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[時間技客-12] Yesterbox 郵件拖延者需要的收件匣管理技巧

商業

前一篇時間技客文章:「莫法特休息法,面對高壓力工作的積極休息技巧 」寫完後,獲得非常多的讀者迴響,還有很多讀者寄信跟我說,這真的改變了他們思考如何休息的方法。而在這許多封回饋郵件裡,有讀者寄來一封信,推薦我也可以在「時間技客系列文章」中研究並分析一下「 Yesterbox 」這個郵件管理技巧。

讀者說他常常在電腦玩物看到我分享「清空收件匣」的相關技巧,但他卻是一位郵件拖延者,每天有大量的郵件任務必須處理,郵件信箱本身就是他的工作核心之一,然而常常舊的郵件還沒處理完,新的郵件就進來了,導致有大量郵件動輒被拖延好幾天而遲遲無法完成有效答覆,中間免不了漏失一些重要工作,不知道怎麼辦才好,直到他看到「 Yesterbox 」這個方法。

Yesterbox 」,這個名稱來自於「 Yesterday Email Inbox」,他把收件匣分成「今日收件匣」與「昨日收件匣」,並且提倡不要處理今日的新郵件,而是「把昨天的收件匣當作今日的工作任務清單」,並且「清空昨日的收件匣」就好。




「 Yesterbox 」的發明者來頭可不小,這個郵件管理技巧由著名網路企業家與創業投資家, 線上鞋類商店 Zappos 的執行長謝家華所提出。

在謝家華先生的工作型態中,每天大量的郵件就是他的任務清單,他也確實就把郵件收件匣當作待辦清單來看待,而在面對無法清空一直有新郵件出現的收件匣時,他提出了「 Yesterbox 」的處理方法。

大家都知道,在電腦玩物無論介紹什麼方法或軟體,一定都是我先實際使用與測試過才介紹,並且會加入我的個人理解與分析。

所以下面,就讓我以我的理解與實踐測試,來分享我對「 Yesterbox 」技巧的實踐心得。




1.處理昨天的收件匣,靜態的待辦清單:


當然,我們優先會思考如果可以「每天清空收件匣」,代表把今日的新任務也都完成了,那當然是更美好的狀態(可參考:每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法 )。

問題就是,現實情境裡不一定大家都能做到。

「清空今日的收件匣」幾乎不可能實現的原因,在於今天隨時都有新的郵件跑進來,現在清空了,過了一兩個小時可能又堆積了幾封郵件,這樣一來反而「不知道」我何時應該「停止繼續清空收件匣」,回到工作與生活流程上。

所以「 Yesterbox 」的技巧告訴我們「不要」優先看「今日的收件匣」,不要被一直新出現的郵件追著跑,這樣會導致自己的焦慮大增,並且可能在不穩定的狀態處理隨時可能改變的任務。

而處理「昨日的收件匣」,則是在處理一份相對穩定,不會一直更新的靜態任務清單,昨日的收件匣已經不可能再有改變,只要處理完了,就代表我的任務處理告一個段落了。

如果你使用 Gmail ,可以用「搜尋」的技巧過濾出「昨日的收件匣」,只要搜尋「before:昨天的日期」(例如「before:2017/4/8」)即可,然後想辦法把昨日的收件匣都清空(將已經處理完成的郵件封存)。(你還可參考:Outlook 搞定 GTD 時間管理: 8 個 Outlook 任務排程技巧教學





2.有限量的完成,比什麼都想完成完成更多:


你可能會擔心,如果只是「完成昨日的收件匣」,那今日的郵件怎麼辦?首先,「 Yesterbox 」也不是都不處理今日郵件,後面會提到他處理今日收件匣的方法。

再者,對於原本有大量郵件被拖延而無法處理的人來說,反正本來可能很多郵件是拖延好幾天、好幾個禮拜沒處理,現在如果可以變成只是拖延一天,問題就會被解決,那效率也已經比以前好上許多。

而當郵件量超出我們的可處理時間,甚至可能影響到更重要工作的進行,或是正面臨有大量郵件被一直放著沒處理的情況,這些問題導致一些重要郵件被拖延。於是,這時候我們面臨著我在「做得到的每日待辦清單:1-3-5 專注法則」一文中提到的:要處理的任務多於可處理的時間。

這時候有限量的完成,比什麼都想完成更好,而且如果能有限量的先完成昨天累積下來的「穩定」而「重要」的任務,那麼會比什麼都完成還完成更多。




3.先完成 10 件昨天的郵件清單,才獎勵自己處理今日郵件:


Yesterbox 也不是不處理今日的郵件,說不定今日郵件裡真的有重要緊急的任務怎麼辦?

所以「 Yesterbox 」的實際流程是這樣的:

先處理「昨日收件匣」,並且以完成 10 件昨天的郵件為單位,當完成起碼 10 件昨日郵件後,就獎勵自己看一下「今日收件匣」。(當然這個數字你可以根據自己實際情況調整。)

如此一來,我們就避免一直被新任務煩心而一直拖延舊任務的情況,並且有效且大量的先把舊任務完成,更容易帶給自己成就感。而且也不會錯失今天真的重要的新任務。




4.如何處理今日新郵件?快速處理原則:


那麼當我可以看一下「今日收件匣」時,「 Yesterbox 」認為也應該保持下列原則:

  • 刪除:如果是不需處理的郵件直接刪除或封存,不要變成明日的負擔。
  • 歸檔:如果是參考資料的郵件直接歸檔,不要變成明日的負擔。
  • 留到明日處理:如果是需要處理的一般郵件,就留到明天處理。

是的,在原始的「 Yesterbox 」方法中提倡「不要真的處理今日的收件匣」,除非他們是昨日郵件工作的延續而需要答覆,或是除非他們真的很重要緊急(相信一定有些郵件是這樣)。

這個方法其實也很好理解,就是比起新任務,我們已經排定並且正在處理中的「既有任務」更重要。




5.困難的郵件你應該排程並留下時間獨立處理:


最後,「 Yesterbox 」還提到一個很重要的郵件技巧,對於郵件拖延者來說也非常適用。

在處理「昨日收件匣」郵件的過程中,你可能會遇到一些「難以當下處理」的郵件任務,有可能他們需要花時間去研究,有可能他們需要超過 10 分鐘的處理時間,這時候「 Yesterbox 」方法認為就「不應該當下處理他」!

但我們也不需要為了拖延而挫折,有效的做法是:

幫這類困難郵件設定好一個延後處理的時間,並在行事曆的那個時段「留下時間來處理」這封郵件,就好像在行事曆上約定一個會議一樣。(這也符合我提出的「承諾日曆」方法。)

這很像我常常推薦的 Google Inbox 系統搭配 Google 日曆可以執行的做法,在 Google Inbox 中就可以把困難郵件延後到一個特定時間去處理與提醒,而且會在 Google 日曆上添加這個任務,確保我們有留下處理他的時間。(參考:Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理




小結:


總結「 Yesterbox 」的方法核心,我認為有下列幾點,能夠掌握下列幾點,其實方法的細節都可以自行調整:

  • 優先處理穩固的昨日清單
  • 不要被今日新任務追著跑
  • 排除次要與不重要任務
  • 為困難且重要郵件獨立留下時間處理

「 Yesterbox 」的價值在於確保自己把時間花費在有價值的任務上,先做好判斷與選擇,而不是被收件匣裡不斷更新的新瑣事干擾了工作流程。這樣一來,反而是「有效的拖延流程」,不僅可以解決拖延問題,還能帶來更大的效率(參考:人生就是不斷的拖延,我如何用拖延對付拖延?

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Source:: playpcesor.com

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