Symantec（納斯達克上市代號：SYMC）今日發表2011年度中小企業檔案共享調查結果，顯示網上檔案共享已成為流行的商業慣用工具，令中小企業冒上前所未有的重大風險。是次研究顯示，在資訊科技消費化的大趨勢下，應用於個人流動裝置的網上服務令工作和娛樂之間的界線日益模糊，例如個人網上檔案共享解決方案在中小企員工之間日漸流行，但這些應用不單缺乏妥善管理，而且亦往往未獲資訊科技部門許可。這些早期採用者的習慣，例如推動檔案共享技術的應用之習慣，令商業機構有可能遭遇安全威脅和潛在的數據損失風險。
Symantec香港、台灣及大中華區全球性業務董事總經理徐海國表示：「在遭受網絡攻擊的小型企業之中，多達71%永遠無法復原，其嚴重性令人驚訝。中小企作為檔案共享等雲端科技最早的使用者，特別是在應用並不是專為商業機構而設的解決方案時，需要配合適當的安全守則。隨著員工在工作間使用消費者雲端服務情況日漸普及，中小企面對的風險亦只會與日俱增。」
調查結果摘要
- 員工主導企業內部採用檔案共享解決方案的決定：中小企業持份者明白檔案共享有助促進員工的生產力。74%受訪者表示他們採用網上檔案共享以提高生產力。此外，61%受訪者表示員工對公司內部採用檔案共享解決方案有若干至極大的影響力，與公司內部採用流動裝置（63%）、個人電腦／筆記簿型電腦／平板電腦（64%）及社交媒體（53%）的情況相若。
- 檔案共享增加保安及數據損失的潛在風險：許多受訪者均明白管理不善的檔案共享習慣可能會為機構組織帶來潛在風險。各受訪者指出多項風險均屬其潛在顧慮，包括通過未獲批准的解決方案共享機密資訊（44%）、惡意軟件（44%）、損失機密或專利資訊（43%）、機密資訊外洩（41%）、對品牌／聲譽造成負面影響或損害（37%）及違反法例（34%）。此外，許多受訪者未有執行政策，亦會增加風險：超過五分一（22%）受訪者未有制定任何限制員工如何存取和共享檔案的政策。
- 檔案共享習慣可能為中小企帶來風險：員工共享檔案的習慣，反映安全風險有潛在的增加機會。受訪者表示其員工要共享大型檔案時，他們可能會向資訊科技部門求助（51%）、採用客戶、服務供應商或合作夥伴所建議的解決方案（42%）、使用現有的資訊科技系統（33%），或者到網上搜尋和下載免費解決方案（27%）。此外，41%受訪者表示「損害品牌聲譽」是檔案共享帶來的最大顧慮。
- 檔案體積日益龐大：許多在內部和外部共享的檔案，其體積顯著增加。七分一（14%）受訪者反映現時其所屬機構內共享的檔案，平均體積已超過1GB，然而三年前只有6%受訪者表示平均檔案體積超過1GB。
- 中小企業逐漸採用分散營運模式：受訪者表示遙距工作及/或在家中工作的員工人數在過去三年逐步增加，日後將會繼續上升。受訪者預料未來一年內將有37%中小企業擁有遙距工作的員工（超過三年前的22%及現時的32%），而32%將有員工在家中工作（超過三年前的20%及現時的28%）。
建議
Symantec建議中小企業制訂簡單的守則以確保員工安全地共享檔案：
- 透過安全而且可以通過任何終端在任何位置使用的網頁系統，實現中央化檔案儲存和管理，讓企業能夠在辦公室範圍外確保數據安全。
- 製定存取操控和權限以保障私人檔案安全，及將之與工作內容隔離。
- 掌握業務檔案以何種方式及何時共享。
- 部署可擴展的系統，能夠與公司業務與時並進。
Symantec 2011年中小企檔案共享調查
是次研究於2011年11月由Applied Research公司進行，訪問了全球1,325家規模介乎5至500位中小企的決策者。