Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版

GTD，是「 Getting Things Done 」的縮寫，可以直翻為「讓事情完成」，是由 David Allen 提出的一套非常有系統的時間管理方法，他的經典著作書名直翻為「搞定：無壓工作的藝術」，可以看出這套方法不只可以用來管理時間，更重要的是提出一套讓人生可以順利達成行動，透過行動不斷成長，減輕我們工作與生活壓力的方法。

我在電腦玩物中雖然沒有直接介紹 GTD 方法，但其實我的許多文章裡都包含著 GTD 的精神與技巧，相信有這方面涉獵的朋友一定都看得出來。我也曾經從各種角度用 GTD 概念去管理數位工作，例如「把 Gmail 做 GTD 改造」、「把 Mac 檔案系統做 GTD 改造」。

而最近我去上了張永錫老師的《國際授權GTD研習會》，有來自 David Allen 團隊的專家現場指導，甚至 David Allen 團隊為每種工具制定了各自一本 GTD 設定手冊，其中包含我常用的 Google 系統、 Evernote 系統，兩天的課程下來，對 GTD 的時間管理流程有更深刻具體的體悟，於是也引發了許多新想法。

身為多年的 Evernote 使用者與 GTD 實踐者，我長年用 Evernote 來當作 GTD 時間管理與行動管理的中樞，所以當課程上看到 David Allen 設計的 Evernote GTD 設定手冊後，當下就覺得心癢，想要自己也來寫一篇教學。

今天這篇「 Evernote 中的 GTD 方法教學」，就是我自己多年來嘗試後， 2016 年目前的流程（註明時間，是因為以後一定還會進化改變），和 David Allen 所提供的設定手冊有相同也有不同之處，本來工具與方法的搭配就是因人而異，而我相信這樣的分享，對提供大家一個「方法參考」一定有幫助，甚至無論你是不是使用 Evernote 都會有幫助。

0. GTD 精神與 Evernote 價值非常契合：

我目前對 GTD 方法的理解是他提出了下面五個時間管理步驟：

「1. 捕捉」：你必須清空大腦，盡可能把引起你注意的事情捕捉下來，放在集中的收集箱，並且盡可能 100% 的收集。

「2. 理清」：對每一件收集的事情進行思考判斷，是不是可以採取行動？還是要放入參考資料庫？她的下一步行動是什麼？他的預期結果是什麼？

「3. 整理」：組織下一步行動清單，按照適合你的方式分類，重點是讓你可以隨時因時制宜，知道現在可以採取什麼行動。

「4. 檢視」：你必須常常查看清單，養成每日每周檢視清單的習慣，完成回顧、清空、更新等動作，定期安排好未來一周或兩周的行動。

「5. 執行」：如此一來你的系統就會值得信賴，你就可以依靠這個系統安心地去執行設定好的任務，並更專注在重要任務上。

我的理解裡 GTD 方法有三大精神：「清空大腦、下一步行動、自我檢視」，這其實也是 Evernote 工作法的核心理念。

清空大腦是說不要讓大腦負擔記住事情的壓力，而且最重要的是大腦根本也記不住，所以需要「收集箱」、「待辦清單」、「參考系統」的外部系統（這也是核心時間管理工具的組合，可參考：幫你的時間管理方法健檢，如何挑選時間管理工具？），去釋放大腦的壓力，讓大腦專注在他真正擅長的事情：「思考」上面。

而這個精神，正是我常常說的「 Evernote 第二大腦」的概念。

更進一步的， Evernote 不僅是一個強大的「捕捉」工具，而且也可以透過筆記術的整理來釐清「下一步行動」，並且善於搜尋，也善於「檢視」過去的收集與行動，讓我們「記住，並且下一次做得更好」。

所以要在 Evernote 中實踐 GTD 方法，是非常順其自然的事情，也可以幫助你的 Evernote 應用與時間管理能力大幅加分，下面，我就要以 GTD 的時間管理流程，來分享我目前的 Evernote GTD 方法。

1. 如何用 Evernote 捕捉？

Evernote 在大多數人認知中就是一個非常強大的捕捉工具，可以隨時捕捉任何我想到、我看到、我聽到、我需要的事情，也就是收集任何引起我注意的東西。

我自己會在 Evernote 中建立一個叫做「00 收件匣」的記事本，然後隨時把我想要測試看看的工具、我想看的網頁文章、公司交代的任務、我想到可以做的任務或專案、單純的願望、單純的靈感、想買的東西、想看的電影、對人生的反省，總之任何引起我興趣，在我腦袋蹦出來想要、需要做的事情，全部第一時間捕捉到 Evernote 中的「00 收件匣」。

然後用下一步會教的「理清」與「整理」步驟，再從收集箱分派到適合的記事本或標籤中。

而 Evernote 內建的網頁擷取、快速筆記、錄音、拍照、手寫功能，方便我捕捉腦袋與世界中的萬事萬物，並且用「最快速順暢」的方式來捕捉， Evernote 強大的捕捉能力與相應方法，我在下列文章中有深入介紹：

想到就捕捉進 Evernote ，其中有些任務很明確就當下進行第二第三步驟的理清與分類，但也有很多是不明確的，這時我都先放到「00 收件匣」，先不分析、也不整理，每天定時打開收件匣，去清空與理清裡面收集的「雜念」即可。

但這樣一個單純的「全面捕捉」流程，真的可以讓大腦清空，釋放大腦的壓力，而且當我需要想起任何事情或任務時，我知道東西就在 Evernote 裡，我一定找得到。

2. 如何用 Evernote 理清？

但是如果只是捕捉，那最後只是變成一堆無用垃圾，甚至會造成你的資料庫壓力，所以 GTD 的第二步驟「理清」，在我的 Evernote 工作法裡也非常重要。

我之前在討論如何建立有效的資料庫時，曾經提到收集時一定要「寫下我為什麼想收集這個東西的原因」，這個動作就是為了「理清」來做準備，甚至有時候他就是一種理清：

活用資料庫的資料收集法：試試加上這四個關鍵步驟！

當我可以有效的捕捉後，我會每天打開收集箱，去「理清」這些收集進來的零散想法、任務與資料，除了發現不需要的多餘收集可以直接刪去外，剩下有需要的事情， Evernote 的筆記格式就是最好的「理清」空間：

就直接在筆記裡「加上」可以如何執行？「寫上」這個任務或事情預期的目標結果是什麼？然後收集的事情，就可以直接在筆記內變成真正的「下一步行動」。

我來示範一下實際流程，例如這篇文章一開始就是來自於一個簡單想法的捕捉。

接著每天清空收件匣時，開始對這個想法做理清的動作：

如果Evernote 與 GTD 很契合，那我可以做什麼？列出待辦清單
我對 Evernote 結合 GTD 方法有什麼想法？寫出我的期待結果

於是一個任務就從捕捉到理清，在 Evernote 中誕生，這時候我會在筆記標題做些修改，把「下一步行動」寫到標題中。

上述流程，使用到我在電腦玩物分享過的「三層筆記法」，如果你還想把任務分析得更嚴謹，還可應用「表格思考術」，這都可以直接在 Evernote 裡完成理清的動作。

3. 如何用 Evernote 整理？

把不需要的事情刪除，把參考的資料放入參考資料庫，那麼理清後真正要執行的「下一步行動」要如何整理呢？這時候我不會另外謄寫到待辦清單，而是直接就把理清好的任務，在 Evernote 裡完成整理，我覺得這樣更直接。

是參考資料，自然放入 Evernote 的參考記事本中，這個大家都好理解。而如果是需要被執行的下一步行動，我也用記事本、標籤與記事連結三大功能完成分類排程，我的用法是：

標籤：把行動分類到專案（例如每一本書的製作專案），把行動分類到特殊情境（例如稍後閱讀這樣的情境）
記事本：用來分類一般情境（我區分出工作任務、生活任務、部落格任務，以及我與其他人合作的不同專案任務）
記事連結：構成專案排程，可以把多個任務筆記整理成一個專案筆記。

這樣一來，當我進入辦公室，我只要打開「工作任務」記事本，就知道我在辦公室的下一步行動清單是什麼，可以因時制宜完成任務。

這部分我在之前的「 Evernote 整理術三部曲」中有很詳細地解釋，我的分類方法其實就是根據 GTD 的情境原則來分類，只是加上適合我自己的情況而已，大家可以參考：

對我來說，在 Evernote 中的筆記概分為兩種：「知識」與「任務」，如果是知識，只要丟進我稱為「第二大腦」的記事本，以後用搜尋找到即可。如果是任務，就利用上述的分類方法，排入用記事本與標籤構成的清單中。

而如果是很久之後才要做的任務呢？那就利用 Evernote 的「時間提醒」功能來延後，並在適當時間通知我。

4. 如何用 Evernote 檢視？

為了讓自己更聚焦，保持自己的進度，也為了讓上述的系統運作如新，定期去「檢視」自己的系統很重要，這也是 GTD 方法的關鍵環節，而下面我就來分享我如果在 Evernote 中進行每日與每週檢視，從而排出我未來一週的待辦清單。

首先，整個 Evernote 就是我可以隨時檢視自己的系統，當我工作上遇到瓶頸，到 Evernote 搜尋一下，找出之前類似工作的經驗，就可以立刻作為參考，並且避免重犯錯誤。當我需要靈感時，到 Evernote 搜尋一下，或許很多過往的想法就會浮現。這是一個簡單但有效的「回顧檢視」流程，我在「跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法」一文有詳細經驗分享。

接著， GTD 需要的每日檢視、每週檢視檢視，我也利用 Evernote 的搜尋語法來完成，透過特殊的搜尋語法，可以找出過去一天、過去一週的筆記，這樣一來就可以回顧過去一週做了什麼，並且展望未來的計劃。

這個技巧可以參考：Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學：活用搜尋不只是找筆記

有了每週檢視後，我會在每個週末找一個時間，仔細檢視我這一週的任務完成進度，思考下一週的專案進度安排，然後把下一週的每日任務清單預排在我的「子彈筆記」中，這部分可以參考我的：「子彈筆記術(下) 最簡明的 Evernote 每日任務清單實作」做法。

於是這樣一來不僅在 Evernote 中可以完成檢視，而且也能完成未來一週或兩週的計畫，我就能更信任我這個 Evernote 的 GTD 系統。

5. 如何用 Evernote 執行？

其實「子彈筆記」的擬定，本身來自於檢視，但落點則是在「執行」上，未來一週我每天都是優先打開「子彈筆記」開始工作，聚焦在我已經排好的任務上，然後每天晚上做一下當日檢視，微調明日的子彈筆記清單，這樣任務就能依序推進。

而我在心裡也不用擔心落下什麼任務，因為在前述的捕捉、理清、整理到檢視的系統中，我重要的任務一定都已經落在我的子彈筆記清單上了，這樣我就能安心與專注的執行。

唯一可以補充的，就是列出清單的方法，如何列出有效的每日待辦清單？這時候我最近分享的理性與感性兩種做法值得你參考：

可以幫你製作出「能夠被完成」的待辦清單。