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[整理術-1] 爆量數位資料時代的五個整理術新思維

商業

我們面臨著一個資料與資訊量都非常龐大的工作環境,面對爆炸的數位資料,應該如何整理才好呢?

幸運的是,我們也身處一個數位科技持續發展的時代,在這樣的時代裡,有更好的數位工具,可以幫助我們用「不一樣的思維」完成有效的數位資料整理

這篇文章,我想從自己的經驗出發,提供五個整理思考角度和具體作法。我自己的工作經驗是需要大量的文件整理、靈感整理、素材整理與經驗整理,所以下面的整理方法,也會和我的工作方式息息相關。




1. 一物沒有定位:


一個素材與想法,對我來說有可能用在 A 設計上,也有可能用到 B 文章中。一份文件可以被 A 專案使用,也可能被 B 專案使用。我的經驗是一個資料常常有很多用途,但是資料夾分類強迫資料只能出現在一個位置上,這就不太符合我的實際使用經驗。

而這也造成怎麼分類都不對,怎麼分類都不完美的窘境,如果硬要分類,就造成分類的焦慮,但實際上並非我們不善於分類,而是知識與訊息本來就難以完美分類,因為他們是沒有單一定位的,同時具有多種用途的。

這時候,一個具備「 Tag 標籤」的工具,會更適合數位時代的分類需求,例如 Firefox 書籤上的標籤、 Evernote 筆記上的標籤、 Trello 卡片上的標籤、 Flickr 相簿中的標籤,讓我可以在一則筆記上,用標籤標註他的所有用途,讓一則資料可以出現在多個位子上。

我的實際做法,可以參考這篇文章的說明:分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯




2. 整理就是幫事物決定行動:


整理有兩個取向,一個是整理得很整齊,另一個是整理得「很有用」。在家裡大掃除時,把所有東西都收納好,讓整個家非常乾淨,這是整理得很整齊。但如果考量到方便取用、方便找到,讓物品在他應該被使用的地方出現,那麼或許就會有不同的整理方式。(可以參考我的作法:[年終整理術3] Evernote 家居收納整理方法一年後心得

分類不是為了把東西擺整齊而已,應該是為了使用他,所以要從使用它的角度來分類:

  • 一方面是把東西擺在我會使用他的地方。
  • 一方面是把東西本身變得有用。

例如我在 Windows 上很喜歡使用「 Fences 」這個桌面整理軟體,我喜歡把要處理的檔案擺在桌面上,這或許違反了一些桌面乾淨的原則,但是卻可以讓東西出現在我更容易使用到他的地方。

又或者我曾經寫過自己的 Google 雲端硬碟整理方法:「一看就能採取行動的檔案命名技巧:我的兩大檔名規則」,我會把過去幾年的專案收納到裡層資料夾,但是會把今年正在準備執行的專案放在根目錄,用數字讓其依照使用進度排序,不把它們隱藏到樹狀資料夾中,這也是為了更方便使用而整理。

還有收納知識資料時,我慣用的「三層筆記方法」,第一層就是行動。在收集資料當下就要把資料變成有用的行動,例如我寫下一則讀書心得,那麼這則心得要指引我去採取什麼行動呢?把這些變成筆記的內容,讓筆記本身就是行動索引,我認為沒有行動的資料都是無效的資料:

因為在 Google 時代,誰都能在網路上搜尋到這些無效資料,重要的是我採取什麼行動。




3. 整理就是幫事物判斷價值:


事物自身的屬性、資料內容的特徵,不是不重要,而是在數位工具裡擁有「搜尋關鍵字」這個功能,「搜尋」往往可以幫我找到指定屬性、內容的事物,就像 Google 關鍵字搜尋取代早期網路的分類目錄一樣,既然可以搜尋就找到,我何必多花時間去針對屬性和內容分類。

如果我要找到 A 客戶的郵件,郵件裡總會出現 A 客戶的名稱,那麼我搜尋 A 客戶名稱就可以找到這些郵件。如果我要找汽車保險的文件,文件裡一定會出現汽車保險的關鍵字,無論 Google 雲端硬碟或 Evernote 的搜尋一樣可以找到他們。

甚至如果像是 Google 相簿,人工智慧幫你自動辨識出照片的「內容」了,要找櫻花、煙火、台北 101 ,輸入關鍵字,辨識出內容的 Google 相簿就能找到。這時候如果我們還在花很多時間對屬性、內容做分類,就很有可能多浪費時間。

因此,到了數位科技時代,或許只有「我的價值判斷」會是有用分類。

例如整個郵件信箱裡哪些郵件是「重要」郵件?哪些郵件是「要追蹤」?哪些郵件是「等待處理」?這些「價值判斷」沒辦法自動用關鍵字搜尋,因為那是我自己的判斷,所以我就必須自己分類。(可以參考我的郵件分類方法:Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理




4. 思考並創造資料間的連結:


資料與知識不僅一物沒有定位(因為同時適合多個位子),而且事物之間彼此有關聯,這張名片和某個合約有關,這份合約和某一次的會議紀錄有關,那次會議記錄又和某個專案計畫有關。

資料與知識難以分類的另一個重大原因,就是因為他們彼此有千絲萬縷的關聯性,一旦分類了,反而可能阻斷了關聯性,導致尋找、使用、整合資料的麻煩。所以要建立「知識與資料之間的連結」,幫我們以後更容易按圖索驥。

這就是我很推薦像是 EvernoteOnenote 這類真正知識整理工具中的「記事連結」功能的原因,就像維基百科那樣,在每一次紀錄資料時,就要隨時去建立這則資料與其他資料間的記事連結,不只要儲存資料,更要讓「資料彼此間的關係也被保存下來」。

當然,我們不可能把這件事做到完美,也就是我們不可能去建立所有的資料連結,那太可怕,也沒有必要。我們只要盡可能的在每次新增資料時,去建立當下想到的連結就好,因為只要建立起一部分,對未來的索引、整合工作都會有助益。

大腦的運作其實也是這樣的連結,就好像拼圖一樣,從 A 想到 B ,然後產生一個體系。但如果我們只單獨儲存 A 與 B ,時間久了,之間的連結斷了,那麼後面那個重要的體系也就失去了。




5. 破壞分類之牆並產生重組:


但是資料整理最有趣的是,也有很多時刻,連結會產生在我們意想不到的地方。就好像我把好幾個書櫃推倒,讓各種分類的書混在一起,然後我忽然看出原本沒有想到的這本書與那本書的關聯一樣,靈感的火花常常就發生在這些訊息意外會面的時刻。

有意思的新構思,常常產生於意想不到的組合,但太過嚴謹的分類有可能阻礙了這種機會,妨礙了不同資料之間碰面產生連結的機會。

所以我的整理方法是,分類可以搭配行動、判斷價值即可,但不需要為了資料的內容去做太仔細分類,反而應該「開放資料的圍欄」,讓各種類型資料混雜在一起,常常透過搜尋、重組,讓這些四面八方的資料碰撞,產生自己需要的意外火花。(參考:跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法)'

這就像 Evernote 裡有一個一直存在,看似平凡,卻很巧妙的設計:「所有記事」,打破分類一次看到所有筆記內容、一次搜尋、隨時進行破壞與重組,這對知識工作者來說,是刺激想法與行動的好方法。

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Source:: playpcesor.com

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