學會如何寫一封精準商務郵件的七條法則

在這個即時通滿天飛，也有各種企業溝通平台（如 Slack、 JANDI ）的時代，寫一封精準有效率的郵件，還是商務工作上必備的技巧。

即時通就是即時通訊，適合快速的討論事情，但即使如企業溝通平台都還是有瑣碎、發散的缺點（參考：我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率），而這些缺點在交代一件重要、複雜的任務時，都還是不如一封電子郵件來得明確又精準，並且可以「留下有效的備忘錄」，這是郵件的優點。

我自己在電話溝通一件複雜事情後，或是用即時通討論完一件事情時，都還是會希望彼此「寄一封電子郵件」做確認，以電子郵件上的整理為依據，這在商務工作上可以避免很多錯誤，更加保險，更容易依循與追蹤。

商務郵件基本法則：用「最短時間」確認「所有重點」

而在各種商務郵件溝通的經驗裡，以我自己來說，比起禮數周全但文謅謅的郵件，我更喜歡「明確且任務化」的郵件內容，我自己也通常會這麼寫郵件。

商務郵件不是寫文章，對對方來說「可以用最短時間確認所有重點」才是要滿足的目的，這時候最短又最完整，就是必須拿捏的寫信技巧。

當然我們還是要顧及一些基本的禮數，尤其在第一次寫信給客戶、第一次接洽他人、請求一件重要事情時，但過與不及都不好：

「太精簡」，對方覺得你失禮，而且你提供的資訊太少（沒有完整說明所有重點），對方不知道如何回應你，所以乾脆不理你。
「太冗長」，有時文謅謅卻不真誠（看起來像套範本）反而更假，內容太多讓對方找不到重點，甚至很容易漏失重點，這些其實也都是寫信者的錯誤。

所以今天這篇文章，就來分享我自己如何撰寫一封「精準商務郵件」，讓對方可以用「最短時間確認所有重點」的方法，尤其在面對要溝通一件複雜任務時，更能派得上用場。

關於讓工作更精準有效率，你或許還想參考：

一，郵件主旨（標題）怎麼寫？

郵件的標題可以讓對方快速瞭解這封信的用途，這也決定了對方要不要立即打開這封信。所以寫好標題，不僅讓對方清楚知道你的來意，也可以有效增加對方的開信機率。

我自己在撰寫郵件標題時有幾個習慣，提供大家參考。

1. 提到對方的名字：

我喜歡在郵件標題提到對方的名字，你不一定要這樣做，因為寄信給對方當然就是要給他看啊！但現在太多廣告信與群體信，我覺得這個「直接註明就只是給你看」的方法，可以增加對方開信率。

2. 寫上自己公司名稱：

雖然郵件列表中會有寄件者，但看到Esor這個人，不一定知道他是屬於電腦玩物這個公司，因此還是應該註明自己的公司，這可以表明自己來信的立場，並且讓對方感覺是正式的來信，這是建立信任感的第一步，同樣的我覺得也可以增加對方開信率。

3. 開門見山一句「動作句」說明來意：

商務郵件千萬不能不寫主旨，而寫主旨的時候盡可能使用「動作句」，並且明確表達最重要的來意，例如「邀請您擔任電腦玩物新書推薦人」是比較好的，有些朋友寫標題太簡短變成「電腦玩物新書」反而不好，這樣的標題缺乏「動作」與「來意」，對方反而會降低開信率。

如果這封信就是要對方「填寫」資料、要「詢問」某事、要對方「簽名」、要「確認」某個文件、或單純要對方「參考」某個資料，都應該明確把這些「動詞」也寫在郵件標題，構成一個具有行動指示的文句，這時候對方也比較能準確掌握這封郵件應該怎麼處理。

下面我就舉個符合我上面說明的範例：