Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學

之前在電腦玩物寫完下面兩篇文章後：

我就開始著手嘗試利用微軟 Office Outlook 進行 GTD 精神的時間管理， Outlook 本身就內建了可以接收處理郵件（亦即任務）、安排行事曆、建立待辦清單的功能，可說天生就適合做一個時間管理中心。

所以這篇文章要做的，就是再透過我這段時間的實測心得，更善用 Outlook 上的一些特殊功能與技巧，來建立一個快速流暢、條理分明的任務管理流程。

你不一定要跟我的方法一模一樣，但或許可以提供給你一些參考與啟發。

下面我就直接切入 Outlook 的任務管理技巧說明，這套流程的設計跟我的時間管理方法有關，如果想對我的時間管理方法更了解的朋友，則可以先參考這篇文章：「幫你的時間管理方法健檢，如何挑選時間管理工具？」

而如果電腦玩物的長期讀者想問我，分析與實測了這麼多套時間管理系統，我自己到底使用哪一套呢？我自己目前還是主要使用「 Evernote GTD 方法」來做時間管理，所以並非我同時又用 Outlook、又用 Google、又用 Evernote 一起管理，這樣有可能反而混亂。

雖然如此，我也是測試了 Outlook 時間管理幾個月後，才寫下這篇心得，所以裡面的技巧也都是我實際驗證過，對工作確實有幫助的。

0. 整個 Outlook 的任務管理流程概覽

下圖是我在 Outlook 上的時間管理流程，郵件即任務，在收件匣中利用「標幟與提醒」將郵件像任務一樣整理在一份待辦清單，使用「彩色類別」根據情境分派郵件任務，輔助時程與行事曆統一查看，並把不需要的郵件封存移出視野，專注在當下重要任務與工作情境。

而在郵件、任務、時程、工作情境的整理過程中，還可以善用 Outlook 的「快速步驟」讓整理流程更快速完成。

1. 用顏色「類別」做郵件情境分派

雖然 Outlook 上有內建所謂「重要！」的功能，但我實作上覺得單純或過多的「重要郵件」意義不大，而且很多人在寄信給你時就會加上「重要！」，這樣一來所謂標上「重要！」的郵件事實上不一定是真重要。

所以我這邊回歸 GTD 的方法，把收集到的郵件與任務用情境分類，更有實用意義。我為自己在 Outlook 上區分的工作情境有：下一步行動、追蹤、會議討論、有空再說，根據字面意義，就可以了解這是什麼情境要處理的郵件。

每天優先處理完「下一步行動」裡的對我真正重要的郵件，然後定期到看「追蹤」的郵件有沒有進度，在開會時處理「會議討論」的郵件，然後沒有就先不要管「有空再說」的郵件。

這裡我用來分類 Outlook 郵件的功能，則是採用 Outlook 軟體上的「類別」，在軟體工具列上有一個彩色方塊，可以自訂名稱與顏色，建立專屬的類別分類。

為什麼要用類別，而不用單純的郵件資料夾？下面我就來解釋。

「類別」可以幫郵件加上特殊色彩的標籤，讓特殊情境的郵件有特殊顏色，並且在收件匣中改成用「類別排列」，就可以「收納摺疊」不同類別的郵件。

例如我現在需要專注在「下一步行動」，我就可以把其他類別的郵件清單收起來，收件匣看起來就簡潔多了。

Gmail 上也有類似的顏色標籤，有興趣的朋友可以研究：Gmail 如何幫專案郵件自動分類？自動畫重點顏色？

「類別」就是 Tag 標籤的概念，一封郵件「可以加上兩種以上類別」，假如有一封郵件是「下一步行動」，但是又需要「會議討論」，那使用類別就能同時加上這兩個顏色標籤。

但是如果使用資料夾，就只能一個郵件放一個資料夾。

這也是我常說 Tag 標籤更適合數位資料整理的原因：分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯。

而最後一個優點是「類別」不只可以用在郵件整理， Outlook 上的行事曆行程、工作任務、聯絡人也都能加上同樣的「彩色類別標籤」，這樣一來，所有 Outlook 任務都可以用統一標準一起過濾。

例如下圖中我一次過濾出所有「會議討論」時需要用到的郵件、任務、會議資料、客戶資料，這樣開會時就可以方便討論，這樣是不是很方便？（後面我會說明如何過濾。）

2. 用「標幟」做郵件的待辦任務化與延後提醒

有了「彩色類別」來分類郵件的處理情境後，還會有些郵件是「真正的待辦任務」，並且有「截止期限」，這時候我會利用「標幟（紅色旗幟按鈕）」來將郵件任務化。

只要選擇需要變成任務的郵件，然後按一下「標幟（紅色旗幟按鈕）」即可。

這時候還可以將任務化的郵件加上開始與到期日，還可以額外設定提醒我要去處理這封郵件的提示時間。

如此一來，就可以不用擔心延後處理的郵件「被遺漏」。

3. 用工作表統整郵件任務與一般任務

還不只如此，那些加上「標幟」任務化的郵件，還可以在 Outlook 的「工作」頁面看到，工作頁面其實就是一份待辦清單工作表。

那些被任務化的郵件都會出現在這份待辦清單，並且你可以在這裡修改這些郵件的名稱，改成任務行動的說明。

有時候也會有任務不是來自於郵件，這時候可以單獨加入到 Outlook 的工作表上，也同樣可以設定提醒時間。

也就是在 Outlook 的工作表中，讓你不會漏掉郵件或一般任務，尤其某個時間前要完成的事情，都可以在這份待辦清單裡統一管理。

4. 使用資料夾封存郵件

我的原則是盡可能讓收件匣裡是真正要做的任務，把其他不需要的郵件刪除，或是把完成的郵件「封存（移出收件匣）」，這就是「清空收件匣」動作。

這時候我就在 Outlook 中建立一個叫做「封存」的「郵件資料夾」，然後把收件匣裡那些「處理完成的」、「不需要處理但要參考的」郵件全部移動到「封存」。

這樣收件匣就可以保持簡潔重要的狀態，而封存資料夾裡可以找到需要的郵件。（封存資料夾裡也一樣可以加上「類別」做情境分類）

5. 用行事曆輔助管理進度、行程與任務

做到前面的郵件情境分類、任務標幟、郵件封存動作後，基本上 Outlook 裡的郵件應該已經進入一個有效的處理流程了。

這時候 Outlook 裡還可以搭配「行事曆」頁面來同時管理，行事曆上有行程或專案進度（可參考我在 Google 日曆上的專案管理方法），搭配右方工作表看到今天要完成的任務與郵件，就可以妥善安排時間。

你可以在 Outlook 上方的「檢視」頁面，設定好可以同時看到行事曆、工作表的視野。

這樣一來， Outlook 的郵件整理、任務清單、行程安排，就變成一個統一的管理流程了。

6. 建立「快速步驟」來理清郵件

接下來分享一些時間管理上可以進階應用的 Outlook 技巧。

前面有些處理步驟很多，為了節省步驟，可以利用 Outlook 上的「快速步驟」功能，在上方功能列找到「快速步驟」，然後開始「新建」。

我可以建立像是下圖的快速步驟，命名為「完成」，按下後自動執行一系列動作：把這封郵件移動到封存資料夾、並且標示為讀取、清除原本的情境類別、清除原本的任務標幟。

這樣一來，之後無論是任務完成了、郵件在情境下處理好了，我都只要按一下快速步驟的「完成」，那麼這封郵件就會根據流程自動整理好。

或是像下圖中，我建立了一個叫做「有空再說」的快速步驟，他會自動執行：清除原本類別、加上有空再說類別、清除任務標幟、移動到封存的動作。

例如有時候一個郵件任務放了一段時間後，發現不需要也沒時間處理了，只要按一下「有空再說」的快速步驟，這封原本可能有提醒時間的郵件就會自動做好全新歸類。

7. 用搜尋聚焦各種工作狀態

另外也應該好好善用 Outlook 的「搜尋」功能，不過初次使用時 Outlook 編制索引需要一段頗長的時間，在索引完成前搜尋可能都會有些問題。

搜尋最好用的地方有二，一個是直接搜尋客戶名稱、關鍵字，找出需要的郵件，不需要為了專案或客戶特別去做分類。

第二個是用搜尋過濾出前面我設定好的「情境類別」、「提醒任務」，這樣就能更聚焦在某個情境，例如一次看到處於下一步行動狀態的郵件、行程、工作與聯絡人。

8. 使用 Gmail App 在行動端管理 Outlook 工作流程

最後，就是讓上述的工作流程也可以在行動裝置上使用，我目前發現最好的方法，是使用 Android 上的 Gmail App 來達成。

一個關鍵的原因是手機版的 Outlook 無法同步電腦上製作的工作表，但是 Google 的 Gmail 登入 Exchange 帳號後卻可同步 Outlook 上的工作表！（教學：Gmail App 開放 Exchange 信箱、日曆、聯絡人同步）

而工作表是我這個流程中最重要的任務清單，所以我在手機上使用 Gmail 來管理 Outlook 上處理的時間任務流程。

以上，就是我自己在 Outlook 上實作 GTD 時間管理的流程，提供大家參考，如果你是長期 Outlook 用戶，有更厲害的方法，也歡迎留言一起討論分享。

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