之前在電腦玩物寫完下面兩篇文章後:
0. 整個 Outlook 的任務管理流程概覽
而在郵件、任務、時程、工作情境的整理過程中,還可以善用 Outlook 的「快速步驟」讓整理流程更快速完成。
1. 用顏色「類別」做郵件情境分派
所以我這邊回歸 GTD 的方法,把收集到的郵件與任務用情境分類,更有實用意義。我為自己在 Outlook 上區分的工作情境有:下一步行動、追蹤、會議討論、有空再說,根據字面意義,就可以了解這是什麼情境要處理的郵件。
每天優先處理完「下一步行動」裡的對我真正重要的郵件,然後定期到看「追蹤」的郵件有沒有進度,在開會時處理「會議討論」的郵件,然後沒有就先不要管「有空再說」的郵件。
這裡我用來分類 Outlook 郵件的功能,則是採用 Outlook 軟體上的「類別」,在軟體工具列上有一個彩色方塊,可以自訂名稱與顏色,建立專屬的類別分類。
為什麼要用類別,而不用單純的郵件資料夾?下面我就來解釋。
例如我現在需要專注在「下一步行動」,我就可以把其他類別的郵件清單收起來,收件匣看起來就簡潔多了。
Gmail 上也有類似的顏色標籤,有興趣的朋友可以研究:Gmail 如何幫專案郵件自動分類?自動畫重點顏色?
但是如果使用資料夾,就只能一個郵件放一個資料夾。
這也是我常說 Tag 標籤更適合數位資料整理的原因:分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯。
例如下圖中我一次過濾出所有「會議討論」時需要用到的郵件、任務、會議資料、客戶資料,這樣開會時就可以方便討論,這樣是不是很方便?(後面我會說明如何過濾。)
2. 用「標幟」做郵件的待辦任務化與延後提醒
有了「彩色類別」來分類郵件的處理情境後,還會有些郵件是「真正的待辦任務」,並且有「截止期限」,這時候我會利用「標幟(紅色旗幟按鈕)」來將郵件任務化。
只要選擇需要變成任務的郵件,然後按一下「標幟(紅色旗幟按鈕)」即可。
這時候還可以將任務化的郵件加上開始與到期日,還可以額外設定提醒我要去處理這封郵件的提示時間。
如此一來,就可以不用擔心延後處理的郵件「被遺漏」。
3. 用工作表統整郵件任務與一般任務
那些被任務化的郵件都會出現在這份待辦清單,並且你可以在這裡修改這些郵件的名稱,改成任務行動的說明。
有時候也會有任務不是來自於郵件,這時候可以單獨加入到 Outlook 的工作表上,也同樣可以設定提醒時間。
也就是在 Outlook 的工作表中,讓你不會漏掉郵件或一般任務,尤其某個時間前要完成的事情,都可以在這份待辦清單裡統一管理。
4. 使用資料夾封存郵件
我的原則是盡可能讓收件匣裡是真正要做的任務,把其他不需要的郵件刪除,或是把完成的郵件「封存(移出收件匣)」,這就是「清空收件匣」動作。
這時候我就在 Outlook 中建立一個叫做「封存」的「郵件資料夾」,然後把收件匣裡那些「處理完成的」、「不需要處理但要參考的」郵件全部移動到「封存」。
這樣收件匣就可以保持簡潔重要的狀態,而封存資料夾裡可以找到需要的郵件。(封存資料夾裡也一樣可以加上「類別」做情境分類)
5. 用行事曆輔助管理進度、行程與任務
這時候 Outlook 裡還可以搭配「行事曆」頁面來同時管理,行事曆上有行程或專案進度(可參考我在 Google 日曆上的專案管理方法),搭配右方工作表看到今天要完成的任務與郵件,就可以妥善安排時間。
你可以在 Outlook 上方的「檢視」頁面,設定好可以同時看到行事曆、工作表的視野。
這樣一來, Outlook 的郵件整理、任務清單、行程安排,就變成一個統一的管理流程了。
6. 建立「快速步驟」來理清郵件
接下來分享一些時間管理上可以進階應用的 Outlook 技巧。
前面有些處理步驟很多,為了節省步驟,可以利用 Outlook 上的「快速步驟」功能,在上方功能列找到「快速步驟」,然後開始「新建」。
我可以建立像是下圖的快速步驟,命名為「完成」,按下後自動執行一系列動作:把這封郵件移動到封存資料夾、並且標示為讀取、清除原本的情境類別、清除原本的任務標幟。
這樣一來,之後無論是任務完成了、郵件在情境下處理好了,我都只要按一下快速步驟的「完成」,那麼這封郵件就會根據流程自動整理好。
或是像下圖中,我建立了一個叫做「有空再說」的快速步驟,他會自動執行:清除原本類別、加上有空再說類別、清除任務標幟、移動到封存的動作。
例如有時候一個郵件任務放了一段時間後,發現不需要也沒時間處理了,只要按一下「有空再說」的快速步驟,這封原本可能有提醒時間的郵件就會自動做好全新歸類。
7. 用搜尋聚焦各種工作狀態
搜尋最好用的地方有二,一個是直接搜尋客戶名稱、關鍵字,找出需要的郵件,不需要為了專案或客戶特別去做分類。
第二個是用搜尋過濾出前面我設定好的「情境類別」、「提醒任務」,這樣就能更聚焦在某個情境,例如一次看到處於下一步行動狀態的郵件、行程、工作與聯絡人。
8. 使用 Gmail App 在行動端管理 Outlook 工作流程
一個關鍵的原因是手機版的 Outlook 無法同步電腦上製作的工作表,但是 Google 的 Gmail 登入 Exchange 帳號後卻可同步 Outlook 上的工作表!(教學:Gmail App 開放 Exchange 信箱、日曆、聯絡人同步)
而工作表是我這個流程中最重要的任務清單,所以我在手機上使用 Gmail 來管理 Outlook 上處理的時間任務流程。
以上,就是我自己在 Outlook 上實作 GTD 時間管理的流程,提供大家參考,如果你是長期 Outlook 用戶,有更厲害的方法,也歡迎留言一起討論分享。
延伸閱讀相關文章:
Source:: playpcesor.com