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事情總是忙不完,因為你 70 % 的時間管理都出了問題

商業

本文來自 First Round Review,他們的文章向創業者提供可操作的建議,以助力打造優秀的公司。本文作者 Bill Trenchard 是 First Round Capital 的合夥人。

科技公司的 CEO 平均每年工作 300 天,每天 14 小時。也就是一年 4200 小時。這個統計數字和大多數的科技公司管理者與創業公司的員工相比,差別並不大。4200 小時聽起來像是很多,但對於他們中的很多人來講,還是遠遠不夠用的。這裡頭,有近 30% 的時間是用在收發 Email 上。還有另外三分之一是花在開會上。有研究表明,這部分時間有一半以上都是完全浪費的。

可以研究一下一個典型的 CEO 的日程表,你會發現其中 70%的時間安排都不是最優的,我自己的經驗也同樣說明了這點。在加入 First Round 成為合夥人之前,我在三家公司擔任聯合創始人兼 CEO,包括 LiveOps。現今,我每週與數十家公司的創始人見面,幫助他們發展自己的團隊,讓他們自己和員工有更高的生產率。他們自己也明白,每一小時,都該用在推動企業前進,創造良好的產品,談判,聘請最好的員工上頭。

只是時間怎麼都不夠用。那麼,該怎麼做才好呢?

今年,我有幾個星期都花在我們​​的年度 CEO 峰會上,但也趁這個機會,能遇上幾位老朋友,和他們敘敘舊,他們可都是在管理時間方面的超人。

我的目標是找出他們如何充分利用好每個工作小時的技巧和竅門,以及他們所使用的方便的軟體。我把我和他們的經驗總結成下面這八個策略,可以幫助我們不再浪費時間,不再錯過任何機會。

1. 向朋友說不

當你的公司變得很優秀了,你就會遇到更多的麻煩。好多人會通過 LinkedIn,Email 來跟你聯繫,要跟你去喝咖啡,要請你幫忙。這真是折磨人。就像你童年的小伙伴,你只能勉強記得他的名字,他卻要你把 Facebook 上所有有影響力的朋友都介紹給他。這時你就得說:No。

要拒絕別人是很難的。因為你也想回報一些什麼,畢竟曾經有這麼多人幫助過你。但是,在這方面你得有個底線,我也會教你一些比較容易 Say no 的辦法。

嘗試一下這個 No 模板,它是一個罐頭回覆,適用於任何你想 Say No 的普遍情況。我最早是從 Mark Suster 那裡聽到這個做法,他是一個企業家和投資者,這個辦法替我節省了無數的時間,大大減輕了我的焦慮。舉一個例子:

你好 Bill,

很高興收到你的消息。希望你一切都好。我很幸運,我的公司正發展的不錯,但我現在壓力很大,為了我的事業。我常去一些社交活動,但恐怕最近就不太方便。

祝好

Josh

這樣的回覆可以節省你的時間和精力。讓你不必一再回覆同樣的內容。最重要的是,他們不會再聯繫你了。這類處理方式很婉轉,也如實說明了情況,但要記得把話說死,別留下機會,讓他們再找上門來。

有了這個批處理模板,你可以跟銷售人員說不 ; 在投資者會議,如果你不想再投錢,你可以說不 ; 投資者會有不少建議,你不必全都執行 ; 董事會會有很隨意的請求,你不必同意他們。

針對這些情況 一一 寫下模板,包括在 LinkedIn 上的回覆訊息。包括你久違的朋友來 Email 要求一個會面的答覆。最終,你肯定會用到它們的。

2.在 Email 處理上節省時間

推薦給那些沒用過 SaneBox 的人,我是它的粉絲,它是這麼的簡單。有點像 Google Priority Mailbox,很給力,並且在 iPhone 上工作良好。它建立了一個批量文件夾,能自動歸檔群發郵件。那些你不需要親自閱讀的郵件,你永遠不會看到它。它很準確,能節省大量的時間。

我所認識的大部分 CEO,在清空收件箱方面都是高效率的能手。試想一下郵政信件是怎麼被處理的。你拿起你的信,看一下,然後把它們放下來,拿起來,放下來,然後是一次一次又一次?這簡直叫人精神錯亂。然而,我們大多數人正是這麼處理 Email 的。我觀察到的 Email 忍者會使用三種方法:

1. 全天候打開:你的郵箱始終是打開的,一有郵件進來,你就處理掉。你非常有責任心,但這樣的話,遇到那些需要深思熟慮的項目,你會很難集中精神。
2. 分批處理:你每天會有兩到四次來查看 Email,並馬上把所有事情都處理掉。
3. 助理:你有一個全職的或者虛擬的助理,來幫助檢查你的 Email,把真正重要的郵件打上標籤,並提醒你那些需要立即處理的事項。當然,這樣的話你需要建立一個私人的收件箱,不過這可以讓你的生活整個煥然一新。

如果你沒有一個助理,我會建議你使用方法二:分批處理。它可以讓你在需要的時候,專注於處理 Email,同時其他任務也可以得到應有的重視。頻繁的切換工作會讓你什麼都乾不好的。

另一種方法可以提升你處理電子郵件的技能的是,裝一套插件。Asana 這類的任務管理器裡就有,可以讓你把 Email 從你的任務管理器裡移進移出。這是一個快速的方法可以清空收件箱,郵件留待稍後處理。

經驗法則:如果你可以在兩分鐘內回覆好或者處理好 Email,那你就馬上處理吧。如果處理起來需要超過兩分鐘,就把它移動到你的任務管理器裡,待後續再處理。你這樣做時,也會在各種任務和電子郵件間安排好它們的優先順序,不用再花時間去收件箱裡頭處理。

我聽過一些人說使用 Gmail 的鍵盤快捷鍵可以節省掉 30% 的時間。Gmail 還提供了一個設置,只要你點擊發送,郵件就會自動歸檔,讓你的收件箱每天都乾乾淨淨的。

最後,也許也是最有用的就是 TextExpander 或其他快捷鍵輸入程序。它只需要輸入一些設定好的短語,就可以神奇般的填寫好一整封電子郵件。

3.管理好你的精力

以前,平均每人每天會步行 12 英里。但現在我們更多的是坐著。我們坐的時間也太長了吧。這太糟糕了,《Harvard Business Review》 研究發現久坐的危害堪比吸煙

如果你在高科技行業工作,平均每天會有 9.3 小時是坐著的。這甚至比你睡覺的時間還要長。作為人,我們天生是需要運動的。這對我們的健康是至關重要的,也是我們保持效率的來源。這裡有三個關於這方面的小竅門:

七分鐘鍛煉法這已被科學證明。也是紐約時報提過的。在 7 分鐘裡做好 12 個動作,事實證明它很有效。

散步式開會:幾乎每個人都有一對一的面談式會議。推薦把這樣的會議改為散步的方式,而不再是固定的坐在一個會議室或咖啡廳裡。

站立式辦公桌:現在很多辦公室都提供了這樣的辦公方式。已經被證明站著辦公可以降低心臟疾病和癌症的風險,可以提高情緒和警覺性。如果你真的喜歡日常運動,可以嘗試一下跑步機辦公桌或者自行車辦公桌。

精力的管理不只是身體上的,還應該包括要了解自己的心理節奏。我們都知道睡眠規律,深知深度睡眠和健康的 REM 週期的重要性,但是我們常常忽視了每天都會有的人體節奏。

你得像運動員那樣來安排你的日程表,拿出你全天最靈敏的一到兩個小時,花在對你而言最重要的的三件事上。

這裡有一個 CEO 的日程表:

他們把早上用來做最需要創意的項目討論。研究表明,大多數人都是在早上最具有創新意識。處理 Email 然後是站立式的會議,這天最後的工作依舊是處理 Email。請注意在這些事項當中都有安排休息時間,這樣可以保證在切換到每個任務時都能達到最佳狀態。

當你想休息的時候,你需要確實的休息一下。去散步,聽舒緩的音樂,做一些跟工作不相關的事。跟你的同事閒聊下,也可以發現一些他們工作之外的事情。

4.打造執行手冊,Uber 就是這樣成功的!

對於任何你重複過三次以上的工作,請詳細寫下過程。指定出執行手冊,然後交給別人去做,這樣他們可以用完全相同的方式去完成它。要做好這個手冊,千萬不要讓人們再來問下一步是什麼或者要找誰負責。

這也是 Uber 迅速擴張的原因。他們已經發展到超過 70 個城市,並且佔領了市場。他們是怎麼做到的?一個執行手冊!

每到一個城市,他們手上會有一個清單,寫滿了必須要做的每一件事情,只有輕微的區域性調整。他們已經多次練習,進行了測試,最後製定好完整的執行手冊。所以,現在他們只需要執行就可以了,就像拿鑰匙開門那樣容易。

「那些成功人士都善於做記錄。但是創業公司僅僅這樣做還不夠。 」

我所見過的擴張得最成功的創業公司,在早期就提出了系統化的共同行動和核心操作,並讓此成為一種習慣。

5.了解你業務對象的生活,有助事業

有多少次,你和某人進行會議,這個會議對你的公司而言至關重要,但你卻找不出辦法來增進你和這個人的關係?他可能是你業務發展的合作夥伴,客戶或者任何人。會議內容可能不大容易聽懂,當你走出會議室,你就把他們說的都忘得差不多了。要給他們留下好印象的機會好像很渺茫。

要打破僵局,您需要了解他們的職業挑戰。

如果你不知道,就問他們。假設你在一個 B2B 的環境裡,什麼是你客戶的客戶的要求?對此你能幫他們做點什麼?

「我們有多少人能列出我們的客戶那邊,排名前三的職業挑戰?」

要真正充分利用好會議,必須在私人和工作之間搭一座橋。不必很深入,可以很簡單問一下,最近會不會去哪裡度假啊。然後記下他們的回答。在會議之外,創造條件去更深入的認識這個人,加深你們的關係。例如,他喜歡騎自行車,就可以向他推薦一條你知道的很棒的騎車路線。這會產生一個變革性的轉變。

6.優化內部會議

創業公司往往要進行很多的會議。太多了,減少一些。最簡單的辦法就是去掉那些狀態匯報的會議。你並不需要不斷地與團隊成員開會,只為了聽他們匯報項目的進展。讓他們寫下來。把它放在一個 Google Doc 裡,讓每個人每週都去讀一次好了。

永遠不要在做出決定之前,離開會議。

當涉及到決策會議,請迅速做出可逆的決定。大多數決定在創業公司裡都是可逆的,但我們花太多的時間來思考。把人聚到一起,有了正確的數據和正確的人,就可以迅速做出決定。

對所有的決策會議都這樣做,除非它是真正的不可逆轉的決定。那就花更多的時間,進行更多的對話,把你的顧問和董事會都召集起來。不然的話,決定然後執行就好了。作為創業公司,最大的優點就是迅速做出改變,因為一共也就這麼幾個零部件。

7.找一個助理來幫你提高效率

技術的偉大之處在於可以提高我們的效率,但它也有局限性。僱傭一個助手來幫你,無論是辦公室裡的或遠程的,都是值得的。

虛擬助手和服務,像是 TaskRabbit,專注於特定任務,很強大。但是,他們不能知道你腦袋裡的想法,不能替代你做出決定。

所以有可能的話,僱一個全職的助理跟你在一起工作。這對你的幫助會超乎你的想像。除了能夠根據你的行為模式替你做出一些決定外,他們還可以協調很多的事情。如果僱一個全職的助理是不可能的話,就嘗試用個虛擬的吧。有很多便宜的服務,像是 Prialto,他們可以幫你處理一大堆的事物。他們可以幫你訂購和寄送禮品,還有聽寫功能,還能一次性安排好多次會議等等。

聽寫功能,是不應該被低估的,因為它能提高效率。我建議你安裝一個叫做 Voxie 的 App。你打開它,只要對著它說,「幫給 Chris 的 Email 打一個草稿,」然後把內容口述出來就好了,「Chris 你好,很高興在今天早上跟你碰面了。謝謝你能撥空參加。 」你的虛擬助理能輕鬆地做下錄音記錄,而當你打開你的收件箱,草稿已經在那裡了。你需要做的就僅僅是點擊發送。

「會議的後續工作會有極大的影響力,但你多久會做一次? 」

現在,你可以在會議結束的幾秒鐘內,就起草好後續的 Email 了。

8.給你的團隊全力支持和關心

我最近跟一個 CEO 談過,他是我認識的最有效率的人,他信仰「走動式管理」,實際內容就像聽起來的那樣。他每天就在辦公室裡轉圈,停下來挨個跟他的團隊成員講話。他問他們:

什麼阻礙了你的工作​​進展?是否有任何瓶頸或障礙?我可以幫你做什麼嗎?

需要什麼資源或流程,可以讓你的工作進展得更快些?

所以我建議你,去問一下這些問題的答案,並幫你的團隊滿足他們的需要。如果你希望他們可以快速的完成工作,你首先得自己先快起來。向他們提供所需要的幫助,他們才能在時間內完成工作。響應速度是關鍵。AwayFind 是一個批量處理 Email,相應緊急的要求的工具。當有人給你發送一條高優先級的消息,你會得到一個警告,而不必保持收件箱全天候的打開。

很多時候,你會聽到你的員工卡住了。他們會因為部署新功能或與重要人士發送 Email 而緊張不已。他們會為了 Debug 一個小錯誤而揮汗如雨,然而卻無視另一個更大的項目已經停滯不前了。

當這樣的事情阻礙了他們前進,你能問的最好的問題就是:如果失敗了,成本是多少?如果兩萬人裡頭只有兩個人認為這個新功能不夠完美,你就不需要花費這麼多的時間。助其化解風險。你作為一個管理者,要這樣做才能更好的利用時間​​。

80/20 法則適用於任何事情。也就是說要把 80% 的時間花在真正有效益的事情上面,只有 20%花費在瑣事上。不要過分追求完美。很多創業公司的員工,尤其是工程師,在一開始總是要求完美。但是,這不是你想要的。你想要的是速度。

如果你掌握了這些簡單的竅門,你就可以將那 70% 的時間最大限度地使用好。你在會議或者 Email 上會花更少的時間。最重要的是,你有時間去領導你的團隊,去鼓舞人心,去搞定生意和改變世界了。

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(轉載自合作媒體《36kr》; 原文出處:firstround.com ; 圖片來源:carltondramaticsociety, CC Licensed)

Source: techorange.com

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