把 Evernote 當作最佳時間管理軟體：優點、心得與策略

商業星期五, 十二月 27, 2013

如果要用一句話總結今天這篇文章的主題，那就是：「對我來說， Evernote 是目前最佳的時間管理軟體。」咦？ Evernote 不是筆記工具嗎？似乎很難直接和任務排程、待辦清單、時間管理連結在一起，但正是因為 Evernote 首先是一個筆記資料庫，所以他在執行時間管理時帶著非常多的優勢：

1.關於排程任務：時間管理的一個重點就是安排待辦清單，而 Evernote 可以直接把「筆記」當作待辦任務來排程，於是每一個任務都跟著他的完整資料，而不是分開的。

2.關於時間提醒：對於知識、文書、資料工作者來說， Evernote 本身就可以當作文書處理軟體，於是，當彈出一則任務筆記提示時，我可以直接在這個筆記上工作，而不用另外找處理工具。

3.關於專案分類：當工作開始複雜後，單純的時間排程就要變成依據專案來分類的排程， Evernote 的分類、標籤、連結三大功能，可以勝任更複雜的時間管理需求。

今年開始，我捨棄了 Remember the Milk、 Google Tasks ，嘗試了 Wunderlist ，最後我選擇了以「 Evernote 」當作時間管理的主要、唯一工具，理由正是上面所述，在 Evernote 中我可以同時完成「任務資料的整理」、「任務的時間排程」，以及「任務的執行本身」。

2.盡可能不要加上時間提醒，因為整個筆記本已經是待辦清單

時間管理時我們很容易陷入一個陷阱：把所有任務都排上時間線。其實，這樣只會讓待辦清單看起來很瑣碎、很龐雜，缺乏邏輯。而且我們通常無法預期到兩三天之後明確的時間使用情況，一旦預排了卻做不到，只會變成浪費時間在重新調整時間而已。

參考：最省時間的時間管理方法：如何讓時間管理不浪費時間的技巧

在 Evernote 中，我們可以讓這件事情變得更簡單卻更有條理。

前面說「筆記，就是任務」，既然如此，出現在筆記清單裡，不就等於像是「排好準備執行的任務」一樣嗎？所以那些不是真的下一步準備執行的筆記，全部都不需要加上時間提醒。就讓他們躺在筆記資料夾裡，這樣就是任務排程了。

Evernote 的筆記清單，原本就可以看做一種任務的待辦清單。

3.利用沒有時間提醒的「提醒事項」追蹤任務

但是，幾十則、上百則筆記都是任務，不也是看起來很繁雜？所以這時候我會利用「沒有時間提醒」的「提醒事項」，讓裡面「尚待排程」的關鍵任務突顯出來，就像下圖這樣。

只有真正明天我要執行的任務，我才會加上時間提醒。但是也有一些其他關鍵任務筆記出現在提醒清單上，讓我還是能立刻在一大堆筆記中看到重點。

方法很簡單，在筆記上點擊「提醒事項」，但不要選新增日期，就這樣結束，那麼這則筆記就會變成沒有時間設定的待辦事項，出現在最上方的待辦清單中。

我透過這樣的方式：「保持對某些筆記的持續追蹤關注」，而因為沒有隨便預排時間，也減少了我要不斷重複調整時間的麻煩。

至於什麼樣的筆記我會想要保持追蹤呢？

1.通常是未來即將執行，但現在還不需要排上明確時間的任務。

2.或者是這個筆記資料夾內，常常會用到的某幾則筆記。

利用這樣的方法，就能讓他們「出現在最上方」，方便隨時追蹤使用。

4.盡可能用同一則筆記，建立專案的瑣碎步驟小任務

有時候任務很瑣碎，或是很制式，例如要執行一個專案，總是會有「一大串固定的行政流程」必須一一執行。那麼，如果用 Evernote 進行時間管理，每一個行政流程步驟都要建立一則筆記嗎？當然不要，這樣太瑣碎。

遇到這些步驟手續時，我會直接利用筆記中的「插入核取方塊功能」，把同一個專案的瑣碎流程步驟都直接寫在同一則筆記裡，這樣我只要幫這一則專案筆記加上時間提醒就好。

進入這則筆記，我自然就會看到應該執行哪個小步驟，更棒的是，我還可以很清楚的看到已經完成哪些步驟？目前進度到哪裡？

更進一步的，我會把最緊急的那個步驟寫在「筆記標題」，這樣看起來更加一目了然。

如果說這些瑣碎的步驟任務需要其他參考資料呢？就利用 Evernote 的「筆記連結」功能，把其他參考筆記連結上任務項目後面。

這樣就不用把一堆筆記都加上時間提醒，導致我們的待辦清單看起來很瑣碎、混亂而沒有條理。

5.用「重要」、「緊急」標籤建立有效的「任務處理順序」

前面的方法幫助我在 Evernote 大量筆記資料庫建立了任務清單。但是，時間管理不是建立任務清單就好，而是「怎麼使用這份清單更有效率？」的流程。

為了讓整個 Evernote 時間管理系統更有效率，我會在建立筆記的當下，就判斷性的為筆記加上「重要」或「緊急」的標籤。

參考：用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務

我可能無法在建立筆記的當下去知道什麼時候要執行他，但是我一定可以判斷這個筆記對我來說到底是重要還是緊急任務，或者是不重要也不緊急的一般任務。

所以每次新增筆記，我就會思考，這則筆記在時間管理上對我來說是「重要」的嗎？還是有「緊急」處理的需求？如果是，就加上相應的標籤，如果都不是，就不要加上標籤。

每一天早上一上班，我就打開 Evernote，首先點進「重要又緊急」（同時包含重要與緊急標籤）的類別中，我可能會看到 5 則筆記，其中又有 2 則是加上「提醒事項」的，後面這兩則表示不僅他們很重要，而且重要到一定要比其他工作優先執行，或者我已經預排了明確的執行時間。

接著我在完成了「重要與緊急」裡的筆記任務後，我再依序執行「重要」、「緊急」分類裡的筆記任務。

Evernote 筆記有各種資料夾分類，也有前面說的時間提醒，為什麼還需要「重要」和「緊急」的標籤呢？ 因為我們不太可能「到每個資料夾裡」一一找出任務執行，這樣太沒有效率；而全部都是「今天要做」的時間提醒時，我們也很難分清楚哪些是真正重要專案需要的任務。

時間管理的關鍵一直都不是時間提醒，而是「選擇重要的事情來完成」。所以我用標籤的方法，跳脫「分類的限制」，擺脫「提醒的瑣碎」，幫 Evernote 加上了這個有著重要性區別的「任務處理流程」，就讓 Evernote 可以真正成為一個對我來說有效的時間管理系統了。

小結：

Evernote 是一個筆記編輯軟體、是一個內容資料庫，所以首先他可以「執行任務」（文書編輯、企劃構想），接著他「擁有任務需要的資料」。

而如果你真的把 Evernote 當作隨身筆記的話，他更可以是一個平常我們用來「收集任務」的工具。

在這個先天有利的條件下，我們只要善用 Evernote 的「時間提醒」與「標籤分類」，把待辦任務排程出來，突顯出重要緊急事件，這樣一個時間管理系統就很順理成章的完成了。

無論是 Remember the milk、 Wunderlist 還是 Google Tasks ，看起來時間管理與工作執行、工作資料都是分開的，可是，我們真的需要一個獨立的「時間管理系統」嗎？還是我們只是需要一個統一的工作執行平台？而 Evernote 首先是一個工作執行平台，只是我們用時間管理的概念來優化工作執行的流程。

這樣，似乎更能發揮時間管理真正想達到的目的，也就是：「完成工作」。

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Source: playpcesor.com