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把 Evernote 當作最佳時間管理軟體:優點、心得與策略

商業
如果要用一句話總結今天這篇文章的主題,那就是:「對我來說, Evernote 是目前最佳的時間管理軟體。」咦? Evernote 不是筆記工具嗎?似乎很難直接和任務排程、待辦清單、時間管理連結在一起,但正是因為 Evernote 首先是一個筆記資料庫,所以他在執行時間管理時帶著非常多的優勢:
  • 1.關於排程任務:時間管理的一個重點就是安排待辦清單,而 Evernote 可以直接把「筆記」當作待辦任務來排程,於是每一個任務都跟著他的完整資料,而不是分開的。
  • 2.關於時間提醒:對於知識、文書、資料工作者來說, Evernote 本身就可以當作文書處理軟體,於是,當彈出一則任務筆記提示時,我可以直接在這個筆記上工作,而不用另外找處理工具。
  • 3.關於專案分類:當工作開始複雜後,單純的時間排程就要變成依據專案來分類的排程, Evernote 的分類、標籤、連結三大功能,可以勝任更複雜的時間管理需求。
今年開始,我捨棄了 Remember the Milk、 Google Tasks ,嘗試了 Wunderlist ,最後我選擇了以「 Evernote 」當作時間管理的主要、唯一工具,理由正是上面所述,在 Evernote 中我可以同時完成「任務資料的整理」、「任務的時間排程」,以及「任務的執行本身」。



  • 2.盡可能不要加上時間提醒,因為整個筆記本已經是待辦清單
時間管理時我們很容易陷入一個陷阱:把所有任務都排上時間線。其實,這樣只會讓待辦清單看起來很瑣碎、很龐雜,缺乏邏輯。而且我們通常無法預期到兩三天之後明確的時間使用情況,一旦預排了卻做不到,只會變成浪費時間在重新調整時間而已。
參考:最省時間的時間管理方法:如何讓時間管理不浪費時間的技巧
在 Evernote 中,我們可以讓這件事情變得更簡單卻更有條理。

前面說「筆記,就是任務」,既然如此,出現在筆記清單裡,不就等於像是「排好準備執行的任務」一樣嗎?所以那些不是真的下一步準備執行的筆記,全部都不需要加上時間提醒。就讓他們躺在筆記資料夾裡,這樣就是任務排程了。

Evernote 的筆記清單,原本就可以看做一種任務的待辦清單。




  • 3.利用沒有時間提醒的「提醒事項」追蹤任務
但是,幾十則、上百則筆記都是任務,不也是看起來很繁雜?所以這時候我會利用「沒有時間提醒」的「提醒事項」,讓裡面「尚待排程」的關鍵任務突顯出來,就像下圖這樣。

只有真正明天我要執行的任務,我才會加上時間提醒。但是也有一些其他關鍵任務筆記出現在提醒清單上,讓我還是能立刻在一大堆筆記中看到重點。


方法很簡單,在筆記上點擊「提醒事項」,但不要選新增日期,就這樣結束,那麼這則筆記就會變成沒有時間設定的待辦事項,出現在最上方的待辦清單中。


我透過這樣的方式:「保持對某些筆記的持續追蹤關注,而因為沒有隨便預排時間,也減少了我要不斷重複調整時間的麻煩。

至於什麼樣的筆記我會想要保持追蹤呢?
  • 1.通常是未來即將執行,但現在還不需要排上明確時間的任務。
  • 2.或者是這個筆記資料夾內,常常會用到的某幾則筆記。
利用這樣的方法,就能讓他們「出現在最上方」,方便隨時追蹤使用。




  • 4.盡可能用同一則筆記,建立專案的瑣碎步驟小任務
有時候任務很瑣碎,或是很制式,例如要執行一個專案,總是會有「一大串固定的行政流程」必須一一執行。那麼,如果用 Evernote 進行時間管理,每一個行政流程步驟都要建立一則筆記嗎?當然不要,這樣太瑣碎。

遇到這些步驟手續時,我會直接利用筆記中的「插入核取方塊功能」,把同一個專案的瑣碎流程步驟都直接寫在同一則筆記裡,這樣我只要幫這一則專案筆記加上時間提醒就好。

進入這則筆記,我自然就會看到應該執行哪個小步驟,更棒的是,我還可以很清楚的看到已經完成哪些步驟?目前進度到哪裡?

更進一步的,我會把最緊急的那個步驟寫在「筆記標題」,這樣看起來更加一目了然。


如果說這些瑣碎的步驟任務需要其他參考資料呢?就利用 Evernote 的「筆記連結」功能,把其他參考筆記連結上任務項目後面。

這樣就不用把一堆筆記都加上時間提醒,導致我們的待辦清單看起來很瑣碎、混亂而沒有條理。




  • 5.用「重要」、「緊急」標籤建立有效的「任務處理順序」
前面的方法幫助我在 Evernote 大量筆記資料庫建立了任務清單。但是,時間管理不是建立任務清單就好,而是「怎麼使用這份清單更有效率?」的流程。

為了讓整個 Evernote 時間管理系統更有效率,我會在建立筆記的當下,就判斷性的為筆記加上「重要」或「緊急」的標籤。
參考:用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務
我可能無法在建立筆記的當下去知道什麼時候要執行他,但是我一定可以判斷這個筆記對我來說到底是重要還是緊急任務,或者是不重要也不緊急的一般任務。

所以每次新增筆記,我就會思考,這則筆記在時間管理上對我來說是「重要」的嗎?還是有「緊急」處理的需求?如果是,就加上相應的標籤,如果都不是,就不要加上標籤。


每一天早上一上班,我就打開 Evernote,首先點進「重要又緊急」(同時包含重要與緊急標籤)的類別中,我可能會看到 5 則筆記,其中又有 2 則是加上「提醒事項」的,後面這兩則表示不僅他們很重要,而且重要到一定要比其他工作優先執行,或者我已經預排了明確的執行時間。

接著我在完成了「重要與緊急」裡的筆記任務後, 我再依序執行「重要」、「緊急」分類裡的筆記任務。

Evernote 筆記有各種資料夾分類,也有前面說的時間提醒,為什麼還需要「重要」和「緊急」的標籤呢? 因為我們不太可能「到每個資料夾裡」一一找出任務執行,這樣太沒有效率;而全部都是「今天要做」的時間提醒時,我們也很難分清楚哪些是真正重要專案需要的任務。

時間管理的關鍵一直都不是時間提醒,而是「選擇重要的事情來完成」。所以我用標籤的方法,跳脫「分類的限制」,擺脫「提醒的瑣碎」,幫 Evernote 加上了這個有著重要性區別的「任務處理流程」,就讓 Evernote 可以真正成為一個對我來說有效的時間管理系統了。




  • 小結:
Evernote 是一個筆記編輯軟體、是一個內容資料庫,所以首先他可以「執行任務」(文書編輯、企劃構想),接著他「擁有任務需要的資料」

而如果你真的把 Evernote 當作隨身筆記的話,他更可以是一個平常我們用來「收集任務」的工具

在這個先天有利的條件下,我們只要善用 Evernote 的「時間提醒」與「標籤分類」,把待辦任務排程出來,突顯出重要緊急事件,這樣一個時間管理系統就很順理成章的完成了。

無論是 Remember the milk、 Wunderlist 還是 Google Tasks ,看起來時間管理與工作執行、工作資料都是分開的,可是,我們真的需要一個獨立的「時間管理系統」嗎?還是我們只是需要一個統一的工作執行平台?而 Evernote 首先是一個工作執行平台,只是我們用時間管理的概念來優化工作執行的流程。

這樣,似乎更能發揮時間管理真正想達到的目的,也就是:「完成工作」。


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Source: playpcesor.com

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