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[時間技客-21] 畫時間盒的練習:如何在更少時間完成更多事情

商業


我們常常會抱怨自己「沒有時間」,事實上擁有很多時間不一定是好事。

我記得自己以前單身時,有很多時間寫部落格,卻很容易把時間花費在找新玩意,什麼都想寫,卻沒有真正專研好內容。

而「時間很少」,事實上,也不一定就是問題。

我現在沒那麼多時間了,工作上更多的專案必須執行(我有正職工作,並非專職部落客),家裡有孩子需要照顧,還有很多時間要拿去辦講座課程,但我現在卻覺得自己寫文章更有效率、更專注,並且達成的成果更好,更是我自己想要的成果。(這個真實經驗的心得,可以參考:「新手爸媽3個月時間管理心得:你有足夠時間完成更多想做的事」一文。)




對時間的保護不夠:


本質上,增加生產力的方法,並非依靠增加更多生產時間。我們沒辦法完成事情的問題,通常都不在時間很少,而是在於:

「沒有把時間真正用在完成有價值事情上」。

例如一個禮拜天的早上,好不容易放假,我打開電視開始轉台,看到一台科學頻道覺得不錯,看了十幾分鐘後進廣告,於是我繼續轉台,又轉到一台電影頻道,看了幾分鐘後想說有沒有更好看的,於是繼續轉台,一回過神,可能兩個小時時間不見了,但我們卻沒有真正完整看完一個節目,就像我們沒有把時間拿來真正完成一件有價值的事情一樣。(關於週末不虛度,推薦你看看我在電腦玩物撰寫的「如何讓假日時間過得更充實的五個小訣竅」。)

這是我們「對時間的保護不夠」。

  • 在好不容易出現的時間裡,我們想要什麼都做,結果什麼都沒做完!
  • 或是做完的事情都是瑣事,沒有成就感,缺乏價值!

於是,怎麼做,都會覺得自己沒有完成任何事情。(這也就是虛無時間和優質時間的對比:「停止殺時間:用「優質時間」取代「虛無時間」」。)




神聖時間:


所以,很多年前開始,我就在電腦玩物提倡一個時間管理的概念,叫做:「神聖時間」,讀者朋友們也常常說這個概念對他們啟發很大。

在這篇 2013 年的文章裡:「10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧」,我是這樣描述神聖時間的概念:

「我有一個習慣是每天都有預留一段神聖時間,可能是晚上10點到12點,或是早上5點到7點,但也有可能是某個假日中午的12點到2點。

無論任何人要給我安排什麼事情、無論任何任務需要安排什麼時間,都絕對不會碰觸到這段每日的神聖時間,當我跟別人說:『不好意思,這一天真的沒有時間了。』實際的意思就是除了神聖時間外,沒有其他時間可以安排了。」




保護少量時間就夠了:


「神聖時間」不需要很多,事實上,你額外想要完成的某個有價值的事情,不一定真的需要很多的時間來完成,他們只是需要「你真的留下時間去完成」

例如我每天其實只需要兩個小時來專心寫文章,說多不多,說少不少,每天一定可以找出來這樣的空檔。

只是我需要把這時間保護下來,要不然一定會被其他雜七雜八的事情占用,最後我就覺得自己好像沒有時間去完成。

但真相不是沒時間,而是沒有保護時間。




時間盒:看得到的神聖時間


那麼,要如何具體的做好神聖時間的保護呢?這就是今天要跟大家分享的「在行事曆畫出時間盒」方法。

本來我是在心裡規劃每天的神聖時間,心中知道就好。但是慢慢的我發現,事情愈來愈多、他人的要求愈來愈繁雜時,我必須讓自己更明確的「看到」這個神聖時間

而且當生活被更多工作、家務、情感需求等瓜分時,時間會變得更零散,這時候神聖時間也有可能被切割、分散,那麼更需要明確的「提醒」,讓我知道哪幾段時間絕對要保護好

於是,我開始在自己的行事曆上畫出「時間盒」,就像下圖這樣。

方法很簡單,就是設定出每一天我絕對不要被打擾,一定要用在自己要做的有價值事情上的時段,並且把這個時段預先在行事曆上保留下來。




我自己練習了一個多月,有體悟到幾個對我有效的重點,這邊也逐項跟大家分享。

我只會將這些時段單純的命名為「時間盒」,而不會去排明確的任務事項,因為我的經驗告訴我,排好明確事項反而窒礙難行。說不定我早上原本安排寫部落格文章,但結果那個當下我更想做專案怎麼辦?

所以,我的目的只是「保護好這些時段」,我就統一把他們都叫做「時間盒」。




一旦進入「時間盒」的時段,就表示我要完全關閉外界的干擾(例如臉書、即時通、郵件,甚至電話),並且絕對不去找新的事情做!

一進入「時間盒」,我就是打開自己每天的「 135 清單」,把排在「1」的最重要最有價值事情,或是排在「3」的必要且重要任務,專注且全力的去完成。

我沒有預先限制自己要做哪一件事情,但只有一個限制,就是這些「時間盒」的時段,是拿來完成「已經決定的」「有價值事情」的




而如何安排「時間盒」的時段呢?


我的第一個想法是,什麼時段我應該不會被他人強制占用時間?或者什麼時段「我絕對不想被別人占用時間」?從這兩個思考出發,我把自己每天想要「徹底保護」的時間盒畫出來

可能是晚上 9 點到 11 點,小孩入睡又還沒要起床喝奶前的這段時間。可能是下午 5 點到 6 點,下班前比較沒有人會來打擾你的工作時間(當然你的工作情況可能跟我相反)。這時候,我就先把這些時間盒畫出來,以免到時候我自己浪費了這段時間。

另外,也有可能我某天有一個真的非常想做的重要任務,他需要花不少時間,那我也可以事先在那天留下更多時間盒,讓自己看到要保護這些時間,如果有人要搶走這些時段,可以拒絕的話就盡量拒絕。




我通常會在:「只要週末一小時的計畫,完全改變你的未來一週」這個工作流程時,順便作好下一週每一天的「時間盒」。一週前先做好,這樣工作週開始時,如果有很多新出現的變數要搶佔你的時間,你會更知道什麼時段一定要保護下來。

然後我每一天晚上,會稍微看一下明天的「 子彈任務清單」,思考一下我很想做的重要任務,是否需要更多時間?明天要不要多保留一些時間盒?

這樣實作了一段時間後,我發現自己行動清單的「完成率」又再一次的提高。而效果就是,那些我想寫的文章被陸續寫出來,那些我想做的工作企劃被陸續的完成,看起來好像真的在更少時間完成更多事情一樣。

其實時間管理方法無他,就是「把時間留給有價值的事情」,做好「保護時間」的動作。




小結:


你也可以試試看我的這個「時間盒」的方法。

而如果你想了解更完整的系統,我自己還有搭配「進攻型行事曆:學會留時間給自己的進度排程心法」來執行。並且在時間盒需要的專注力上,我在近期電腦玩物寫過的「快樂並投入當下的理性作法」,就是我的最新心得。

當然,也推薦你專注電腦玩物上的「時間管理系列文章」,或是參考我的「時間管理課程」喔!

若是你練習這個「時間盒」方法後,有什麼疑惑?有什麼心得?歡迎到電腦玩物留言討論,我非常希望聽到大家的練習與想法。



@時間技客系列文章:

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Source:: playpcesor.com

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