前幾天介紹了:「Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務」後,或許很多免費版的 Trello 用戶開始煩惱「每個免費看板只能開啟一個強化功能」時,應該開啟哪一個最好?
現在不用煩惱了,我推薦大家應該優先試試看這篇文章介紹的強化功能:「 Custom Fields (自訂欄位)」。
「 Custom Fields (自訂欄位)」是什麼用途呢?它可以讓我們在 Trello 看板的卡片中「設計自己需要的欄位」,例如你的任務卡片可以加入「開始與結束時間」,或是加入「完成與否」的選項,你還能在客戶卡片中建立「聯絡人資料欄位」,或是在卡片中加入「金額填寫」欄位等等,基本上想要什麼特殊欄位都可以客製化。
如此一來, Trello 看板就不再只有基本的標題、說明、評論欄位,而可以有更多依據你專案特殊需求來設計的客製化資訊,並且這些自訂欄位資訊還可以顯示在看板列表的卡片正面上,讓參與者更容易、更有規則的回報資料,並看到關鍵資訊。
如果你還不清楚什麼是自訂欄位功能,沒關係,下面我錄製了一段有旁白的解說影片,你看我在 Trello 上直接示範「 Custom Fields (自訂欄位)」的效果,就能立刻明瞭,並且可能跟我一樣,最想立刻開啟他。
0. Trello 自訂欄位設定步驟:
你可以根據我之前一篇文章的教學在 Trello 中開啟「 Custom Fields (自訂欄位)」這個強化功能(教學:Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務)。
接著你就可以在「 Custom Fields (自訂欄位)」的齒輪設定按鈕中開啟「新增欄位」,每一個獨立的看板中,最多都可以新增五個自訂欄位。
例如你可以幫這個單獨的專案看板,建立「開始時間」、「結束時間」、「完成按鈕」、「任務評分」、「任務獲利」,這樣就有五個自訂欄位可以插入卡片中。
在新增欄位時,可以自訂欄位的「名稱」,然後在「類型」上有五種內建類型可以選擇,下面我會用實際範例示範這些類型如何一一應用。
最後,在自訂欄位的設定畫面中,還有一個「卡片正面徽章」的功能,選取後,你的在自訂欄位輸入的資訊就會顯示在列表的正面卡片中。
實際用起來就像下圖這樣,卡片右方會出現「自訂欄位」選項,可以插入你建立好的自訂欄位,並輸入內容。
這時候你的卡片中就會多出這些欄位的資訊。
並且回到看板列表上,也可以看到這些自訂欄位資訊直接出現在卡片正面上了。
1. 自訂任務卡片完成與否欄位,以及完成時間
下面我就以這樣的功能,分享一些實際應用案例,讓大家更好理解這個功能的使用方法。
例如有些任務卡片在完成時需要註記完成時間,並且顯示為完成,這時候就可以利用「 Custom Fields (自訂欄位)」建立這兩個自訂欄位。
管理者預先設計好完成日期(日期欄位)與完成與否(核取欄位)兩個欄位,參與者只要在完成任務卡片後,在自訂欄位插入日期與勾選完成,那麼就能在卡片顯示這樣的資訊。
2. 自訂任務卡片的開始與完成時間
或者你用 Trello 管理工作與生活的專案進度,你想註記專案卡片的開始執行與完成執行時間,那麼只要新增兩個時間欄位,就能在卡片中插入這樣的資訊。
3. 自訂客戶卡片的聯絡人資料欄位
也有很多朋友會用 Trello 管理客戶專案,這時候或許裡面有很多客戶資料卡片,以前客戶資料只能一鼓腦輸入在說明欄,但現在可以用自訂欄位的方式,自訂更嚴謹且更顯眼的客戶資料。
只要善用最簡單的文字輸入欄位,多加入幾個文字欄位,做好項目命名,那麼每張卡片都能嚴謹的輸入客戶的聯絡資料了。
4. 自訂你需要的產品規格欄位
或者你用 Trello 管理專案需要製作的各種產品,這時候你可以利用「 Custom Fields (自訂欄位)」功能,設定好產品的規格欄位,讓參與者可以更準確地填寫資料。
5. 自訂產品與任務評等下拉選單
也或者你用 Trello 來記錄讀書心得,或是在專案管理中需要幫每個任務的成果評分,這時候可以利用「下拉選單」欄位,設定出你需要的評等等級。
這樣當任務完成時,可以插入自訂的評分欄位,讓你從卡片上看到對這個任務的評分。
6. 自訂你的理財卡片金額欄位
或者,大家還記得我之前分享過的「如何活用 Trello 記帳?我的理財計畫心得與看板範本」嗎?如果你用 Trello 規劃理財計劃,或是你的專案裡有很多金額的項目,這時候就利用「 Custom Fields (自訂欄位)」中的「數字」欄位來輸入即可。
只要善用 Trello 最新的自訂欄位密技,那麼以後任務卡片上需要顯示「支出金額」、「計畫開始日期」、「產品評分」、「物品規格」、「客戶聯絡資料」、「任務完成與否」等等資訊時,你不需要屈就於原本簡陋的說明欄,而可以自訂自己的特殊欄位,讓特殊資訊更準確填寫,並且直接顯示在看板卡片正面上了!
推薦大家一定要試試看這個強化功能。
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