[時間技客-16] 為何排暑假時間表無效？方法在掌握空檔和習慣

最近有同學寫信來詢問我他遇到的問題，隨信附上了他的行事曆安排，她提到自己很努力的「分配」自己每天的時間，例如早上10點到12點練習英文，下午2點到3點運動，3點到4點閱讀，下午4點到6點準備論文資料。時間安排看起來很完整，但現實中卻「達成率很低」。

她擔心自己在接下來的暑假中，也無法有效地達成這樣的時間安排，導致暑假時間被大量的浪費，於是這位電腦玩物讀者想詢問看看我有什麼建議？

這時候應該怎麼做比較好呢？以我的經驗來說，我會思考用兩個行動來改善這樣的問題：「掌握空檔」、「培養習慣」來取代時間分配式的排程。

這篇文章的前因後果：

「前因」：最近我的人生又多了一個新的責任：「爸爸」，時間安排上也自然的被切割得更瑣碎，但是在這樣客觀情況下，依然還是有辦法執行時間管理（要不然許多其他成功的爸爸怎麼辦？），而我也想起自己多年前邁入家庭，所寫的「時間千萬不要擠！真正幫你保持高生產力的三大法則」一文，裡面提到的時間、精力、專注力分配的精神，依然適用於今天這篇文章。

「後果」：想了解我更多時間管理方法的朋友，除了參考「時間技客」系列文章外，也歡迎參考我的「時間管理課程」。

什麼時候可以照著行事曆上的時間分配執行？

不可否認，在行事曆上「詳細分配我的時間」，也是方法之一，不一定完全無效。

我曾經完全照自己行事曆上的時間規劃執行過，那時候是我準備研究所考試的最後半年衝刺，我安排自己每天早上、下午要各花三個小時完成指定複習進度，也真的幾乎每天都能照著我的「時間分配」來執行。

為什麼那時候我可以做到？仔細回想，有幾個原因：

1. 那時候我有非常明確的目標：要考上研究所。
2. 那時候我沒有其他重要目標，因此目標聚焦。
3. 那時我住宿社但沒參加太多其他活動或社團。
4. 那時候我沒有其他打工或補習。

總結來說，就是「我心中對這個目標有很具體且聚焦的追求」，這個目標也「具備一定程度的時間緊迫性、壓力與動力」，並且「在我的內心或外務上都沒有其他事情會干擾這麼目標」。

這符合我在「克服拖延的技巧」一文中提到的原則，因為這樣，所以那時我可以每天很安穩的照著時間分配去執行。

為什麼大多時候無法照著行事曆上的時間分配執行？

但是更現實的問題是，無論是正準備進去暑假的同學，或是在工作上「以為」有時間可以自己安排的朋友，這時候最大的問題是：「很難有像我上面那麼完美的狀態」。

一個「完美的時間分配表」其實有點不符合人性，也不符合現實情況，因為：

1. 時間總有意外，尤其你的外務與責任不只一項，原本安排的時間總會被其他事情打亂。
2. 但是你無法控管意外，例如有朋友打電話來聊天、臨時有家務要處理、老闆客戶給你新任務。
3. 當時間分配被打亂，重新安排反而要花更多時間。
4. 你也無法控管心魔，在想做要做的事情很多時，心也無法專一，於是到了分配時間也無法專心。
5. 而當執著於時間分配表，反而可能浪費大量可以利用的空檔，你會覺得要到分配時間才開始工作，但到了分配時間又無法工作。

我之前也分享過過度時間安排可能導致的低效率，可以參考：「工作排程如何傷害我的工作效率？挑出待辦清單隱藏的壞習慣」一文。

人生中難得有那種可以完全專注的時光，大多數時候我們身負家庭、工作、個人興趣上的多種責任，這些責任讓我們難以擁有完整的、自由掌控的、以及心可以完全專注的時間區段。（可以延伸閱讀：為什麼隔離干擾也不會讓你專心？關於專注的5個思考）

但是這樣的我們也不是完全沒有時間，只是我們的空檔很容易被瑣事切斷，也難以完全掌控空檔出現的時間。

所以不是沒時間，只是現實中我們沒辦法完全掌控排程，那麼就換個可以執行的方式，就是：

1.「學習自由掌握空檔」
2.「用養成習慣取代排時間」

方法一，用「專注清單」取代行事曆時間分配表：

用暑假時間安排來舉例，雖然暑假感覺時間很多，但你的外務、遊樂、親友活動，還有自己難免放空休息的需求，這都難免讓時間分配表無法照著理想執行。

這時候不如先試試看用「專注清單」取代時間分配表。

我這說的專注清單，源自我的「135專注清單」法則，但不一定要執著於數字，而是試試看列出這個暑假（假日、週末或工作空檔），我選擇要「投注時間籌碼」的事情有哪幾件。

然後不是去跟著時間分配表行動，而是在「空檔出現時，從我的「專注清單」選擇一件：

1. 當下最想投注
2. 當下最能投入

符合上述條件的任務，在空檔時間執行。

這個做法的優點是，首先我不求照時間表完成任務，而是先做到「不會浪費空檔時間」，無論完成什麼，只要在空檔能投注更多時間籌碼，那麼自然「有某一件重要的事情被完成」。

而這樣自由且符合人性的選擇，也讓我可以利用「莫法特休息法」，在有空檔時我不會因為排定的事情不想做而什麼都沒做，起碼可以找到一件我想做的事付諸執行，解決強制要求時間反而更焦慮的窘境。（你還可以延伸閱讀：不想做就別做！感性自動聚焦時間管理法）

方法二，用「養成習慣」掌握進階空檔：

但我自己實作這樣的流程後，發現還需要補上一個動作，前面的技巧執行起來才會完滿，這個動作就是用「養成習慣」來取代「時間分配排程」。（想要養成習慣，非常推薦你參考：「養成好習慣之前，如何建立真的做得到的習慣養成目標？」一文。）

例如比起安排自己早上幾點到幾點要做什麼事情，不如養成一個「有空檔時不先看信箱，而是先執行專注清單任務」的習慣，讓任何時間自然成為「優質時間」。

或是養成一個「早睡早起，讓自己早上多一點空檔」的習慣，這樣自然自己可以掌控的「神聖時間」變多。（也推薦你閱讀我養成早起習慣的技巧：我如何養成早起習慣的 7 個方法，真實經驗版）

照著時間分配表去做，會面對很多客觀意外的阻礙，讓時間表事實上不可能達成。但如果能夠養成一些固定的「時間使用習慣」，那麼無論客觀情境如何改變，我們都能善用時間。

我不是否定「時間分配表」這個方法，這個方法也有他有用的時候，但如果你也是像文章一開始所說的情況，做了時間分配但很難達成，那麼或許這篇文章換個方法，能夠滿足你善用時間的需求。

如果你是搜尋而來，說不定你想找的，還想學的是：

1.運用零碎時間的方法：這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做更有效率！
2.管理瑣事的技巧：把瑣事管理好？專案做到死也做不好
3.記住瑣事的技巧：如何記住今天要做的瑣事？給健忘朋友的三個好建議

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