[時間技客-18] 只要週末一小時的計畫，完全改變你的未來一週

上過我的「 Evernote 課程」或「時間管理課程」的朋友，還是電腦玩物的長期讀者，一定都聽過我分享：「每個週末，我會花半個小時到一個半小時的時間，整理出下一週的子彈筆記清單（行動清單）。」而且我確實會推薦大家也這樣做：

我以前學習「 GTD 時間管理方法」時，裡面已經有提到「每週檢視」這個概念，但我一開始沒有特別感覺，「不就是反省嗎？」我心想，於是沒有強迫自己要刻意練習，就是想到才做，有一搭沒一搭的，如此一來：方法不對、態度不對、不能持之以恆，當然沒有效果。

直到幾年前，我開始練習「子彈筆記方法」，幫自己設定了一個「擬定每週子彈筆記（行動筆記）」的習慣，並且開始研究如何做出「有效的」一週行動清單（有效兩字很重要，列清單大家都會，反省大家也會，但要怎麼讓列出來的清單是有幫助的？），而他的最佳製作時機，就是每個週末花一個小時擬好下週子彈筆記。

這樣「刻意練習」後，我才真的感受到他帶來的巨大改變，也才知道「每週檢視」並非只是反省而已。（真正的檢視，不是反省而已，可參考：年終覆盤，讓明年的自己更好，我的5個回顧系統）

週末時間寶貴，還花一個小時去做計畫，這是浪費時間？還是節省時間？以結果來說，這是節省非常非常多的時間。

週末是一般工作者認為的「放假休息時間」（如果你不是在週末休息，那你也可以把本文的週末，自動換成你每週真正放假的那幾天）。但所謂的「休息」，不是完全放空，不是什麼事都不要做：

如果你「完全休息」，很有可能等到放假結束，你只會更焦慮。（可以參考我寫過的，「善用週末假日「克服工作壓力」的四個有效方法」的文章）

事實上，人很多時候需要的休息，是像「莫法特休息法」那樣的休息，趁著「週末不用到辦公室工作」的情境轉變，讓你的身心腦去接觸平常工作「不會」與「不能」接觸的事情，刺激靈感與想法，補回心靈與大腦的「真正動力」。這才是有效的「充電」。

所以休息不一定要什麼都不做，最好是去做「你平常無法做的事」。例如，在週末的充電時間，好好重新面對自己，重新面對未來的時間，然後重新「校準」你的計畫，因為這時候比較少臨時的瑣事和忙碌的工作打擾你。

每個週末一個小時，仔細做出我的下週行動清單。這個習慣幫助我真正的減少累積的壓力，並且讓下一週重新回到目標軌道上，不會繼續上一週快結束時的混亂。（可延伸參考：我用來擺脫情緒枷鎖的十種方法 ）

時間管理的方法不是讓你更忙碌，而是讓你避免陷入忙碌的陷阱。一股腦地瞎忙，讓你只是把時間都浪費掉，而要不瞎忙，就要幫自己做好計劃，這樣一旦忙起來時，才不會走偏方向。就像車子行進中遇到問題，事到臨頭你不一定有時間立刻排除，卻可以事先趁著停在休息站時，好好檢查、加油，然後安全上路。（可延伸閱讀：計畫愈縝密，生活愈隨興 ）

如何用一個小時做出有效計畫？關鍵四步驟

但是，我從這幾年的執行過程中也發現：「計畫不能隨便亂做」，如果只是單純列出下週要做什麼，然後一樣都做不到，那這樣的計畫也只是讓自己更焦慮、更忙亂而已，反而浪費了更多時間。

Inc. 的文章提出了週末一個小時做計畫的「四個關鍵步驟」，我應證自己的經驗也非常贊同，一定要有這四個步驟，才能做出有效計畫，下面我就用我自己的心得來分享。

• 1. 反省前一週的行動

1. 不只是檢查工作任務完成度
2. 檢查我的整個生活
3. 檢查我的心理狀態
4. 檢查我的關係
5. 檢查我的目標完成度
6. 找出問題
7. 設定解決辦法

首先我會先回頭反省一下「上一週的行動清單執行狀況」，看看哪些任務被完成？哪些任務被拖延？哪些任務出了錯誤？又新增加了哪些任務？有哪些專案還有步驟要持續推進？

我也會檢查自己的 Evernote 筆記收集箱，看看我針對上週的工作與生活記錄了什麼心得？有什麼發想？有什麼疑惑？

不過重點不是光看就好，這時候我會用「 KPT 原則」，去思考：「如果上週有這個問題，那下週我準備如何解決這個問題？」

在這個步驟的最後，是把上週需要解決的工作、生活、個人問題的「解決步驟」列出來，準備最後排入行動清單。

• 2. 清空大腦

1. 列出所有你想做的事情
2. 列出你所有的煩惱
3. 列出郵件、即時通、筆記本裡還沒解決的事情
4. 勾出你最最想解決的事情與煩惱

接著我會放下上一週的所有失敗（因為已經整理好了），然後開始不看所有東西，單純探索我的大腦內在，看看有沒有我想做的事還沒寫上筆記？有沒有我的煩惱還沒寫出來？（可參考：解除壓力與焦慮的大腦 SPA 筆記術，起碼每週做一次）

大腦內在探索完了，我再去檢查郵件、即時通、筆記本，有沒有還有漏掉的事情。

在清空大腦階段可能會「挖出」很多想做的事情，不過我們是沒有時間都做的！所以這時候可以先從清出來的事情中，幫自己覺得最重要的事情與煩惱打上記號。

• 3. 檢查一遍下週行事曆

1. 知道哪些時間已經被工作、社交、家庭佔用
2. 為自己的健康與休息留出時間
3. 知道自己還剩下多少自由時間

清理了上週結束後要延續到下週的行動、清理了大腦中新的煩惱後，在決定真正要做什麼事情之前，我會看一下下週的行事曆。

看行事曆的好處有兩個，一個是我的「進攻型行事曆」習慣，可以讓我知道事先已經安排好的下週重點工作是什麼，這週是否偏離目標，這樣重新校準目標會更容易。

第二個是從下週已經安排好的專案進度與行程，我可以知道我下週還剩下多少可以運用的時間。

知道自己還有多少時間可運用，這樣看著前面步驟 1 與 2 清理出來的任務，就會知道要取捨到什麼程度。

• 4. 決定下週行動清單

1. 整合步驟123
2. 決定下週要完成的目標
3. 設定每天要推進的主要行動

更大的關鍵就在於，這個習慣要有效，就是前面的步驟 1、 2、 3 都「不是」排出待辦清單！有時候我們會誤以為步驟 1 和 2 列出來的所有東西都是我的待辦清單，但這樣的計畫是無效的，是根本做不完，只會增加焦慮的。

所以要花一個小時計畫的原因，就在於前面 40 分鐘的時間其實是把自己的「籌碼（有多少時間）」和「標的物（上週反省、大腦清空）」理一遍，確認掌握著大部分情況，這時候才進行最後決定：

每一個週末計畫的過程，都是投注的過程，從「步驟 1 和 2」我知道所有可以投注的事情有哪些，而從「步驟 3」我知道可以投注多少籌碼，於是我開始選擇要投注哪些任務。

有「任務清單」是一回事，但真正重要的是「我選擇採取哪些行動的清單」。

所以我才提議試試看「135 行動專注清單」，很多人說我的任務比這多耶？但問題是你沒有那麼多時間，列出所有任務又怎樣？我們要知道的是「優先專注要行動的是什麼」。

透過上述的步驟，確實要花一個小時到一個半小時的時間，我會「理清」下一週真正的「行動清單」（而非所有任務清單）。

於是到了下一週，我知道有空檔時要優先執行甚麼事情，當計劃出現意外、忙亂時，我知道要趕快把握哪個方向。雖然一週之後可能又有點偏離，但只要每一週這樣校準一次，確實可以大幅改變下一週的工作效率，而也就改變你長期的工作效率了。

• 如果你是搜尋而來，說不定你想找的，還想學的是：

1.善用當下時間讀完：從讀不完的稍後閱讀轉念：當下讀完，當下處理
2.練習從不完美行動開始：不完美，效率大加倍：雜亂拖延少做點讓你更有生產力

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