如果工作沒有郵件：電子郵件引發效率低下

原文由LearnasLead.com首席執行官Shayne Hughes撰寫，受到郵件低效的影響，他們在公司內部推行了一周無郵件辦公。在絕大多數公司裡，內部郵件佔了所有郵件的1/2甚至3/4。讀郵件、處理郵件、管理郵件、整理郵件、回复郵件，消耗了員工大量的時間，每天還要多次從無數封郵件中查找公司的內部郵件，公司的郵件絕對不能漏掉。更甚，電子郵件並不是解決處理問題和抓住機遇的最佳媒介。雖然發件人可以向收件人快速提出問題，但是卻不能快速得到回复。一般的郵件來往幾封之後，雖然信息量很多，但是內容不條理、不清晰，如果抄送的人過多，最後會收到更多信息，更不好操作。為了解決這個問題，我們決心染上“集體電郵功能紊亂症”，即一周內不收發內部郵件，來提高公司運行效率和同事之間的友誼。電子郵件時解決問題最糟糕的方式。我無數次看到企業領導不採取直接對話的方式而是採取電子郵件的方式來解決問題。同時，用電子郵件來解決衝突大部分是失敗的，花在編寫郵件上的時間太長，而且還會損失一定的信用。 電子郵件不是一個溝通工具。 我學到的第一條就是：電子郵件只能助長懶惰和不動腦筋。我們把問題寫在正文裡，然後點擊發送——“吶，現在問題是你的了”。作為收件人，在進行下一步之前，要先搞懂這封信的前提條件、缺失信息，然後在花時間來編寫郵件。不如直接對話。我們感到很輕鬆，因為“事不關己高高掛起”。然而這種輕鬆等到對方回复郵件後就會消失，對方也在那一刻感到很輕鬆。不幸的是，人類太懶了。一旦郵件中問題很好處理，我們就會有一種成就感。如果問題不好處理，我們就會去通訊錄中找其他同事來解決。公司中有許多領導都是直接把反饋的問題發給相關員工，不喜歡直接對話來解決。在解決問題的過程中深思熟慮是一項很難的任務。電子郵件的特性讓我們在解決問題時腦海中浮現這樣的問題：“這個問題需要優先解決嗎？找誰解決？”想到後就開始找人解決問題。為了讓對方感到問題的嚴重性，發件人會在主題欄中輸入“緊急”、“讀我”等詞。但是發件人的問題不一定是緊急的，收件人卻認為這是一封緊急郵件，需要快速處理，把自己手頭的問題放一邊，這樣會導致效率下降。利用同事的信任來完成自己的任務，這樣也是不道德的。我還聽到的一個比較普遍的抱怨：公司高層被電子郵件消耗了大量的時間和精力。當我們的大腦被這些瑣事打擾的時候，是不能夠進行深層次、邏輯化思考的。就是因為這個原因，所以我才進行了這次“一周無郵件”行動。畢竟誰都不想都快下班了，發現郵箱裡還靜悄悄地躺著四五封郵件沒處理。 人們之所以沉迷於電子郵件，肯定有原因 第一天結束之後，我就沒有太在意湧入電子郵箱的那些郵件。我感到自己十分冷靜，一個懸而未決的問題湧上心頭：“接下來沒有電子郵件的日子我怎麼安排？” 很久以來我都想試行一系列促進公司發展的措施，但是一直沒有時間去實施，更何況這些措施都很難實現。沒有了電子郵件的打擾，我就可以專心地進行思考，專心地解決這些問題。我決心在上班時間來集中解決公司出現的問題和挑戰。在上班時間段內，整個公司都拋棄了“凡事靠郵件”的思維方式，整個團隊跟打了雞血一樣，精力充沛，精神專注。那些亂用郵件標題的人現在沒了招，只能根據大環境來安排自己問題的優先級。第二天，大家都感到比第一天輕鬆了很多，同時公司的生產率上升了很多。我又開始思考，“電子郵件耽誤了最佳的工作時間。”直覺告訴我，電子郵件之所盛行，就是因為它可以掩蓋我們不想在重要時間段內為解決問題而努力干活的思想。 電子郵件少了，決策更準確了 一周無郵件，不僅讓我們思維活躍，還提高了我們解決問題的能力和水平。當有問題或者事項出現的時候，我們就學會了去問詢他人：“這個問題值得放到團隊開發日程裡嗎？”，而不再出現電子郵件。談話交流給了我們詳細闡述問題的機會，並提高了我們對問題的注意程度。團隊成員之間的互信可以幫助解決問題和增進創新，溝通提高了人們互動的能力。 提高電子郵件使用效率 在為期一個星期的實踐中，我們也發現了提高電子郵件使用率和團隊生產效率的4個方法：