Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理

其實我之前有寫過「簡單有效 Google 時間管理系統： Keep+ Inbox+ 日曆」，那時候想說這三個工具剛好符合「時間管理系統」中需要的：收件匣（Inbox）、待辦清單（ Keep 筆記）、行事曆（ Google 日曆），並且還能彼此互通，所以撰文推薦了這個做法。

而最近我撰寫了「Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版」一文後，決定在我自己實際慣用的 Evernote GTD 方法之外，也來幫廣大 Google 使用者們，研究一套 Google 系統上有效的 GTD 時間管理流程。

實驗了一段時間後，今天就來跟大家分享這個我構想的 Google GTD 時間管理流程，只要利用最新的 Google 三大工具： Google Keep、 Google Inbox、 Google 日曆（新版），就能搞定我們日常的想法、瑣事、任務和專案。

同樣的，我要借用 David Allen 的 GTD 流程來架構 Google 系統，不過也會加上我的修正，如果你想了解 GTD 五大流程：「捕捉、理清、整理、檢視、執行」的意義，還請參考我的前文：「Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版」。

1. 如何用 Google 捕捉瑣事、任務、想法與專案？

GTD 的第一原則就是把大腦裡的雜事與想法清空，讓他們統一集中，方便自己後續處理。

而 Google 有兩大工具很適合集中收集要做與想做的事情，那就是 Google Inbox 與 Google Keep ，但是兩個收集箱要怎麼定義彼此的用途呢？我是這樣區隔的：

Google Inbox：
收集他人交代的任務（也就是郵件）
收集各種需要做的瑣事（單一行動即可處理完成的任務）

作為一個郵件系統， Google Inbox 天生就是一個很棒的收集箱，其他人要交代我做的事情自然就會經由郵件進入這個收集箱，我只要善用 Inbox 功能好好管理排程即可。

另外 Google Inbox 可以不須郵件「單獨新增提醒」（參考：你沒發現的 Google Inbox 12種智慧型待辦清單這樣用），也就像是待辦清單一樣，可以新增一行文字的待辦任務，但也因為這個特性，不太適合做複雜任務的收集，所以我自己限制 Google Inbox 就是用來收集單一行動即可完成的瑣事。

每天這樣自動（別人寄給你）與手動（我自己新增提醒）收集，下班前就可以在 Google Inbox 的收件匣好好管理今天捕捉的任務了。

以定位來看， Google Inbox 對我來說就是一個收集「我必須做」但「單一瑣碎」任務的地方，這也符合郵件工作系統通常的特性。（參考教學：Google Inbox 帶來五個高效能習慣）

Google Keep：
捕捉想法（想要做的事情，但還不是必須做）
捕捉需要多步驟的任務（也就是專案或是大任務）

而 Google Keep 的便利貼牆可以製作待辦清單便利貼，便利貼還可以用顏色與標籤分類，也是一個不錯的收集箱與管理系統。（參考：Google Keep 筆記任務更強的活用 10 招技巧心法教學）

並且我在使用上，利用 Google Keep 可以建立待辦清單、筆記內文字描述的特性，和 Inbox 做出了區隔。因為 Keep 的筆記可以內含待辦清單，這就更適合收集那些需要多個步驟才能完成的大任務，通常可能是大中小專案。

至於 Keep 本身可以寫筆記與插入圖片、錄音檔的特性，也適合捕捉想法任務，也就是有些任務是「我自己想要做」，但沒有非做不可的壓力，這時候也適合丟入 Keep 做管理。

另外 Google Keep 在新增筆記時預設是「白色便利貼」，我利用這個特性，將「白色」定義為收集箱，也就是還沒有經過接下來理清與整理的雜事，這樣我每天下班前只要利用搜尋過濾出白色筆記，就可以好好理清今天收集的任務。

2. 如何用 Google 理清與整理下一步行動？

利用 Google Inbox 與 Keep 分別收集了瑣事、想法、任務、專案後，更重要的就是繼續「理清」他們的下一步行動是什麼，開始「整理」出有效的任務清單。

Google Inbox ：
利用圖釘，幫郵件加入下一步行動的描述
利用標籤分類，把下一步行動分類到各種情境

因為在我的定位中， Google Inbox 收集的大多是辦公室裡的瑣事，所以我在 Google Inbox 中會建立下面的標籤分類，然後把郵件或提醒「移至」分類中：

＠01下一步行動：相對比較重要的瑣事，需要有空就先執行。
＠02和主管開會：下次和主管開會與討論時要提出來的事項。
＠03需要答覆：還需要回信給對方的任務。
＠04行政瑣事：需要使用公司內ERP處理的行政小任務。
＠05追蹤：過一段時間要關注看看後續發展的任務。
＠06有空再說：沒做也沒關係，真的很有時間再看的任務。

這樣做的好處是我可以「統一處理類似的瑣碎任務」，例如我現在有一個小時空檔，今日重要事情也完成了，那我就打開「行政瑣事」，一次把需要用到公司內 ERP 或行政流程的多個瑣事一次處理完，這樣其實最節省時間（如果分散處理就變成要一直開開關關公司系統）。

而當我要優先處理相對重要一點的瑣事時，我都會先打開「下一步行動」，先把重要的處理完成。

Google Keep：
在筆記中羅列下一步行動
利用筆記的標籤與顏色分類專案

在我的定位中， Keep 處理需要多步驟的專案，以及處理逐漸成形的想法，所以除了透過筆記持續「理清」更多下一步行動外，我利用 Google Keep 的標籤做下面的分類（每個分類剛好搭配一種筆記顏色）（操作教學：如何活用 Google Keep 進行專案管理、重複記憶練習?）：

＠01新書專案：針對出版工作需要的專案筆記。
＠02部落格專案：針對部格寫作的文章任務筆記。
＠03課程專案：針對講座與課程的構想筆記。
＠04生活專案：針對個人生活的任務筆記。
＠05參考：不是任務，而是參考資料的內容。
＠06追蹤：已經完成，但希望未來關注其進展的任務。
＠07未來專案：只是想做，還不需要真的開始作的任務筆記。

應該也是很清楚，主要和 Inbox 的不同點在於， Inbox 的分類用在處理辦公室各種情境的瑣事，而 Keep 的分類則以「專案角度」為目標，讓我可以透過分類，持續追蹤每個大任務與專案還需要執行的下一步行動。

3. 如何用 Google 檢視？

「檢視」在 GTD 中是非常關鍵的一個環節，也就是要回顧自己完成了什麼？未完成的還有什麼？從而可以安排出「未來的正確行動」。

而在上述兩大系統 Google Inbox 與 Google Keep 中如何進行檢視呢？我推薦下面這樣的作法。

在 Inbox 中，可以執行「清空收件夾」這個動作（頻率可以每天或隔幾天，看你的工作型態而定），當已經完成的郵件，或是「已經分類到清單」的郵件，都可以「視為完成」，按下「打勾」將他們全部從收件匣封存，讓收件匣清空，才能繼續有效的收集新的雜事。而要處理任務就是到各個清單去處理即可。

在 Keep 中，我則是把「白色筆記」（也就是未分類的筆記）分類到特定的標籤清單，然後把完成的任務筆記、參考性的非任務筆記、只是要追蹤的任務筆記、未來想做的任務筆記，都按下［封存］，讓他們在筆記牆上暫時消失，讓我可以專注在未完成的任務筆記上。（放心，封存不是刪除，這些封存的筆記還是可以在各自清單與搜尋中找到）

保持常常做這樣的檢視，那麼 Inbox 與 Keep 中就會只具備「要做的任務」，成為一個讓我們可以專注在「執行」上的可信任系統了。

4. Google 日曆的定位：最重要的每日清單

熟悉 Google Inbox 與 Google Keep 的朋友看到這裡，可能會問： Inbox 與 Keep 不是可以加上時間提醒嗎？還可以把提醒同步到 Google 日曆。為什麼前面都沒有利用到時間提醒？（關於 Google 日曆的待辦清單新功能請參考：Google 日曆網頁版正式支援郵件、筆記與任務提醒！）

我故意把這個功能留到最後，是因為要跟「 Google 日曆」一起講，根據 GTD 的指示，我們應該要把「日曆」當作一個「最神聖的時間管理領域」，意思是一旦排上日曆時間表的進度與任務，就是「我非這個時段完成不可」！

有這個決心，你的日曆才會有用，才不會只是排了一堆時間，結果都做不到。但也因為如此，我們應該克制自己「使用時間提醒」的次數，只有那些真的需要在那個時間執行不可，我絕對確定我今天一定要做的任務，才排入 Gogole 日曆。

也可以說就是我在「[時間技客-1] 做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則」那屬於「1」的核心任務，或者頂多加上「3」的重要任務。

這時候，我就在 Inbox 與 Keep 中，將某個任務加上特定的時間提醒，並且讓其自動同步到 Google 日曆的「提醒」行事曆中，顯示在日曆上，在那一天我絕對要完成他。