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Evernote 如何同時分類任務的專案、重要緊急、追蹤進度?

商業

長期看電腦玩物的讀者,應該知道我是基隆人。所以當去年基隆海洋大學邀請我去上課時,我也欣然應允,幾次演講很受歡迎,於是陸陸續續把我的時間管理、 Evernote、 Google 三大主題講座都開了一輪,其中他們又對 Evernote 特別感興趣(不愧是我的基隆鄉親XD),還開了一整日的工作坊。

在 Evernote 工作坊中,有朋友詢問了一個非常到位的問題:有沒有工具可以同時解決我的三個工作需求呢?

  • 第一我想要把任務分組,讓我能管理各部門任務。
  • 第二我又想看到這裡面重要緊急的任務。
  • 第三有些完成的任務,我還希望一段時間後可以追蹤複查。

我說,有不少工具可以做到,而我們現在正在練習的 Evernote 也可以!

如果是我,應該會像下面這樣,在 Evernote 中這樣設計我的工作流程,提供我的答案給大家參考。




一,如何把任務分類到各個專案、小組:


我的習慣是「一個任務一則筆記」,在這則筆記裡包含任務的待辦清單、參考資料、企劃大綱。所以要分類任務,也就是分類這一則筆記。(這部分可延伸參考:Evernote 子彈筆記術-2:四個步驟先準備真正的子彈任務

接下來我會利用 Evernote 的「標籤」來建立專案、小組分類,假如我是主管,這個任務是 A 專案要做,就加上「 A 專案標籤」。這個任務是電腦玩物小組要做,就加上「電腦玩物小組標籤」。

用「標籤」做任務分類的好處之一,是一個任務可以同時分類到多個專案、多個小組,只要在同一則筆記加上多個標籤即可。(推薦參考:分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯




這樣一來,點開某個標籤分類,就能看到屬於這個專案,或是屬於這個小組的任務筆記了。

當然,你也可以用「記事本」來分類任務筆記,尤其如果你需要跟其他人共用合作時。但是記事本就只能一則筆記放入一個記事本,就看哪個需求更適合你。

關於標籤活用,還可以參考:「大掃除結束後,用 Evernote 「標籤」讓生活雜物更有「定位」」。





二,如何過濾出重要緊急任務?


我們不只需要把任務根據專案分類,還需要定義出其中最重要、最緊急的,讓我們可以每天優先關注這些重要任務。

如果是我,一樣會利用「標籤」來過濾出這樣的任務。在前面同一則任務筆記,可能他已經被分類到某個專案、小組標籤,這時候可以再加上一個「重要任務」標籤。

把少數真正重要緊急的任務,加上重要、緊急的標籤即可。




之後同樣可以單獨點開「重要任務」的標籤分類,就可以看到哪些任務應該優先處理。

或者可以同時點選「重要任務」與「電腦玩物小組」兩個標籤,就能看到電腦玩物小組裡面的重要任務。(選取兩個標籤最快的方法,就是同時「搜尋」這兩個標籤關鍵字即可。)





三,如何過一段時間記得追蹤任務進度?


同樣是剛剛那則任務筆記,我現在已經將其做好專案分類,並且定義為重要任務,如果這則任務筆記完成了,可能不再重要緊急,我只要在這則筆記上把「重要任務」標籤刪掉即可。

但是,這時候我可能想要過一個月後,檢查一下這任務的狀態,看看有沒有需要補充的。

後續要追蹤時,我就會在同樣這則任務筆記上,點擊 Evernote 的「時間提醒」按鈕,設定好「一個月後提醒」。




這樣一來,一個月後 Evernote 會發出通知,並且這則任務筆記會出現在記事清單上方的「提醒事項清單」中,我們就不可能漏掉需要追蹤的任務了。




上面這個流程的好處是,從頭到尾都是「同一則任務筆記」在作業,這個任務的所有行動、企劃、資料都會持續累積在筆記中,而我只要利用「標籤」、「提醒」,就可以同時讓任務根據專案分類、根據小組分配、過濾出重要優先級、提醒追蹤進度。

是不是簡單又有效的管理方式呢?你也可以試試看。

而如果你對 Evernote 分類方法有興趣,推薦閱讀:「Evernote 整理3部曲-1:建立多層樹狀分類的知識結構 」、「Evernote 整理3部曲-2:應該優先採用目錄清單分類法 」、「Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理 」。或是可以參考另外一個「記事連結」功能的活用:「Evernote 教你徹底活用記事連結:整理筆記最有效的 7 個案例 」。

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Source:: playpcesor.com

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