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[時間技客-23] 理清 4 種下一步行動,替換不會行動的拖延清單

商業

GTD 時間管理方法中最棒的洞見之一叫做:「下一步行動」。看似簡單的幾個字,卻啟發了我們為什麼時間管理總是失敗,又如何有效的關鍵。

什麼是下一步行動?以我的理解來說,就是「針對某個任務我能立即採取的具體行動。」如果能夠理清這個「立即可採取的行動」,就表示我能更快開始推動專案進度,以及能夠在各種時間情境採取行動而創造產值。




從不會行動的假性清單,轉換到會行動的下一步清單


例如「帶孩子到宜蘭旅行」這個任務中,「訂一間宜蘭的旅館」是行動之一,可是如果我想訂旅館,首先我要先知道哪一天要去旅行,於是「和老婆討論一個旅行日期」才是我可以立即採取的行動,這就是「下一步行動」。

為什麼這個理清下一步行動的步驟很重要?你想想看,如果你的任務清單上寫的是「帶孩子到宜蘭旅行」、「訂一間宜蘭的旅館」,你會覺得這個任務好像還有距離,根本沒辦法開始做,於是這個願望也會持續被拖延。但是如果你的任務清單上寫的是「和老婆討論一個旅行日期」,今天晚上回家的空檔就可以立刻跟老婆一起執行,完成之後,於是接下來的「訂一間宜蘭的旅館」也就可以在明天空檔立刻完成。

我們常常列了很多任務在清單上,但問題是這些任務常常是「不能立刻行動」的,於是最後這份待辦清單,反而變成讓我不會行動的痛苦清單。

例如像是下面這樣的清單:
  • 設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報
  • 寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章
  • 養成每天閱讀的習慣
  • 用運動增進身體健康

每個任務看起來都很好,但問題是,看著這份任務清單,我真的不知道該怎麼做。設計海報看起來好難,我應該還要再想清楚才能開始做?寫一篇文章好像很花時間,我應該要等有長時間空檔才能去做?養成閱讀習慣很好,但具體來說是做什麼呢?

可是我們常常不小心列出像上面這樣的「假性任務清單」,上面有很多任務,但是結果卻是:
  • 因為任務很難、不確定、怕失敗,於是拖延不做。
  • 因為怕做到一半被打斷,於是一直等真的有時間才要做。
  • 沒辦法預估完成時間、沒辦法確定目標,什麼都列出來,但大多數都沒法完成。

有效的「理清下一步行動」,就是要解決這樣的問題,把不會行動的假性任務清單,替換成「可以立刻行動的真正行動清單」。而能達到下面的效果轉換:
  • 任何任務都能更快開始,更輕鬆踏出第一步。
  • 可以隨時暫停,隨時接續,任何長短時間都能做出有效利用。
  • 知道自己什麼時候會完成,知道自己真正想要完成什麼,於是才能真正完成。

那麼,要怎麼把假性任務清單,變成真正下一步行動清單呢?下面就讓我用上面的例子,來分享我自己實際做時間管理時,使用的四種理清下一步行動技巧。




一,回推到不能回推的第一步行動


一個最簡單找出下一步行動的技巧,就是回推法。

例如「設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報」,我就問自己,設計好一張海報的「前一步行動會是什麼呢?」然後不斷回頭追問,直到再也沒有更之前的答案為止。

或許一開始想到的前一步行動是「寫出海報文案」,然後再追問要做這個行動之前有沒有需要做什麼?於是想到「確定海報主標語」,那還有沒有更之前可以做的呢?於是想到「從書中最好的幾句話裡挑選與修正」,那還有沒有更之前應該做的呢?於是又想到「重看PDF抓出大字標語的句子,將其全部列出」。

可能回推到這一步,暫時沒想到了,而且「重看PDF抓出大字標語的句子,將其全部列出」,看起來確實是一個我可以立即採取的行動,只要打開書籍的 PDF 檔案就能開始做,也不需要動腦思考,也不一定要花很長時間。

如果我列在自己待辦清單上的任務是「設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報」或「寫出海報文案」,這個任務可能會被我拖著一直沒開始做。但如果是「重看PDF抓出大字標語的句子,將其全部列出」,說不定我在工作之餘的幾個 10 分鐘空檔,就能陸續處理。

而一旦我做好了這個下一步行動時,接下來挑出最好的那一句、修正成主標語、補上其他補充文案,反而變成一個「水到渠成」的動作,我可能花上很少時間就把海報文案完成。

這就是「回推法」的效果,找到真正的第一步行動,會讓一件困難的事情,瞬間變得簡單很多,而且真正更有效率的完成它。




二,切割行動到可以分段執行


第二個找出下一步行動的技巧,就是切割法。

例如「寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章」這個任務,如果我有完整的三個小時時間,我或許可以一口氣把這個任務完成,但問題是,現實中通常沒有這樣的時間。於是這個需要三小時的任務就會被我拖著一直沒做。

這時候我就問自己:「怎麼把這個任務分成多個獨立的小行動呢?」有時候行動之間不一定會有前後邏輯關係,不一定能用回推法,這時就可以切割他,把任務分成多個部分,各自完成再組合。

寫一篇文章可以分成哪些部分呢?我可能就分成「思考大綱結構」、「想出一個好的文章題目」、「寫出文章裡需要的案例故事」。

其中「思考大綱結構」還可以分解成「理清下一步要解決什麼問題?」、「理清下一步有哪些方法?(每個方法還都可以在分解)」、「要怎麼寫文章開場?」、「要歸結到什麼結論?」。

這樣一來,我就不需要完整的三小時來寫一篇文章。我可以在 20 分鐘的空檔先寫文章開場。我可以在另一個 30 分鐘空檔完成要解決什麼問題的論述。

同樣的,如果我列在待辦清單上的任務叫做「寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章」,我可能永遠不會開始,但如果我的行動是「想一個好標題」:

那麼或許給我 10 分鐘我就能操作,而這篇文章就推進了 10 分鐘的進度。

這就是「切割法」的效果,我們的時間確實不多,但我們也常常浪費了空檔而什麼都沒有完成,切割法可以幫助我們更有效的利用大大小小的時間空檔




三,不知道怎麼行動時,就測試可能性行動


第三個理清下一步行動的技巧,就是實驗法。這對我來說是一個補充技巧,在不知道怎麼行動最好時,就不要執著於要先列出最佳行動,而是就去試試看各種可以做的行動。

例如「養成每天閱讀的習慣」,這是個看起來很棒的任務,但也很空泛,而且用回推法、切割法,好像都沒辦法找出最佳行動是什麼?這時候怎麼辦呢?

這時候我就問自己:「我可以立即試試看的行動有哪些?」於是我列出了「中午午休時看書」、「晚上睡覺前看書」、「早上時床時看書」。這些都是可能行動,於是我就每一個都試試看,今天試試帶本書去上班,中午時閱讀。明天試試在客廳擺本書,晚上睡覺前閱讀。

也有可能試過後都做不到,但是沒關係,因為起碼我「行動」了。而且透過這幾個實際行動,我發現我沒辦法有完整的看書時段,中午會被工作干擾,晚上需要照顧孩子。

那接下來怎麼辦?就繼續問自己:「在前面行動發現的現實限制下,我可以立即做的行動還有哪些?」於是我可能想到只有利用零碎時間隨時閱讀,但這時候需要可以隨時接續進度,而且任何情境,就算沒帶書的空擋也能讀,這就引導出我找到「透過閱讀電子書養成閱讀習慣的方法」。

同樣的,如果我在待辦清單上一直列的都是「養成每天閱讀的習慣」,就算想破頭我也找不出最佳行動是什麼,於是這件事情也永遠無法完成。

但如果我就是試試看,不是去做最佳行動,因為還不知道,但去做立即可以做的行動,那麼我一定會有所收穫。

這就是「實驗法」的效果,計劃很重要,但不行動無法找出最好的計畫,而實驗法幫助我們去試試看可以做的行動,實際行動後,更多更好的行動就會出現




四,有價值行動太大,就先進行最小產值行動


第四個理清下一步行動的技巧,就是最小產值法。

例如「用運動增進身體健康」,同樣是一個很棒的目標,我也很嚮往那些每天會去跑步,或是上健身房的人,而且看起來有朝氣又有活力。只是這些行動,對剛剛要開始的我來說,只會在腦中冒出「以後再做」的想法。

這時候我會問自己:「我可以立即創造的最小價值行動會是什麼?」我想要用運動來幫助身體健康,我可以每天上健身房並且控制飲食、我可以養成騎車習慣、我可以開始跑馬拉松,但是,有沒有我能夠立刻創造的最小價值行動?

於是我可能想到,或許是「每天晚上做 15 分鐘地板運動」,或是許「每天中午外出走路 30 分鐘」。我先從最簡單但是能夠創造價值的做起,於是地板運動做了幾週後,發現好像身體有變靈活動,感受到運動的好處,就開始開始進階到每天外出走路 30 分鐘。

這就是「最小產值法」的效果,一個大目標很重要,但一個可以立即讓我感受到有價值的下一步行動更重要,只有感受到這件事情讓我快樂、有成果,我才會有辦法繼續推進更難的行動

不過要注意這個方法有個關鍵,就是「一定要有產值」。

以上面這個例子來說,「每天晚上做 15 分鐘地板運動」跟「買一台跑步機」相較起來,前者對我來說可以更立即創造產值,那麼他應該就會是更好的下一步行動,等到我真的愛上簡單的運動,再買跑步機也不遲。




結論:


所以,你也可以試試看,如果你發現自己的待辦清單常常是不會行動的拖延清單,待辦清單上的任務常常只是帶給你壓力,而沒有執行的快樂,這時候,或許就是因為那是假性任務清單。

那麼,就讓我們一起來試試看本文提供的那四個方法:

  • 回推法:「前一步行動會是什麼呢?」
  • 切割法:「怎麼把這個任務分成多個獨立的小行動呢?」
  • 實驗法:「我可以立即試試看的行動有哪些?」
  • 最小產值法:「我可以立即創造的最小價值行動會是什麼?」

或許一開始我列出來的任務是:
  • 設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報
  • 寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章
  • 養成每天閱讀的習慣
  • 用運動增進身體健康

但是經過「理清下一步行動」的轉換,這份清單變成更容易執行的:
  • 重看PDF抓出大字標語的句子,將其全部列出
  • 想出文章的一個好標題
  • 試試看中午午休時看書
  • 每天晚上做 15 分鐘地板運動

找出真正的下一步行動,轉換成下一步行動清單,幫助我們更快開始做、創造累積的價值、並且相對輕鬆快樂的執行。

對於這樣的時間管理方法有興趣的朋友,還可以參考:「為什麼隔離干擾也不會讓你專心?關於專注的5個思考 」、「Evernote 子彈筆記術-1:關鍵是先放下我的清單」、「設定未來目標的真正價值:「改變當下現實感」的最佳手段 」。

或是參考我的「時間管理課程」,以及我的新書《電腦玩物站長的筆記思考術》。


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Source:: playpcesor.com

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