廈門2021年5月17日 /美通社/ -- 本文作者Marc Chan, IT行業全球五百強跨國企業資深高管，現任RingCentral全球副總裁及大中華區總經理。
在我多年的 IT 行業從業經歷中，曾幫助過很多國際企業成功實現關鍵的數字化轉型。從早期實施幫助企業端對端運營的ERP系統，到工業 4.0 時代對分佈式供應鏈及自動化生產的數字化，這些轉型都為企業帶來了新機遇，也為企業創造了顯著的競爭優勢。然而，如果缺乏一些最基本的核心要素，企業也無法取得成功。
所有成功的企業都擁有一個共同的核心要素：「有效溝通」。
把「有效溝通」數字化
在商業世界中，有內部溝通，也有外部溝通，有效的溝通構成了一個成功的循環。高效的內部溝通可以提升員工的參與感，從而更好地協作，共同實現公司願景。有效率的外部溝通則能帶來合作夥伴和客戶，創造營收。這就形成了一個循環：協作良好的員工可以為更多客戶提供更好的產品和服務，而客戶的高滿意度將有助於員工更深入地參與公司的願景建設，為公司的持續發展做出貢獻。只有實現有效的內外部溝通，企業才能循環的獲得成功。
RingCentral 鈴盛軟件正是一家提供可靠的雲溝通平台的公司，旨在通過高效靈活的溝通，為全球企業以數字化的形式實現這一成功的循環。
後疫情時代的工作模式
隨著突如其來的疫情，整個世界在發生飛速的轉變，傳統的溝通方式正面臨挑戰。在新冠疫情前，幾乎 100% 的員工都在辦公室工作，面對面互動是主要溝通方式。疫情期間，由於隔離及其他原因，員工只能在家或在其他安全的遠程地點工作，並通過線上工具進行交流。由於大家都面臨著同樣的情況，所以沒有人感到不便，況且當時也別無選擇。隨著疫苗開始廣泛接種，我們終於看到了曙光。全球各地的企業正在計劃恢復正常辦工，但你是否意識到疫情後的工作環境面臨著哪些新挑戰？
許多人認為，疫情結束後，生活會重新回到 2019 年的狀態。但遺憾的是，許多研究表明，結果並非如此。疫情後的世界商業生態更像是疫情前 + 疫情期間工作模式的混合。有人稱其為混合型辦公，即由在司辦公和遠程辦公組成。
以我們中國的辦公室為例，因為中國的疫情較早就得到好轉，2020 年中我們已經開始回到公司上班，但是公司仍然容許員工可以選擇繼續遠程辦公。儘管有些員工經歷了長時間的在家辦公後，迫不及待地想回公司，但實際上，我們發現了一個穩定的趨勢：大約 1/4 的員工仍然選擇長期在家辦公。這個結果讓我們深入的瞭解到員工在混合型辦公環境中的偏好與工作習慣。
混合型辦公環境下的有效溝通
如何在混合型工作環境下保持有效溝通是當今世界面臨的全新挑戰。儘管存在不確定性，我們的中國團隊依舊取得了更好的業績，表現出了更高的員工敬業度，甚至還獲得了 2020 年亞洲最佳僱主獎以及 2020 – 2021 年中國卓越健康領袖獎。在此期間，我們新產品的發佈速度更快、質量更高。這其中的許多實踐都值得研究。
我們的團隊並未把復工簡單地當成「回到過去」的過程，而是當成一個以更好方法進行轉型和協作的良機。使用可靠的 RingCentral 通訊雲，線上和線下的同事都可以無障礙地參與會議，這是我們的新常態。有些項目的團隊利用 RingCentral Rooms的領先技術設置了敏捷的虛擬作戰室，同事們想要討論或聊天時，無需一直呆在會議室，可以用移動設備加會，實現無縫連接，在任意地點繼續參會。這一新常態不僅使遠程辦公和在司辦公的同事得以在線上相聚，也幫我們一拼解決了一個老難題，把不在同一辦公樓或者不在同一樓層辦公的同事快速聚集在一起。
一些員工反饋，他們原先在經過走廊或者在咖啡間時會和其他同事聊天交流。現在的混合型辦公環境可能會減少偶遇的機會，但借助科技，你會發現自己更容易找到想要聊天的同事。使用RingCentral Glip 應用，興趣相投的人得以同氣相求。無論你是在喝茶還是等電梯，動動手指就可以進行語音或者信息溝通。我們的中國團隊不僅使用 Glip 進行項目討論，還開設了很多有趣的興趣話題組，如廚藝美食、週末活動或者育兒技巧等等。這裡還有一個由所有員工組成的大群，裡面常常會有獨具創意和搞笑的內容分享。這些實踐的結果，收穫了更強的士氣以及團隊凝聚力。
變革需要領導力
像其他轉型一樣，領導力對轉型成功至關重要。領導者必須承認，是否允許員工遠程辦公不再是個選擇。你不允許不代表其他公司不順應潮流。領導者需要意識到混合型辦公將會帶來的挑戰與機遇，雖然有其局限性，但也有顯著的優勢。接受差異是轉型過程中的重要一步。如之前提到的，技術提供了有效溝通的可靠方法，但要形成一個新的工作模式，仍需領導者制定出相關政策並加以鼓勵。復工初期，希望繼續遠程辦公的員工不太確定「遠程辦公」的政策是否會繼續，也不確定自己如果長期不在辦公室，會不會變得邊緣化。而另一方面，決定在司辦公的員工也會擔心，有些團隊成員不在身邊的話，是否還能有效協作。此時，如果領導者能提供強有力的支持來使公司政策保持穩定，員工就會更有信心在這個新時期中取得成功。
轉型的過程中會產生大量反饋。我們在中國的管理團隊公開收集員工的建議，來更好地支持新的工作模式。我們成立了一個員工溝通委員會，由在司和遠程辦公的員工自願組成。委員會定期開會討論大家的反饋意見，商議可以改進之處。沒有一個放之四海而皆准的政策，所以我們需要邊實施邊調整，而員工也可以看到過程中的優化與改進。如何打破地理距離隔閡，更好地提升團隊參與度，委員會提出了很多創新的想法。引導這些反饋到正確的渠道，並制定相關工作政策予以支持，是領導者實現轉型成功的關鍵。
改變或被改變
有些公司進行轉型是為了在大潮流下得以生存，有些則為了抓住新機會把業務提升到新的高度。其實這是個雞先蛋先的問題，何時開始轉型決定了企業將處於哪種情況。
最後，我想以我最喜歡的作家之一馬爾科姆·格拉德威爾 (Malcolm Gladwell) 的一句話作為總結 -- 「轉型不是改善，而是重新思考」。希望我們的經驗可以幫助你在後疫情時代更好地籌劃，並取得成功。
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