KanbanFlow 番茄鐘專案看板， Trello 沒有的5個時間管理功能

我寫了很多篇關於「 Trello 」這個熱門專案管理工具的文章，例如最新的一篇：「如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享」。但我在電腦玩物也常常介紹類似的其他專案管理工具，例如：

而今天這篇文章，我要再來推薦另外一個比 Trello 「更有時間管理概念」的選擇：「 KanbanFlow 」，這個服務的字面意思直翻，就是「看板工作流」，而它的特色正是除了和 Trello 一樣的視覺看板管理之外，還加上了更多「有效的時間管理流程」。

並且，「 KanbanFlow 」與我常常推薦的時間管理技巧：「番茄鐘工作法」結合，在執行專案看板裡的任務時，可以用內建的番茄鐘來計算工作時間，並且幫助自己保持專注。（關於專注，歡迎延伸閱讀：為何排暑假時間表無效？方法在掌握空檔和習慣）

「 KanbanFlow 」也是一個可以免費註冊使用的雲端服務，同時可以在電腦網頁與手機上查看。他同樣也有付費版，如果需要進階功能則可付費升級。

不過今天這篇文章要推薦的「 KanbanFlow 」五個 Trello 沒有的時間管理功能，則都是在免費版中就可以設定或使用。

基本的「 KanbanFlow 」上手我就不多介紹，因為和 Trello 差不多，就是可以建立列表，在列表中建立任務卡片，在卡片中列出待辦清單。

1- 設定到下一個進度的時間提醒

「 KanbanFlow 」值得一提的第一個特殊時間管理功能，就是可以「設定到達下一個進度的時間提醒」，這是什麼意思呢？讓我用實際例子示範給大家看。

「 KanbanFlow 」的列表假設就是專案的進度，那麼我有一個在「待辦清單」的 A 任務，必須在明天 17:00 前到達「已完成」的進度列表，如果時間到達時，這個任務還沒「移動到」指定的進度就提醒，若是已經移動就不用提醒。

這時候我可以在任務卡片的［ Dates ］分頁，設定多個進度提醒時間，例如原本在「待辦清單」進度列表的任務，必須在明天進入「處理中要事」進度，然後在後天進入「完成中」進度。

設定好時間提醒後，如果這個任務時間到了，還沒進入指定的進度列表，就會像是下圖那樣出現「紅色提醒」，告知我必須把這個任務移動到下一個進度了。

而如果時間到達之前，任務有順利移動到指定的進度列表中，則會像下圖這樣，不會看到額外的時間提醒。

這是一個很棒的時間提醒巧思，看板的列表本意就是專案進度，而這個特殊的時間提醒設計，可以讓我們知道某一個任務什麼時間應該轉交到哪一個進度列表。

這個功能對於個人或團隊的專案任務進度控管，會很有幫助！因為在專案裡，最重要的就是進度的管理，所以才會有很多專案管理者用甘特圖這類工具來辛苦規劃專案進度。

附註：如果你對甘特圖進度管理有興趣，可延伸參考：「GanttProject 免費中文專案管理軟體下載，製作甘特圖快速教學」、「在Google Drive免費協作畫甘特圖！ Gantter 排程教學」。

2- 限制要專注的任務數量

在時間管理中，一個最基本的認知就是：「我可以做的事情，多於我可以做的時間」，所以我們要專注，要能夠：「用減法工作，每個人都能做到的減輕工作量秘訣」。

而減法工作，也包含選擇自己最重要的任務，並專注在重要任務上。

所以「 KanbanFlow 」有另外一個巧妙的設計，就是在列表中可以「限制」這個進度要處理的任務數量！例如下圖中，「處理中要事」只能有 3 件，如果超過了，就會提醒我工作效率可能要降低囉！

我可以在「列表（ Column ）」的設定中，找到「 WIP Limit 」的選項，在這裡設定好每個列表不同的任務限制數量。

例如「收集箱」可以無限制，因為這裡只是可以做，而非我選擇要做的任務。但「處理中要事」就可以限制為「早上最重要的三件事」（這裡借用一本我製作，由張永錫老師撰寫的時間管理書籍名稱）。

3- 直接展開子任務

另外， Trello 的卡片中可以放入很多待辦清單，但是清單無法直接列在卡片上（沒有內建功能），這在執行時還要切換卡片，可能有點麻煩。

而「 KanbanFlow 」把這個問題解決了，每一個任務卡片裡一樣可以插入待辦清單，但是這個待辦清單可以「隨時縮放」，不需要時可以縮起來，需要時直接展開來查看勾選。

4- 計算任務處理時間

「 KanbanFlow 」還有一個 Trello 沒有內建的強大時間管理功能，就是幫我們統計每一個任務的「總執行時間」。計算每個任務的工作時間，除了是專案回報時需要的資料外，在個人時間管理上也可以精進我們的時間利用效能：「改變上班打卡心態，開始學 SOHO 一樣精算工時」。

在「 KanbanFlow 」的任務卡片中，可以切換到「 Time log 」頁面，在這裡可以隨時添加這個任務「已經花費」的工作時間，這樣等到專案結束，你也能統計每一個任務的執行時間成果。

我平常也會利用這個工具：「打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」，來隨時追蹤個人的時間利用。

5- 結合番茄鐘

最後，「 KanbanFlow 」最棒之處，就是直接在看板中結合了一個「番茄鐘」。所謂番茄鐘工作法，是指每專注衝刺工作 25 分鐘，就休息 5 分鐘，這是一個番茄鐘循環，我們可以利用這樣的切換讓自己保持注意力，並且可以計算自己優質工作時間有多少。

「 KanbanFlow 」的番茄鐘可ˇ利用左下方的［ Timer ］開啟。

利用這個內建的「 Pomodoro timer 」，我們可以指定某個任務，開始利用番茄鐘去執行這個任務，這樣任務執行完成後，也會幫我們計算這個任務「花了多少個番茄鐘循環」，甚至還有「分數」可以統計。

這有點像是我之前推薦過，把待辦清單與番茄鐘結合在一起的「番茄土豆：番茄鐘 + GTD 夢寐以求的時間管理利器」。而「 KanbanFlow 」更把整個專案看板與任務卡片，都跟番茄鐘做好結合。

你覺得「 KanbanFlow 」是值得用來取代 Trello 的另一個專案看板管理工具嗎？或者你會用它來取代你的「待辦清單 App 與軟體」？

Trello 整體來說還是更簡單易用，速度、操作都順暢得多，在協同合作上也有更多優秀的設計。

但是對於部分使用者來說，如果你也很需要番茄鐘工作法，或者你的專案需要統計任務的工作時間，還有你更在意「時間管理」的功能，那麼擁有更多獨特時間工作流程設計的「 KanbanFlow 」，同樣免費就可使用基本功能，或許會是你不錯的選擇。

「 KanbanFlow 」網站