讀到 Inc. 上一篇文章:「The 1 Hour Weekend Activity That Can Totally Change Your Week (週末的一個小時行動可以完全改變你的一週)」,覺得深有同感,因為這正是我近年來貫徹執行的方法。
週日下午,花一個小時擬好下週計畫。這個時間支出獲得的收益,將會非常值得。
每個週末花一個小時做計畫,效果是什麼?
如果你「完全休息」,很有可能等到放假結束,你只會更焦慮。(可以參考我寫過的,「善用週末假日「克服工作壓力」的四個有效方法」的文章)
我覺得「每週末花一個小時做計畫」是更有效的「放空」!
不要腦袋空空、行動空空的放空,而是把心的焦慮放空,把過去的挫折放空,但重新填補好未來留出來的空位,校準方向,我就可以在下一週開始時用「飽滿」的戰力迎戰。
如何用一個小時做出有效計畫?關鍵四步驟
但是,我從這幾年的執行過程中也發現:「計畫不能隨便亂做」,如果只是單純列出下週要做什麼,然後一樣都做不到,那這樣的計畫也只是讓自己更焦慮、更忙亂而已,反而浪費了更多時間。
Inc. 的文章提出了週末一個小時做計畫的「四個關鍵步驟」,我應證自己的經驗也非常贊同,一定要有這四個步驟,才能做出有效計畫,下面我就用我自己的心得來分享。
- 1. 反省前一週的行動
1. 不只是檢查工作任務完成度
2. 檢查我的整個生活
3. 檢查我的心理狀態
4. 檢查我的關係
5. 檢查我的目標完成度
6. 找出問題
7. 設定解決辦法
首先我會先回頭反省一下「上一週的行動清單執行狀況」,看看哪些任務被完成?哪些任務被拖延?哪些任務出了錯誤?又新增加了哪些任務?有哪些專案還有步驟要持續推進?
我也會檢查自己的 Evernote 筆記收集箱,看看我針對上週的工作與生活記錄了什麼心得?有什麼發想?有什麼疑惑?
不過重點不是光看就好,這時候我會用「 KPT 原則」,去思考:「如果上週有這個問題,那下週我準備如何解決這個問題?」
在這個步驟的最後,是把上週需要解決的工作、生活、個人問題的「解決步驟」列出來,準備最後排入行動清單。
- 2. 清空大腦
1. 列出所有你想做的事情
2. 列出你所有的煩惱
3. 列出郵件、即時通、筆記本裡還沒解決的事情
4. 勾出你最最想解決的事情與煩惱
接著我會放下上一週的所有失敗(因為已經整理好了),然後開始不看所有東西,單純探索我的大腦內在,看看有沒有我想做的事還沒寫上筆記?有沒有我的煩惱還沒寫出來?(可參考:解除壓力與焦慮的大腦 SPA 筆記術,起碼每週做一次)
大腦內在探索完了,我再去檢查郵件、即時通、筆記本,有沒有還有漏掉的事情。
在清空大腦階段可能會「挖出」很多想做的事情,不過我們是沒有時間都做的!所以這時候可以先從清出來的事情中,幫自己覺得最重要的事情與煩惱打上記號。
- 3. 檢查一遍下週行事曆
1. 知道哪些時間已經被工作、社交、家庭佔用
2. 為自己的健康與休息留出時間
3. 知道自己還剩下多少自由時間
清理了上週結束後要延續到下週的行動、清理了大腦中新的煩惱後,在決定真正要做什麼事情之前,我會看一下下週的行事曆。
看行事曆的好處有兩個,一個是我的「進攻型行事曆」習慣,可以讓我知道事先已經安排好的下週重點工作是什麼,這週是否偏離目標,這樣重新校準目標會更容易。
第二個是從下週已經安排好的專案進度與行程,我可以知道我下週還剩下多少可以運用的時間。
知道自己還有多少時間可運用,這樣看著前面步驟 1 與 2 清理出來的任務,就會知道要取捨到什麼程度。
- 4. 決定下週行動清單
1. 整合步驟123
2. 決定下週要完成的目標
3. 設定每天要推進的主要行動
下週要把有限的籌碼, 投注到哪些標的物上?
有「任務清單」是一回事,但真正重要的是「我選擇採取哪些行動的清單」。
所以我才提議試試看「135 行動專注清單」,很多人說我的任務比這多耶?但問題是你沒有那麼多時間,列出所有任務又怎樣?我們要知道的是「優先專注要行動的是什麼」。
小結:
- 如果你是搜尋而來,說不定你想找的,還想學的是:
1.善用當下時間讀完:從讀不完的稍後閱讀轉念:當下讀完,當下處理
2.練習從不完美行動開始:不完美,效率大加倍:雜亂拖延少做點讓你更有生產力
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