輯你的日曆。

這個基本共用日曆的方式,適合用在下面幾種用途

  • 1. 團隊間公告專案進度,可以由負責人共用一個專案進度日曆給所有合作者。
  • 2. 團隊間協調公共時間,可以設定成所有團隊成員都能編輯,用來像是協調會議室使用時間等。
  • 3. 和最親密的夥伴共用一個日曆,彼此可以在上面知道對方的行程安排,或是一起規劃行程。

不過這個使用方式也有一個侷限,就是必須指定一起共用日曆的人,所以不可能把所有人都加進來,適合針對一個長期合作的團隊或夥伴來進行共享。





  • 方法二、讓所有人即時知道我的忙碌時間

但是,我們的很多合作情況是和不同的人分分合合的,例如因為一次活動而必須一起合作,但不太可能因為這個活動而共享一個行事曆,這時候,要怎麼在 Google 日曆上即時協調每個人的時間呢?

以我為出發點來說,我可以進入自己的主行程日曆的共用設定中,勾選「公開此日曆」,並且勾選「僅分享我的有空/忙碌資訊」,這樣一來我的「忙碌時間」就會被公開,但是其他人並無法看到我的詳細私人活動資料,只是可以即時知道我的忙碌時間。


這樣開放後要怎麼利用呢?

當別人在 Google 日曆上新增一個活動,想要邀請我參加,這時候他會輸入我的 Google 日曆郵件地址( Gmail )想要邀請我。


當我還沒回應要不要參加時,他可以在新增活動的頁面切換到「安排時間」的分頁,因為我前面已經「公開我的忙碌時間」,所以他只要輸入我的郵件地址,就可以在安排時間的分頁中看到我那一天什麼時候忙碌了。

經由這樣的方法,當需要更有彈性的協調時間時,就不一定只能透過共享一整個行事曆的方式,也可以在邀請當下就得知對方的忙碌或有空時間。

雖然協調時間也不會是這麼簡單就能完滿,但是經由 Google 日曆這樣簡單的共享協作功能,起碼我們可以做到:
  • 1. 減少溝通次數。
  • 2. 減少溝通錯誤。
  • 3. 即時通知。
  • 4. 統一集中並且有憑據。
我不會說這可以完全取代溝通,但起碼可以起到更有效率的輔助作用,值得大家在團隊合作時試試看。

Google 日曆的延伸技巧:

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Source: playpcesor.com

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