前陣子寫過一篇文章：「Google 文件合併列印教學，把 Google 試算表合併列印標籤信封」，透過安裝外掛，可以在 Google 文件與試算表實現合併列印功能，就能像微軟的 Office 那樣一次列印大量的客製化信封、標籤名牌。
而今天再來幫 Google 的 Gmail 與 Google 試算表應用，補足一個微軟 Office 行之有年的合併列印功能：「合併列印郵件」。
利用「 Yet Another Mail Merge 」這個 Google 試算表外掛，只要在 Google 試算表設定好客製化的欄位，就能用 Gmail （或 Google Inbox ）一次寄出大量客製化的電子郵件，對方會收到「看起來彷彿特別為每一個人親自撰寫的獨特郵件內容」，郵件內文有專屬的姓名稱謂、內容關鍵字，但其實我們是一次輕鬆大量寄出的！
這個功能對我來說有一個很實際的用途，我常常要一次寄出「數十封郵件」給每一個合作的作者報告版稅狀況，這時候我可以利用上述技巧，設定好郵件草稿範本，填好試算表裡的個人稱呼、作品、版稅數字等客製化內容，就能一次大量寄送客製化郵件，節省許多時間。
這就是辦公室常常需要的技巧，最近我也寫了許多跟辦公室進階技巧有關的文章，歡迎參考：
想研究更多 Google 辦公室技巧的朋友，還可報名我的「 Google 雲端辦公室課程」學習更多方法。
- 1. 建立 Gmail 郵件草稿：
接著讓我們進入教學，要滿足上述需求的步驟非常簡單，你可以跟著我一步一步來做好。
首先，在 Gmail 或 Google Inbox 建立一封郵件「草稿」，如下圖所示，然後在想要客製化內容的部分，使用特殊語法：
<>
來替換。
如下圖中，我的收件人名稱、抬頭、認識對方的原因、對方的興趣等等內容，我都用「特殊語法」準備等等自動替換。
我可以像一般編輯郵件那樣（如下圖），設計好特殊客製化內容的顏色、文字大小，之後替換內容時也會換上這些格式。
- 2. 建立 Google 試算表的客製化欄位
接著建立一份新的 Google 試算表，第一個欄位可以輸入「 Email Address （就是收寄人的信箱地址）」，接著其他欄位，請使用前面郵件草稿的「特殊欄位名稱」來命名，大家可以對照我的前後圖片。
等等要進行「合併列印郵件」動作時，就會把 Google 試算表中每一個對應欄位的內容，自動替換 Gmail 郵件內文，並對應寄給每一個不同的收件者。
這邊只有一個要求，試算表的「特殊欄位名稱」必須是英文的，但後面實際的替換內容可以是中文，可參考下圖所示。
- 3. 安裝與開啟「Yet Another Mail Merge」
設定好郵件草稿，設計好 Google 試算表後，我們在 Google 試算表安裝「Yet Another Mail Merge」外掛，安裝時授權你的 Google 帳號即可。
「Yet Another Mail Merge」很棒的一點是，他的使用者眾多，而且評價很高，最近也持續保持更新，並且還有部分中文化介面，使用起來簡單又親切。
Google 試算表還有很多很棒的外掛可以安裝，例如：用 Google 試算表製作甘特圖！範本直接套用與自動排程教學。
- 4. 開啟郵件合併列印
做好準備與設定，打開 Google 試算表上方的「外掛程式」選單，選擇已經安裝的「Yet Another Mail Merge」，並選擇「開始合併郵件」功能。
- 5. 選擇收件人郵件地址欄位位置
接著在彈出的「開始合併郵件」視窗中，第一行「電子郵件將透過 A 蘭未來寄送至收件人」，這裡可以點擊「 Change 」來更換正確的郵件地址欄位，如果一開始就正確，那就不用更換。
- 6. 設定寄件者名稱
我們可以在「寄件者名稱」處，輸入這次大量寄送郵件時，我要顯示的名稱是什麼。
- 7. 選擇郵件草稿
最重要的是在「草稿」處，選擇第一步驟中我們已經撰寫好的那一封郵件草稿。
- 8. 勾選追蹤郵件開啟
如果你希望知道對方是否打開郵件，可以勾選「追蹤郵件開啟情形」。
就這麼簡單，基本上沒有太複雜的設定，完成後直接按下「寄出郵件」，那麼就會根據 Google 試算表清單，以及 Gmail 裡的草稿，自動寄出大量的客製化郵件了！
- 9. 自動記錄寄件時間
而成功寄出郵件後，Yet Another Mail Merge 會自動在 Google 試算表中加註郵件寄出的時間。
- 10. 客製化郵件結果
我們來看看客製化郵件的成果，下圖中，可以看到原本草稿的特殊語法，自動替換成試算表裡的對應欄位內容了。
而且每一個不同收件者，就會收到不同的客製化內容。
- 11. 追蹤郵件開啟記錄
回到已經啟動 Yet Another Mail Merge 的試算表，可以繼續追蹤哪幾封寄出的郵件已經被開啟，或是點擊其內容。
- 12. 從 Google 聯絡人匯入群組資料
以上就是「 Yet Another Mail Merge 」的超簡單步驟教學，幫我們輕鬆利用 Gmail 與 Google 試算表，寄送大量客製化內容的郵件。
這邊再補充一個Yet Another Mail Merge 好用的功能，我們可以選擇「從群組輸入收件者」的功能，這可以從我的 Google 聯絡人裡，自動匯入某個分類的聯絡人，並且一次把聯絡人的特殊欄位一起匯入（例如公司與職稱等）。
這樣一來又可以節省很多製作表格的時間，只要我們平常有用 Google 聯絡人做好管理：
- 13. 邀請朋友安裝，獲得免費郵件傳送量
最後，「 Yet Another Mail Merge 」這個外掛免費版可以「每天寄出 50 封郵件」（每天重新計算），如果想要更多，可以升級到付費版，獲得每天寄出 400 封郵件的功能。
或者你可以邀請朋友一起安裝「 Yet Another Mail Merge 」外掛，這樣一來你們兩個人都能每天增加 50 封郵件數量（邀請者每天多出 50 封郵件量，上限 400 封，有效期限一年。被邀請者每天多出 50 封郵件量，有效期限一個月）。例如這就是我的邀請連結：「 Yet Another Mail Merge 外掛邀請連結」。
需要一次寄送大量客製化郵件的朋友，利用這個外掛，來節省一些時間吧！
延伸閱讀相關文章：
「 Yet Another Mail Merge 」外掛安裝
Source:: playpcesor.com
