連假後雜事大爆炸，試試 GTD 四個最簡單上手的無壓工作技術
商業工作上確實有些壓力是我們無法掌控的，例如雜事多到做不完，帶來無盡的煩惱擔心。例如總是被很多意外打斷工作，導致效率愈來愈慢。但如果想要沒有雜事、不被打斷，這對上班族來說其實有點天方夜譚。
那怎麼辦呢？我在前個春節結束時寫了一篇：「如何擺脫假期症候群？收假前我會用一個小時列煩惱決策清單」，今天要來繼續延伸這個主題，列出更具體的方法與可以使用的工具。
同樣身為上班族，我深知要沒有雜事、不被打斷、只做要事，基本上是不符合現實，尤其是連假結束後開工，一定又累積了許多郵件、即時通等新任務，一定會更容易出現許多工作上的意外。
這時候，身為一個上班族，沒辦法立即改變這個現實，那麼我們能做的，就是在雜事大爆炸、意外頻頻中斷工作的情況下，還能「無壓的工作」。
但是這有可能嗎？知名的時間管理方法 GTD（ Getting Things Done ），在其第一本經典著作的副標題上，就用了「無壓工作的藝術」這樣的書名，在 GTD 的思維裡，「想要沒有壓力」不是來自於現實沒有壓力，也不是來自於某種神祕信仰或心靈超脫。
而是來自於利用一套工作流程，讓雜事、意外都不構成大腦的壓力。
而且這套「讓大腦沒有壓力」的工作流程，可以簡化成讓一般上班族也可以快速上手的工作流程，今天我就要以自己的實踐經驗，跟大家分享。
1. 清空大腦：
連假後一開工，郵件收不停、即時通傳不停，甚至可能電話也響不停，很多累積的工作雜事都會在這一時之間湧現出來。
但是，想也知道我們不可能一次處理好所有任務，這時候腦袋中就一直累積著還有這沒做、還有那沒做，愈積愈多，大腦的壓力也就愈來愈大，當大腦愈混亂，工作效率也隨之降低，並且更容易漏掉事情沒做。
這時候，其實解決的第一步很簡單，想要讓大腦沒壓力，就讓大腦不要去記住其他該做的事情，讓大腦專心處理眼前那一件事情就好。為自己準備一個紀錄工具，例如筆記本、待辦清單，然後把所有「我這個當下沒辦法做」的事情，全部從大腦移出，放入紀錄工具，讓大腦沒有壓力的忘記他們。
2. 排入流程：
不過，雖然我們知道不可能一次把所有事情完成，但我們也知道，這些事情必須陸續完成，現在沒辦法做，以後某個時候就要做。尤其連假結束後，會有很多新的意外任務跑出來，干擾了我們原本的工作進度，於是我們更會焦慮這些某個時候必須要做的意外任務。
第一步我們讓大腦忘記他們，但光是忘記還不夠，只有忘記的話就只是逃避，而大腦會依稀感受到我們有很多尚未決定、很多尚未處理的任務，雖然不記得是什麼，但記得有很多很多。這就會成為一種更大的壓力，隱隱覺得自己很多事情沒有上軌道。
所以第二步也很簡單，把那些從大腦忘記，放入紀錄工具的雜事，一一的排上「流程」。也就是那些當下沒辦法做的事情，不只記錄下來，更要排入「某一個要做、適合做的時候」。
這時候大腦就可以真正徹底的忘記他，反正這件事已經在流程中，時候到了再去做就好。
什麼是這樣的流程呢？可以是「時間」，例如兩天後、下個禮拜處理。可以是「情境」，例如開會時處理、零碎時間處理、打電話時處理。可以是「專案」，例如在專案進行到某一步驟時處理。把所有忘記的雜事，再排入上述某一個流程中，這樣就真的不怕忘記，只要流程一到，自然就可以處理。
3. 建立清單：
上面兩個步驟，會幫助你累積出一張一張的清單，可能是這禮拜最重要任務的清單，可能是打電話給客戶時一定要問的幾個問題清單，可能是某個專案的各種意外任務重新排程的清單。
讓每一件雜事、每一個意外，都一定在某一張清單的某一處。
這樣一來，大腦就真的不用記住什麼，不需要怕忘記有某件事沒做，也不需要擔心這件事情沒有安排好去做。因為這一張一張的清單，已經為你大量爆發的雜事、意外，重新做好了工作流程的整理。
當然，我們還是無法一次地完成所有的雜事、一天之內處理所有的意外，但起碼我可以「無壓」的處理他們，因為他們已經在一個我不用自己空擔心的流程上。
4. 分解行動：
而如果要讓這樣的「無壓工作流程」更加徹底，讓大腦真正從雜事的煩惱解放，甚至讓各種意外中斷都不影響工作效率，那麼還有最後一步要做，這一步就是：徹底分解一個雜事的每一步行動，要分解到「大腦盡可能不殘留需要記憶思考空間」的程度。
這是什麼意思呢？當一件意外任務發生，比方說客戶臨時要求重新修正企劃書，這時候並不是只把這件事排入某個流程清單就好，還要徹底分解這件事到大腦不需思考的程度。我可以分解這件事成幾個行動：列出客戶修正要點、調查其中一點的正確性、詢問主管是否答應客戶要求、進行企畫書修正、把改好企畫書先給主管看、再次請客戶確認企畫書等等。
也就是說，面對新的雜事、意外，要把腦袋裡所有能夠想到要做的具體一步一步行動，一一拆解出來，拆解到每一步都是不能拆解為止，這樣大腦就不殘留任何需要記住怎麼做的空間，到時候只要依照清單完成即可。
這樣做的好處就是，大腦一方面更加沒有壓力，因為真的沒有什麼要繼續煩惱或記住的。另一方面，就算我一直被打斷，但這份拆解得很詳細的清單，會告訴我做到哪一步？接下來可以做哪一步？不用擔心大腦因為被打斷而打亂了思考能力。
小結：
這就是「無壓的工作技術」，把大腦所煩惱的各種壓力，全部放入一個外部的系統中，包含大腦要記住的事情細節、處理時機、流程步驟，全部拆解出來，變成一個看著做就好的系統。
這樣一來，即使連假後雜事大爆炸、意外中斷頻頻發生，也可以讓自己保持相對無壓的工作流程。
而且這四個步驟，其實都很簡單，如果你想實際操作，還可以參考我下面介紹過的適合的工具：「Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐」、「如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享」、「Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學」，或是試試看任何一種待辦清單軟體：「20 種待辦清單 App 軟體推薦：評論不同需求時間管理利器」。
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