怎麼回事？管理、收納不是好事嗎？確實如此，但如果以為目標就是「管理」和「收納」，這就搞錯方向了。無論工作或生活上的任務，我們的真正目標永遠是「使用」、「執行」、「體驗」和「完成」，整理與排程只是一個過程，如果把「手段」誤認為「目標」，就會導致時間管理反而變成最浪費時間的一件事情。
時間管理當然是必須的，但安排行程、規劃任務，不應該是「放在工作時間上」來做，最好能夠利用「零碎時間」完成（參考：
最省時間的時間管理方法：如何讓時間管理不浪費時間的技巧
商業怎麼回事？管理、收納不是好事嗎？確實如此，但如果以為目標就是「管理」和「收納」，這就搞錯方向了。無論工作或生活上的任務，我們的真正目標永遠是「使用」、「執行」、「體驗」和「完成」，整理與排程只是一個過程，如果把「手段」誤認為「目標」，就會導致時間管理反而變成最浪費時間的一件事情。
時間管理當然是必須的，但安排行程、規劃任務，不應該是「放在工作時間上」來做，最好能夠利用「零碎時間」完成（參考：
但是結果呢？這樣的「預排」是非常容易無效的，因為很有可能禮拜二早上10點，我被叫去參加了一個會議，或是我剛好前一個工作尚未完成，或是我剛好偷懶。即使你是一個非常自律的人，但你也無法掌控「外在環境、主管、客戶、工作夥伴臨時要你去做的事情」。
於是，我還要再花上一樣多的時間，去把這些已經排好時間的任務，重新調整一次。這樣來來回回變成「總是在調整時間」，不是非常浪費時間的事情嗎？
所以我現在不做這樣「浪費時間的時間管理」了。
現在我的行事曆利用變成這樣：寫上那些不容易變動、甚至不能變動的行程。也就是「會議」與「進度」。例如某一個專案要在哪一天做到什麼進度？我就寫在行事曆上，這個進度基本上確定後就不會變、不能變，我透過行事曆來督促自己要在「那個截止日」之前完成需要的任務。又或者是某一個活動、會議，就是要在那個時間點去那個地方參加，絕對不會變。
- 二、確定截止日，「行事曆」根本不用花時間排程
因為這些「真正需要寫上行事曆」的行程都有一個特色，就是「這些時間都不是我一個人可以決定的」，那是外在施加於我的時間，我被告知要這麼去做的時間，所以根本不需要我去管理、思考，我只是要「記得那個時間去做那個事情，而且一定要做」。
也就是我只是要把被通知的時間寫上行事曆而已！讓我們優先區隔出這一塊。然後我們可以想想看關於「截止日」的問題。
例如我的專案被設定「這個週五要交出第一章」，這個時間是已經確定的進度，而且不是我能改變的，那麼這時候我怎麼辦？我當然就是依據這一週五個工作天把第一章分成五等分，然後每一天起碼要完成一等份的內容。
這就是為什麼「行事曆不需要花時間排程」的另外一個很重要的原因，當「截止日」、「每週進度」出來後，我們就非常明確的知道「我要在多少時間內完成多少事情」，然後就是很自然的先將份量劃分，實際執行當下多退少補，讓最後截止日所有份量都完成即可。
這裡面最重要的是：「我們不要花時間去排程」，因為沒有什麼好排程的，截止日先確定，其他的就是逆向回推進度而已。
- 三、只要花一點時間，預排今天可以執行的時間
而待辦清單的好處就是「不用花時間去管理時間」，只要把任務都寫上去即可。都寫上去了，自然就記得，就知道「有時間」的時候要去做哪些事情。
對我來說， 這個待辦清單就是「 Evernote 」，我收集在 Evernote 的筆記就是我的待辦事項。當然，你也可以使用你擅長的待辦清單工具。總之，打開待辦清單，我就知道自己還有哪些事情可以做，還有哪些事情需要做，這樣即可。
但是也不是完全不安排時間，為了避免把時間浪費在管理上，我只會「預排接下來一天一定要完成的事情」。通常我會利用前一天晚上睡覺前，或是早上通勤中，做一日工作的預排。（參考：今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣 ）
因為只預排今日要做的事情，時間非常接近，因此掌控度最高，也不會排了卻還是不斷變動。但是，為了避免排了卻沒有做，結果要一直調整執行時間（這一樣是浪費時間），所以我「不會把今天的時間排滿」。
嚴格來說，只需要預排「真的非今天做完不可的少數重要任務」即可，而且一定要為每一天留下足夠的空檔時間，可以利用這些空檔完成次要任務，或是意外時彈性運用。
例如前面看到我的待辦清單很多任務，但真的排上時間的，只有兩件「今日一定要完成」的任務筆記而已。排得少，相對一定可以完成，而且優先完成最重要的任務，並且不會有變動，這樣就能節省最多時間管理的時間。
- 四、用重要、緊急來分類待辦任務
因為下面這樣的整理方法具有「整理一次就好，從此幾乎不會變」，而且整理時很簡單，就能大量節省不必要的時間管理了。
第一種，就是利用把任務分類成「重要」與「緊急」，也就是「有權重等級」的分類方法，目的是讓自己知道在這一堆任務中「哪些是需要優先考慮的？」
在 Evernote 中，我利用標籤（ Tag ）的方式來區分每個任務的權重，幫任務筆記加上「重要」或「緊急」的標籤，然後每天執行完前面第三項所說的「今日一定要完成的任務」後，我就來到這個權重分類的待辦清單中：
- 1.優先執行同時有「重要」與「緊急」標籤的任務。
- 2.接著如果有空檔，優先執行「重要」任務。
- 3.最後如果今日還有空檔，就執行「緊急」任務。
- 五、依據「專案」來分類待辦任務
而且依據專案來分類待辦任務，可以很清楚的知道「這個月要完成的專案」，還有哪些「尚未完成的任務、步驟」，就可以優先完成他們。尤其對於手邊同時要進行多個專案的人來說，這樣的分類更實用。
對我來說，這部份也可以透過 Evernote 完成， Evernote 可以建立一些「未排程」的提醒事項，並且當切換左邊的專案分類記事本時，只會顯示這個專案底下的提醒事項，這樣就等於依據專案來分類待辦清單。
於是，我可以依據專案的迫切度，去優先選擇應該執行哪些任務。 （參考：Evernote 新增時間提醒功能！從筆記本升級時間管理系統 ）
- 小結：
經由上述的「時間管理」方法，我節省最多的排程時間，而事實上「安排時間是很浪費時間的一件事情」。一個節省時間的時間管理方法應該是：
- 1.花最少時間排程，確保每個排程一定會做到。
- 2.與其花時間排上一堆任務，不如專注重點任務。
- 3.讓自己不用一直重新安排時間。
- 4.只要做到：「知道自己接下來可以做什麼」即可。
Source: playpcesor.com
