使用 Trello 整理 Evernote 技巧，最佳資料收集＋最佳任務排程

這是我之前在電腦玩物寫完「如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學」一文後，有一位愛用 Evernote 也愛用 Trello 的朋友進一步來信詢問的方法：「請問 Esor，如果我已經用 Evernote 收集了很多旅遊必備資料，那我可以用 Trello 來排程 Evernote 筆記做旅程計畫嗎？」當然可以！今天就來介紹這個方法。

這其實是我一直想好好介紹的利用方式，結合兩大便利工具，組合出滿足完整需求的工作流程：

收集工作上的各種資料格式、企劃想法、討論紀錄：用 Evernote
排程任務並連結之前在 Evernote 收集的資料：用 Trello

如果以「 GTD 時間管理」的經典步驟來說，就是：

利用 Evernote 處理他更擅長的「捕捉」與「理清」。然後利用 Trello 處理他更擅長的「整理」和「檢視」。而「執行」就在兩者間透過連結順暢流動。

這篇文章的前因後果：

「前因」：我們也可以單獨使用其中一個工具，同時滿足 GTD 五大步驟，我之前都有寫過文章分享實作經驗，例如使用 Evernote 的話可以參考「Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版」。使用 Trello 的話可以閱讀：「 Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧」一文。但我也常常說，方法不會只有一種，今天這篇文章就是另一種方法。

「後果」：如果你對一個高效率的任務處理流程工具有興趣，推薦你還可以看看我的待辦清單 App 推薦：「20 種待辦清單 App 軟體推薦：評論不同需求時間管理利器」，與專案管理軟體推薦：「免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具」。

用 Evernote 收集任務，用 Trello 任務排程：

那麼，我設想的 Evernote 搭配 Trello 的最佳化工作流程，以及設定步驟如下。

0. 在 Evernote 捕捉任務內容、企劃想法、專案資料：

Evernote 的強項之一就是「捕捉」各種資料，從郵件、網頁、圖片、錄音到文字記錄，都可以用更有效率的方法立即捕捉，例如一封重要郵件剪輯到 Evernote ，會議聽到的重點筆記在 Evernote ，看到專案需要的書籍與網路文章收集到 Evernote 。

並且在 Evernote 中可以合併多封郵件、插入執行計畫、重新整理任務細節，並且把各種任務資料整併成一則筆記，這就是「理清」的步驟。

關於 Evernote 如何收集與理清任務，我很推薦還不熟悉的朋友可以參考：「關於 Evernote 網頁擷取的 9 條收集心法與教學」、「如何有效收集資料？給知識工作與學習者的建議流程」。

例如我之前提到用 Trello 規劃自助旅行時，可以用 Trello 收集旅遊資料，但一定沒有 Evernote 收集那麼方便與完美，可參考：「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略」。

1. 開啟 Trello 的 Evernote 強化功能

接著，我們就來利用 Trello 的排程強項，整理 Evernote 中的筆記資料。

這時候，我們要在 Trello 看板中，開啟「 Evernote 強化功能」，教學請參考：Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務。

2. 用 Trello 排程 Evernote 任務

如此一來，每一張 Trello 卡片中，都會出現「 Evernote 」按鈕，可以快速在卡片中插入 Evernote 筆記。

而善用 Trello 可以建立列表、排程專案進度的優點，「整理」需要的任務情境分配，「檢視」需要的進度檢討，就能在 Trello 原本的卡片與列表排序中進行。

排程這部分，我很推薦參考這篇文章的示範：「 Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧」。

3. 一張卡片多則筆記，一個任務的多則資料

如此一來，就等於是用 Trello 的卡片來重新排序所有需要的 Evernote 筆記資料了。

例如下圖中，我有一個任務是「測試用 Trello 整理 Evernote 」，這在 Trello 中用一張任務卡片來管理，但這個任務需要很多參考資料，這些參考資料在 Evernote 中，我就可以把需要的筆記插入這張 Trello 卡片。

在 Evernote 中，有任務需要的資料、想法、會議、郵件、照片、網頁、錄音。而在 Trello 中就可以用一張卡片把這些資料整理成「一個任務」。

接著回到 Trello 看板，我把這個「測試用 Trello 整理 Evernote 」卡片，排入「今日要事」列表，這樣就等於同時幫裡面的那幾則 Evernote 筆記資料做好排程囉！

4. 插入多則筆記可以排序

還可以注意幾個 Trello 卡片插入 Evernote 筆記後的延伸功能。

當卡片中有多則筆記時，可以拖曳調整筆記的排序，把重要的排前面，次要的排在後面。

5. 討論時可以提及筆記

在 Trello 卡片中可以進行留言討論，而當插入 Evernote 筆記時，可以看到每則筆記右下方有一個「註解」功能，點擊這個按鈕，就可以在卡片留言中「提及」這個筆記資料。

6. 手機上也可使用

當我在 Trello 卡片中連結 Evernote 筆記，使用 Trello 手機 App 時也可以看到這些 Evernote 筆記附件，並且點擊這些附件，也可以直接用手機上的 Evernote 筆記軟體開啟，使用過程很順暢。

7. 協同合作時會不會有問題？

最後，當我們在 Trello 協同合作時，如果我自己在 Trello 卡片裡插入 Evernote 筆記，而我的團隊成員有人沒有使用 Evernote ，這時候也沒關係，他點擊附件，一樣會用網頁的形式看到 Evernote 筆記內容。

但這裡又要特別注意，這樣做等於讓插入卡片的筆記都開啟了「公開連結」的功能，也就知道這則 Evernote 筆記網址的人就能看到筆記內容，當然 Google 是搜尋不到的，專屬網址就像這則筆記的密碼一樣。但大家也要注意如果真的私密的資料，使用時就要小心。

這就是用 Trello 整理 Evernote 的流程與實作結果了。