本篇原文來自《The Next Web》，作者 Denis Duvauchelle 是提供在線協作服務「Twoodo」的創辦人和 CEO。
《TO》導讀：沒錢租辦公室？想跟分散各地的朋友們一起實現創業夢？不管是金錢成本，還是時間、地理成本，這些在以前都是難以解決的事。不過現在有了網路、雲端、傳訊軟體、社交平台等，遠距工作成為了一項低成本的選擇。本文作者 Denis Duvauchelle 就和旅居香港、巴黎、上海等地的朋友使用了遠距合作，成功創辦了在線協作服務「Twoodo」。
隨著網路科技越來越發達，越來越多企業、員工已不需要「待」在辦公室才能工作。傳統的辦公模式正逐漸消失，取而代之的是更多元的工作模式。還認為傳統辦公方式比較好的管理者、員工，不是跟不上時代的老古版，就是團隊可能出現了一些問題了。
遠端（Remote）與分配工作模式（Distributed）的差別：
遠端工作模式，即員工即便在不同地方辦公，也只是在不同的辦公室工作，工時還是一樣長
分配工作模式，則是員工可以在任何他們想工作的地方工作
知名工程師 Bob McWhirter 說，遠端工作模式創造更多問題，而工作分配模式則減少很多不必要的麻煩，包含遠端工作模式的問題。幾乎所有團隊使用工作分配模式都可以感受其好處，但往往還是有很多人不願意嘗試。「遠端工作模式一點都不好玩，在工作分配模式下工作才真的棒！」
對許多使用筆電在外工作的人而言，他們可能不會同意「遠端工作會降低效率」，當然，事情都是一體兩面的。以下幾點是遠端或分配工作模式可能面對的問題或處理方式：
1. 人力招募方式
2. 團隊面對面的時機
3. 建立起團隊的默契、文化、忠誠
4. 時差、工作排程
5. 調整團隊規模
6. 專案管理
7. 團隊溝通模式
8,. 建立法律規範
9. 管理風格
解決上述問題的方式並沒有標準答案，每個團隊都應該建立一套營運模式，讓所有員工可以更有效率的工作，而這些都是管理者的責任。
- 如何「克服遠距、創業成功」
作者談到，他的團隊一開始使用的是傳統的遠端工作模式，而非分配工作模式，但因為成員普遍認為遠端工作模式沒有效率，所以作者就毅然決然作出決定，採取工作分配模式。接著分享本篇作者的個人工作經驗談，以及他歸納的十點，看他如何把團隊從遠端工作模式，調整為工作分配模式。
1. 再忙還是要見面
2. 妥善運用 SMART 分析
3. 試著了解團隊中每個人的想法
4, 有成就別忘了慶功
5. 培養團隊文化
6, 永遠記得團隊目標，而非關注細節
7. 懷抱開放的心胸
8. 雇用自己信任的人
9. 要有代表
10. 有問題馬上處理
一、見面問題
一開始最大挑戰不用說就是「見面」。因為時差問題，團隊往往不能好好討論一些重要議題。「但我們還是克服種種困難，一步一步朝著夢想前進，產品也逐漸成形。」
作者認為，面對面的互動、溝通是絕對必要的過程，因為線上會議常常會造成一些訊息遺漏的狀況，也會導致一些不必要的誤會，降低效率。
他將團隊的三點解決方案提供讀者參考：
1. 每週至少要安排一次線上會議，而且要確定大家的精神狀況都穩定，可以全心全力投入不會受到打擾。
2. 下一個方式則是，將所有相關資訊上傳雲端，讓團隊成員彼此都可以知道計劃的最新進度與發展。
3. 最後「沒有什麼比大家的向心力與熱情重要」，一個充滿幹勁的團隊，能超越所有困難挑戰，完成許多看似不可能的任務。
二、團隊文化
「形塑工作文化是一件相當困難的事情，尤其當創業夥伴都是自己朋友時，尺度拿捏更顯重要。」更困難的是，因為他們的團隊是遠端合作，要建立彼此合作默契相當不簡單。
工作文化為何重要？因為它將在日後各種環境、場合顯示一家公司的樣貌、氛圍，他人是否願意合作的潛藏因素。
為了形塑公司文化，作者每天都會找出一些事和鼓勵成員的話激勵彼此，並大量使用正向語言與同事互動。而只要完成一項任務，總是要問自己，剛剛完成的計劃自己是否真的非常滿意、喜愛。並時常提醒大家當初創業原點，讓團隊以開心的步伐前進。遠端合作因為缺乏即時互動，身為一位經營管理者更需要留意團隊文化的培養。
三、團隊紀律
創業團隊的工時很長已經是個公開的秘密。很多情況下，團隊成員都是同時兼顧全職工作與創業計劃，如何取得兩者平衡非常關鍵。因此作者團隊遵循 SMART 分析法分工合作，且達到不錯效果，因為可以明確了解工作的輕重緩急，讓整體運作更有效率。此外，參與感也是新創團隊的重要元素，可以讓大家更為凝聚。
所謂 SMART 分析法代表的是：Specific 目標具體、Measurable 可以衡量、Attainable 可以達成、Relevant 與其他目標相關、Timebound 要有明確時效性。
舉例來說
Specific：目標為提升推特瀏覽人數
Measurable：提升的人數越多越好
Attainable：使用 TweetAdder 幫助達成目標
Relevant：提升追蹤人數將有助於擴大平台增加影響力
Timebound： 一周內要達成人數成長目標
四、組織活化
新創團隊最怕的就是遇到問題時停滯不前，當面對挑戰時，一定要以非常快速的心態面對並處理。拖越久問題只會越複雜，即便遠端合作要及時處理問題可能有所困難，但還是要有這樣的觀念與作為；要時常與夥伴保持連性，增加組織彈性。
五、尋找優秀人才
隨著公司不斷發展，人力需求提升，需要找更多人加入，但要注意的是，人才絕對是公司存續的重要關鍵，所以如何找到對的、合適公司的夥伴是很重要。
以作者公司為例，因為一開始是從朋友圈開始創業，當要擴張找外面的人加入時，可能會面臨找錯人或找不到人的情況。需要留意的是，高學歷、優秀人才有時並不一定適合彼此，找到能合作愉快的夥伴比較重要，最好也要有相關經驗，像具有願意挑戰新事物的新創公司心態，如此就能馬上進入狀況助團隊一臂之力，讓公司更進步。
看完以上十點，總結來說，遠距分工的組織，要將距離轉換為合作優勢，讓大家會因為距離、時差，而努力把握得來不易的討論機會，而讓團隊運作更有效率。而身為一位遠距團隊的經營管理者，一定要徹底、準確地執行管理工作，做到比辦公室工作模式的管理還要好，讓每位成員發揮最大價值，完成目標。
- 延伸閱讀：
（資料來源：The Next Web；圖片來源：Ludovic Hirlimann，CC Licensed）
Source: techorange.com
