不再約錯時間！如何從 Google 日曆即時確認對方有空

工作上難免會有很多不同的會議、活動行程，很多時候必須協調多個人的時間，來找出一個大家都可以的時間去做一件事情，只是協調時間的任務十分繁瑣，也有可能忙中有所失誤，導致最後不小心約了一個有人不行的時間。

前一陣子剛好要和工作夥伴一起安排一個週末的活動，夥伴事先詢問了大家什麼時候有空，於是就去安排場地了，結果沒想到事後還是漏記了一個人的行程，結果安排了一個那個人當天已經有其他重要行程的時間。

協調時間真的很麻煩，這時候最好的方法，應該就像我在「

指定要共享日曆的聯絡人，對方的行事曆上就會出現你的日曆，然後你可以設定對方是否只能瀏覽，或是可以編輯你的日曆。

這個基本共用日曆的方式，適合用在下面幾種用途：

• 1. 團隊間公告專案進度，可以由負責人共用一個專案進度日曆給所有合作者。
• 2. 團隊間協調公共時間，可以設定成所有團隊成員都能編輯，用來像是協調會議室使用時間等。
• 3. 和最親密的夥伴共用一個日曆，彼此可以在上面知道對方的行程安排，或是一起規劃行程。

不過這個使用方式也有一個侷限，就是必須指定一起共用日曆的人，所以不可能把所有人都加進來，適合針對一個長期合作的團隊或夥伴來進行共享。

• 方法二、讓所有人即時知道我的忙碌時間

但是，我們的很多合作情況是和不同的人分分合合的，例如因為一次活動而必須一起合作，但不太可能因為這個活動而共享一個行事曆，這時候，要怎麼在 Google 日曆上即時協調每個人的時間呢？

以我為出發點來說，我可以進入自己的主行程日曆的共用設定中，勾選「公開此日曆」，並且勾選「僅分享我的有空/忙碌資訊」，這樣一來我的「忙碌時間」就會被公開，但是其他人並無法看到我的詳細私人活動資料，只是可以即時知道我的忙碌時間。

這樣開放後要怎麼利用呢？

當別人在 Google 日曆上新增一個活動，想要邀請我參加，這時候他會輸入我的 Google 日曆郵件地址（ Gmail ）想要邀請我。

當我還沒回應要不要參加時，他可以在新增活動的頁面切換到「安排時間」的分頁，因為我前面已經「公開我的忙碌時間」，所以他只要輸入我的郵件地址，就可以在安排時間的分頁中看到我那一天什麼時候忙碌了。

經由這樣的方法，當需要更有彈性的協調時間時，就不一定只能透過共享一整個行事曆的方式，也可以在邀請當下就得知對方的忙碌或有空時間。

雖然協調時間也不會是這麼簡單就能完滿，但是經由 Google 日曆這樣簡單的共享協作功能，起碼我們可以做到：

• 1. 減少溝通次數。
• 2. 減少溝通錯誤。
• 3. 即時通知。
• 4. 統一集中並且有憑據。

• 轉貼本文請註明來自電腦玩物原創，作者 esor huang（異塵行者），並附上原文連結：不再約錯時間！如何從 Google 日曆即時確認對方有空

Source: playpcesor.com