[時間技客-12] Yesterbox 郵件拖延者需要的收件匣管理技巧

前一篇時間技客文章：「莫法特休息法，面對高壓力工作的積極休息技巧」寫完後，獲得非常多的讀者迴響，還有很多讀者寄信跟我說，這真的改變了他們思考如何休息的方法。而在這許多封回饋郵件裡，有讀者寄來一封信，推薦我也可以在「時間技客系列文章」中研究並分析一下「 Yesterbox 」這個郵件管理技巧。

讀者說他常常在電腦玩物看到我分享「清空收件匣」的相關技巧，但他卻是一位郵件拖延者，每天有大量的郵件任務必須處理，郵件信箱本身就是他的工作核心之一，然而常常舊的郵件還沒處理完，新的郵件就進來了，導致有大量郵件動輒被拖延好幾天而遲遲無法完成有效答覆，中間免不了漏失一些重要工作，不知道怎麼辦才好，直到他看到「 Yesterbox 」這個方法。

「 Yesterbox 」，這個名稱來自於「 Yesterday Email Inbox」，他把收件匣分成「今日收件匣」與「昨日收件匣」，並且提倡不要處理今日的新郵件，而是「把昨天的收件匣當作今日的工作任務清單」，並且「清空昨日的收件匣」就好。

「 Yesterbox 」的發明者來頭可不小，這個郵件管理技巧由著名網路企業家與創業投資家，線上鞋類商店 Zappos 的執行長謝家華所提出。

在謝家華先生的工作型態中，每天大量的郵件就是他的任務清單，他也確實就把郵件收件匣當作待辦清單來看待，而在面對無法清空一直有新郵件出現的收件匣時，他提出了「 Yesterbox 」的處理方法。

大家都知道，在電腦玩物無論介紹什麼方法或軟體，一定都是我先實際使用與測試過才介紹，並且會加入我的個人理解與分析。

所以下面，就讓我以我的理解與實踐測試，來分享我對「 Yesterbox 」技巧的實踐心得。

1.處理昨天的收件匣，靜態的待辦清單：

當然，我們優先會思考如果可以「每天清空收件匣」，代表把今日的新任務也都完成了，那當然是更美好的狀態（可參考：每天清空 Gmail 收件匣的 10個待辦郵件清單處理法）。

問題就是，現實情境裡不一定大家都能做到。

「清空今日的收件匣」幾乎不可能實現的原因，在於今天隨時都有新的郵件跑進來，現在清空了，過了一兩個小時可能又堆積了幾封郵件，這樣一來反而「不知道」我何時應該「停止繼續清空收件匣」，回到工作與生活流程上。

所以「 Yesterbox 」的技巧告訴我們「不要」優先看「今日的收件匣」，不要被一直新出現的郵件追著跑，這樣會導致自己的焦慮大增，並且可能在不穩定的狀態處理隨時可能改變的任務。

而處理「昨日的收件匣」，則是在處理一份相對穩定，不會一直更新的靜態任務清單，昨日的收件匣已經不可能再有改變，只要處理完了，就代表我的任務處理告一個段落了。

如果你使用 Gmail ，可以用「搜尋」的技巧過濾出「昨日的收件匣」，只要搜尋「before:昨天的日期」（例如「before:2017/4/8」）即可，然後想辦法把昨日的收件匣都清空（將已經處理完成的郵件封存）。（你還可參考：Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學）

2.有限量的完成，比什麼都想完成完成更多：

你可能會擔心，如果只是「完成昨日的收件匣」，那今日的郵件怎麼辦？首先，「 Yesterbox 」也不是都不處理今日郵件，後面會提到他處理今日收件匣的方法。

再者，對於原本有大量郵件被拖延而無法處理的人來說，反正本來可能很多郵件是拖延好幾天、好幾個禮拜沒處理，現在如果可以變成只是拖延一天，問題就會被解決，那效率也已經比以前好上許多。

而當郵件量超出我們的可處理時間，甚至可能影響到更重要工作的進行，或是正面臨有大量郵件被一直放著沒處理的情況，這些問題導致一些重要郵件被拖延。於是，這時候我們面臨著我在「做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則」一文中提到的：要處理的任務多於可處理的時間。

這時候有限量的完成，比什麼都想完成更好，而且如果能有限量的先完成昨天累積下來的「穩定」而「重要」的任務，那麼會比什麼都完成還完成更多。

3.先完成 10 件昨天的郵件清單，才獎勵自己處理今日郵件：

Yesterbox 也不是不處理今日的郵件，說不定今日郵件裡真的有重要緊急的任務怎麼辦？

所以「 Yesterbox 」的實際流程是這樣的：

先處理「昨日收件匣」，並且以完成 10 件昨天的郵件為單位，當完成起碼 10 件昨日郵件後，就獎勵自己看一下「今日收件匣」。（當然這個數字你可以根據自己實際情況調整。）

如此一來，我們就避免一直被新任務煩心而一直拖延舊任務的情況，並且有效且大量的先把舊任務完成，更容易帶給自己成就感。而且也不會錯失今天真的重要的新任務。

4.如何處理今日新郵件？快速處理原則：

那麼當我可以看一下「今日收件匣」時，「 Yesterbox 」認為也應該保持下列原則：

刪除：如果是不需處理的郵件直接刪除或封存，不要變成明日的負擔。
歸檔：如果是參考資料的郵件直接歸檔，不要變成明日的負擔。
留到明日處理：如果是需要處理的一般郵件，就留到明天處理。

是的，在原始的「 Yesterbox 」方法中提倡「不要真的處理今日的收件匣」，除非他們是昨日郵件工作的延續而需要答覆，或是除非他們真的很重要緊急（相信一定有些郵件是這樣）。

這個方法其實也很好理解，就是比起新任務，我們已經排定並且正在處理中的「既有任務」更重要。

5.困難的郵件你應該排程並留下時間獨立處理：

最後，「 Yesterbox 」還提到一個很重要的郵件技巧，對於郵件拖延者來說也非常適用。

在處理「昨日收件匣」郵件的過程中，你可能會遇到一些「難以當下處理」的郵件任務，有可能他們需要花時間去研究，有可能他們需要超過 10 分鐘的處理時間，這時候「 Yesterbox 」方法認為就「不應該當下處理他」！

但我們也不需要為了拖延而挫折，有效的做法是：

幫這類困難郵件設定好一個延後處理的時間，並在行事曆的那個時段「留下時間來處理」這封郵件，就好像在行事曆上約定一個會議一樣。（這也符合我提出的「承諾日曆」方法。）

這很像我常常推薦的 Google Inbox 系統搭配 Google 日曆可以執行的做法，在 Google Inbox 中就可以把困難郵件延後到一個特定時間去處理與提醒，而且會在 Google 日曆上添加這個任務，確保我們有留下處理他的時間。（參考：Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理）