[筆記術-5] KPT 日記法，不問優缺點但有效改進的工作反省日誌

在我的「筆記術」系列文章中，介紹一些具體、有效的「筆記格式」、「筆記方法」，解決我們工作或生活中面對的各種問題。而今天想要跟大家介紹的，是很多年前在日本曾經蔚為流行的「 KPT 方法」。

「 KPT 方法」其實並非專門針對做筆記的方法，他是一種類似「看板管理」的公司管理方法，日本還出了幾本相關的書籍，所謂的「 KPT 」，是 Keep（保持）、 Problem（問題）、 Try（嘗試） 三個關鍵字的縮寫，利用這個方法聚焦在生產流程的改進，提升每一次產品的競爭力。

不過既然「 KPT 方法」可以用在公司流程的改進，那麼運用到「個人的改進」上，也無不可，我自己的實驗，就覺得「 KPT 方法」很適合用來寫個人的工作日誌，在作為思考與學習的筆記時也很有幫助。

因為筆記有一個核心的目的是「改進」，而 KPT 正是以「 Try 」的下一步改進為核心來運轉。

＠什麼是 KPT 法？核心精神是「下一次如何更好？ 」

「 KPT 方法」的精神是幫助我們有技巧的「釐清」與「聚焦」下面三個反省關鍵：

• Keep（保持）：歸納哪些部分是下一次要繼續維持的。
• Problem（問題）：找出哪些部分是這一次還有疑問的。
• Try（嘗試）：提出哪些下一次可以改進的測試？

我們一般工作日誌或許會簡單歸納優缺點，但「 KPT 方法」 並非是寫出優缺點，而是在思考「讓下一次變得更好」的方法。

所以「 KPT 方法」 的自我提問都跟「下一次怎麼做會更好」有關，「 Keep 」就是下一次還可以繼續這樣做的地方（而不是單純的指優點或成功），「 Problem 」則是這一次發現但尚未解答的疑問（也非單純就是指缺點）。

最重要的是全力集中在「 Try 」上面，所謂的「 Try 」就是根據 Keep 與 Problem 的反省結果，提出下一次如果怎麼做「有可能」更好的改進測試！要注意的是，這並非是構想真正的解決辦法，因為事實上我們通常不知道哪個方法才是最佳解法，唯有「先測試後才知道」。

所以一個有效的 KPT 法，通常會畫成下面這樣的表格，填寫內容的方式大概如下：




另外也要提醒大家的是，「 KPT 方法」 核心是「流動」，關鍵行動是「 Try 」的「測試」。

為什麼是流動的呢？因為這一次的測試，如果發現了某些值得保持（ Keep ）的方法，那麼就會進入下一次 KPT 反省的 Keep 中。同樣的，如果這次測試發現新的疑惑，就會進入下一次 KPT 的 Problem 中。因此這裡面的內容會是流動的。

＠為什麼要使用 KPT 法？

「 KPT 方法」有幾個地方值得我們借鏡，首先就是他「不問優缺點」的特色，我們在過去的反省中常常陷入討論優缺點的迷失，容易隱惡揚善，或是陷入自我否定，卻忘記其實這一次的優缺點不重要，重要的是下一次怎麼做才會更好，而「 KPT 方法」的反省方式全部聚焦在下一次行動。

所以「 KPT 方法」 的紀錄方式，可以幫助我們有效的自我理清，快速建立架構，一方面能累積能力中值得保持的部分，一方面又能聚焦在改進能力上。

如果用 KPT 法來寫日記，我覺得對工作反省、個人反省也是會有幫助的，因為這樣的反省日記更可以幫助我們「累積自信」並「自我成長」。

自信不是來自於相信自己很好，因為你很快就會發現還有更多比自己更好的人，這種虛假的自信就會毀滅。真正的自信，來自於「相信自己可以改變」，小改變也沒關係，愈常實現這種改變的人，就會愈相信，於是就擁有了很難被毀滅的自信。

而 KPT 日記法正是聚焦在這些小改變上。

＠KPT 法的應用：

上面是 KPT 的基本方法，我們當然可以自由調整裡面的一些細節，應用在不同工作或生活需求中，下面我就來做一些舉例。

• 1.用 KPT 討論會議：

你可以在白板上畫出 KPT 的表格，然後針對三個方向討論：

Keep：我們應該維持的競爭力。
Problem：我們目前的問題點。
Try：我們下次要嘗試的改變點。

這個表格對於鳥瞰和歸納很有幫助。

• 2.工作總結報告：

我們可以嘗試用 KPT 法，當作公司裡團隊成員回報工作日誌的「格式」，如果以每日工作回報來看，可以這樣做：

Keep：今日執行的任務
Problem：任務中未解決的問題
Try：之後要嘗試解決問題的方案

這個格式幫助主管可以有效評估每個員工的生產力，也同時知道每個員工是否有真正在思考自己的工作。相對的，這個格式也幫助員工在寫自己工作回報時少一些隱惡揚善，多一些真正對工作改進的探索。

• 3. 個人反省日記：

而我很推薦大家可以試試看用 KPT 方法來寫日記，或是寫自己的工作反省：

Keep：覺得自己應該繼續維持的習慣。
Problem：反省可能有問題的某些習慣與步驟。
Try：思考如何解決問題的具體方法，並下一次實際測試看看。

我上面舉例的表格，就是在這個概念下完成的。

• 4.學習研究：

其實我們也不一定侷限現在方法上，如果靈活運用 KPT 法，那麼做為學習研究時的筆記方法也很有幫助：

Try：把任何想要測試看看的步驟都寫出來。
Try 確認過的：進入 Keep
Try 後有疑問但未解決的：進入 Problem
從 Keep進入Try：繼續思考就算是既有方法還有沒有可以改善的？
從 Problem 進入Try：繼續測試來解決那些未解決的問題？

所以說 KPT 法是一個流動的筆記法，他不是分析出固定不變的優缺點，而是在不斷測試中，去找出更好還要更好的做法。大家可以參考我之前分析學習筆記方法的文章一起比較：「做好大人的學習筆記：如何開始建立你的技能系統？」

這才是寫筆記、寫日記的目的。

＠適合 KPT 法的工具：

那麼有沒有哪些工具適合做 KPT 筆記呢？

首先你可以在紙本筆記中畫出 KPT 的表格，如果用來寫日記，可以每天一個 KPT 反省表，而且最好今天的 KPT ，是昨日 KPT 測試結果的延續，這樣就能非常有效的累積與成長。

另外你當然也可以在各種數位筆記裡做 KPT ，如果你想保持表格的格式，我也提供我的「 Evernote KPT 表格範本」給大家參考與下載使用。

或者其實你不一定要用表格，例如我自己常常使用的「三層筆記法」，也可以把三層架構改成 KPT 架構來使用。

還是你用 Trello 的話，可以做出 KPT 三個列表，來管理隨時流動的三種思考或任務。

以上，就是跟大家分享我實驗了一段時間的 KPT 筆記法，希望對大家有幫助。

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Source:: playpcesor.com