如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本

相信很多電腦玩物的讀者都讀過我的這一篇記帳方法文章：

丟掉記帳軟體與 App ，轉個彎，我養成了記帳的習慣

在那篇文章中，我希望跳脫記流水帳，養成一個簡單、輕鬆、真的做得到，而且也有效的記帳習慣，用 Evernote 筆記就能完成，不一定要用到複雜的 Excel 記帳表格，因為我的切入角度是：「理財計畫的目的不是流水帳，而是金錢規劃」。

所以我的記帳方法裡，相較於每一筆花費，我更專注於收入與支出之間的最後「平衡分配」，還有是否達到最終的「存錢計畫」，準確掌控有餘裕的「閒錢額度」。而這樣的記帳方法，我想到還有一個工具頗適合來管理，那便是「 Trello 」。

為什麼 Trello 也適合進行理財計畫？

Trello 是很棒的「進度」管理工具，另外透過看板也便於「鳥瞰」整個計畫。

上述兩個特點剛好很適合我的記帳理財想法：

透過收入與支出的「進度」管理，達成「存錢目標」，並且可以從「鳥瞰」看板隨時掌握「彈性的閒錢額度」。

下面就讓我直接分析自己的「 Trello 年度理財計畫」看板，我用一個看板來管理「一整年度」的記帳過程，這樣才不會太瑣碎，想要深入探究的朋友，除了我的圖文解說，也可以直接打開我的「 Trello 年度理財計畫看板範本」參考。

而還不了解 Trello ，但看到下面的理財方式覺得很適合你的朋友，建議先閱讀「為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序」一文，了解完整的 Trello 應用功能。

一、四大理財列表：

我經過一段時間的測試、打磨，最後我用四大理財列表來管理一整年的理財計劃，如下圖所示，由左自右分成：

年度收入清單：把各種收入來源紀錄與統整。
年度固定支出：把固定的費用支出做統整，也方便下一年度複製這張列表。
年度存錢計畫：有了收入扣除支出的「進度」後，就可以推出存錢計畫的列表。
重大額外支出：然後最後準備一個補充列表，紀錄額外閒錢的支出。

這個列表安排最重要的就是往右推進進度：先開源，然後節流，有了多餘的金錢後就要擬定儲蓄計畫，最後把儲蓄完後多餘的錢再做妥善利用，金錢由左至右，就在一個專案進度中層層管理與應用。

二、「收入薪資列表」如何運用？

首先在第一個列表中，我用卡片記錄自己的各種收入，但收入在一年中可能從不同的時間點匯入，這時候應該怎麼記比較好呢？

我的記法是這樣的，例如幫「講座課程」這個收入項目開一張 Trello 卡片，進入卡片中，用「待辦清單」的方式，把已經完成講座並準備收取的款項一一列入清單，收到後就打勾，並且在卡片標題加總目前總收入額度。

這樣做的好處是，待辦清單還可以提醒我哪些款項收了，哪些款項尚未領取。

這裡運用了卡片與待辦清單功能，如果你不知道怎麼操作，可以參考：「為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序」。

我用卡片管理幾大類型的收入，在卡片上直接加總這項收入的總金額，直接就寫在卡片上。

這邊確實就是要自己計算，沒辦法像 Excel 或記帳 App 那樣自動加總，但因為是陸續累加的，每次只要多加一筆最新收入金額而已，其實實際運作時，算起來並不難。

三、「固定支出列表」如何運用？

接著進入固定支出列表，如果養成這個記帳習慣，這份列表可以從前一年度的 Trello 列表中直接複製過來，不用每次都從頭新增。

在這個列表中，首先我會一張一張卡片列出生活水電保險的支出金額，每張卡片裡，一樣用待辦清單去羅列每隔兩三個月的水電瓦斯帳單，然後加總在卡片上。

然後在 Trello 中我一樣不記流水帳，而是用「丟掉記帳軟體與 App ，轉個彎，我養成了記帳的習慣」這篇文章提到的方法，每個月給自己一筆生活開銷金額，一般消費盡可能控制在這筆金額內，這樣不用記帳也可以控管支出。

所以我會列出像是生活費、娛樂費這樣的卡片，一樣在裡面用待辦清單的方式記錄每個月給自己多少額度，然後加總在卡片上。

如果這邊真的需要記生活開銷流水帳，可以搭配「Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用」的方法，用 Google 表單來記，然後把 Google 試算表連結到這張 Trello 卡片中即可。

在支出列表最下面，一樣新增一張卡片是總支出的加總金額。

這樣左右兩個列表並列，從總收入多少？到總支出多少？就一目了然，知道自己多出多少金額可以利用。

四、「存錢計畫列表」如何運用？

有了多餘的金額，就進入第三章列表：存錢計畫。

我會用每張卡片代表一種存錢計畫，例如定存、儲蓄險、特殊投資等等，各用一張卡片，卡片上註明這個存錢計畫目前的年度累積金額。

然後一樣在卡片內用待辦清單的方式，記錄每一筆儲蓄或投資，例如下圖中的定存卡片，就用待辦清單記錄什麼時候存進多少錢，而卡片上則是總金額。

同樣的，列表最後，我會再新增一張卡片，加總存錢計畫的總儲蓄金額。

不過這裡我會再增加一張或兩張「特殊存錢計畫」卡片，用來應付某些「特殊大型花費」的預先儲蓄，例如我要帶家人去日本玩，需要預存一筆錢，這時候就可以新增一張特殊存錢計畫卡片，裡面用待辦清單紀錄目前的資金達成度。

五、「額外支出列表」如何運用？

最後，則是在收入扣除支出與儲蓄後，還會有一些閒錢可以彈性運用，我就新增一個「額外支出列表」來管理這些彈性額度。

有些會超出每月生活費用的大花費，像是出國去玩，或是購買大家具，這些我就會用額外的閒錢來管理，列在額外支出列表中。

最後從左方的列表開始，總收入扣除總支出，再扣除存錢，最後就在第四列表最下方，列出「總閒錢彈性額度」的金額，這樣我就能很清楚的知道自己還有哪些彈性？是要多存一點錢？還是可以擬定一個新的花費計畫？

這樣，一個簡單有效的理財計劃就完成了。

六、Trello 上的延伸理財技巧：

1. 不計算零頭，因為不是記帳

除了上述的 Trello 列表管理外，還有一些實際使用時的小技巧，我也羅列如下跟大家分享。

首先我不太在意零頭，因為我的目標不是流水帳，而是達成存錢計畫，以及有效的花費即可。

2. 每一列下面用卡片總計，隨時加總或扣除

雖然 Trello 沒有加總功能，但用一張特殊卡片在列表下面加總，其實需求就可以滿足了，也不會太難，因為是陸續添加，陸續加總，並非要每次都重算一遍。

3. 用顏色標籤標註特殊項目：總計、特殊花費

為了讓某些特殊卡片更顯眼，我會用 Trello 的紅色標籤標明加總的卡片，用黃色標籤標明特殊花費的卡片。

4. 可以連結 Google Drive 的記帳表單

如果需要記流水帳，也可以從 Trello 卡片向外連結 Google 的記帳表單，這裡的技巧可以參考：Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用。

5. 可以插入帳單照片

因為 Trello 卡片可以插入圖片附檔，如果你想附加帳單或信用卡單，也可以用插入附檔的方式完成。

6. 可以拖曳卡片改變順序與位置

Trello 的卡片可以拖曳到不同列表，這就有了進度管理的用途。

例如我在存錢計畫儲蓄的「旅行預算」，達成目標準備出發後，就可以把卡片直接移到額外支出列表，這樣不用重記，立刻就能加總。

7. 用時間提醒來提醒繳款日期

有些固定支出可能是有時間的，例如幾月幾號要繳某個款，這時候可以利用 Trello 的時間提醒功能，在這張卡片加上提醒。

8. 搜尋某次大花費

而當紀錄的項目多起來，或是有好幾個年度的看板時，可以利用 Trello 的搜尋功能，找到某張卡片，看到當時的花費。

9. 匯出 PDF 檔案

不過我自己使用 Trello 的心得時， Trello 比較像是專案執行工具，但還是不太適合做長期的資料庫，所以如果完成年度理財計畫，想要匯出資料，可以匯出成 PDF 檔案，放到你的資料庫去長期保存。

10. 很適合家庭多人協同合作

別忘了， Trello 是很棒的多人協同合作工具，也就是說我可以把這個理財看板，分享給家人一起管理，這樣就可以做成家庭理財計劃了！

這和我之前建議的另外一種方法：「我的家庭記帳方案：實作 Google 雲端記帳一個月心得」，有異曲同工之妙。

11. 如何把我的範本轉移到你的 Trello 使用？

最後，如果你看完上面的圖文教學，想立刻實際做做看，你可以把我的「電腦玩物年度理財計畫範本」直接複製到你的 Trello 使用喔！只要打開「電腦玩物年度理財計畫範本」網頁，在右方功能面板中，選擇「複製看板」，就能把我整個範本移到你的 Trello ，你就能好好研究與拆解了。

以上，就是我用 Trello 完成的年度理財計畫，在網頁版與 Trello App 版中都能順暢使用，推薦給大家，歡迎大家一起來討論 Trello 的創意用法。