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分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯

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資料要在 EvernoteOnenote 之間轉移,是相對簡單的一件事情。Evernote 內建了匯入 Onenote 筆記的功能, Onenote 也提供了可以匯入 Evernote 筆記的工具

要在這兩種知識工具之間轉換,困難點主要在於 Evernote 與 Onenote 之間「整理分類方法」上有極大的差異,甚至可以說是「混沌」或「秩序」基本精神上的不同,而這個不同主要體現在「標籤」與「搜尋」兩大功能應用上。

了解這兩種工具在「整理思維」上的不同,或許可以幫你選擇出更適合自己需求與風格的服務。

對我來說,這個差異正是我個人選擇 Evernote 的原因,但也有可能是你更適合選擇 Onenote 的理由。總之,「整理邏輯」足以超越其他次要功能差異,成為你更適合哪種知識工具的決定性力量。

你還可以延伸參考:Evernote, Onenote, Google keep 雲端筆記完整比較表




1. 「標籤」的不同


物有定位,每一份資料放入一個資料夾,這似乎是理所當然的整理邏輯。但「真實世界」真的是這麽有秩序且條理分明嗎?或者當我們要整理的不是物品,而是「想法」、「資料」時,分類會這麼簡單嗎?

今天我有一則筆記記錄了我讀某本時間管理方法書籍的「讀書心得」,我想在「這本筆記術新書」裡引用這個心得,我也想在「那本專案管理新書」裡使用該書資料,那這份「讀書心得」我要放在「筆記術新書」資料夾還是「專案管理新書」資料夾呢?可不可以一份資料放在兩個資料夾?甚至再放到第三個我專門存放「讀書心得」的資料夾?

在真實的世界中,一份資料、一個想法往往因為要「用在多種需求上」、「擁有多種屬性」,而可以有多種分類方式,但如果我們用「一物一定位」的邏輯去整理,可能就會變得很焦慮,因為怎麼放都不對勁,尤其在需要知識企劃的世界更是如此。

這時候 Evernote 與 Onenote 對於標籤的區別,就有決定性的影響。



Evernote 在電腦版、網頁版與手機版中都可以利用「標籤」這種形式來進行分類,而且一則筆記可以「加上多個標籤」,這個意思就是任何資料都可以「同時放入多個標籤資料夾」,突破現實世界的侷限,讓一物可以有多個位置。

你可以參考我的標籤教學:




而 Onenote 的標籤功能比較像是在筆記中貼標籤紙,方便辨識的意思。

例如我覺得這則筆記裡的這一段很重要,可以打上個星星的標籤,覺得另一則筆記的另一段也很重要,也可以在那裡打上星星標籤。但是 Onenote 目前只有 Windows 裡的最新電腦版可以過濾標籤(但也不完全像 Evernote 那樣是把標籤當作分類),其他版本與平台都不能搜尋過濾標籤,讓標籤只能當作一種標記來使用。




Evernote 的整理是善用標籤,一物可以有多種位置、多種利用

而 Onenote 的整理是善用記事本與小節和頁面,一物在嚴謹多層的分類中出現在他應有的獨特位置上




2. 「搜尋」的不同


分類,是為了滿足某種使用的需求,但問題是,你永遠不知道未來會有何新需要,所以這也是我們很難手動做出最佳分類的原因。

今天我有上百則講座課程的任務筆記,我要依據課程主題是 Google、 Evernote、 時間管理來分類嗎?還是依據地區來分類?還是依據主辦單位來分類?如果我依據主題來分類了,那麼下次我要使用透過「A顧問公司」幫我接洽的所有講座時怎麼辦?

分類只能滿足當下分類的那種需求,可是真實世界裡我們的需求不斷變化、不斷新增,只為了一種需求做的分類,很可能不適合以後的另外九十九種需求。這時候「搜尋」就派上用場了,搜尋才是最好的分類。



而 Evernote 的搜尋邏輯,就是每一次搜尋,都是一種新分類。

怎麼說呢?你用 Evernote 搜尋關鍵字看看就知道,當我搜尋「 Google 課程」,自然列出所有包含關鍵字的筆記,當我搜尋「A顧問公司」,自然列出所有包含該顧問公司關鍵字的筆記。而且 Evernote 的搜尋結果是「展開的」、「固定的」、「可整理的」,就像是打開一個記事本看到的一樣,我可以在搜尋結果裡慢慢修改筆記、合併筆記、整理筆記。

甚至我也能儲存某個最近常用的搜尋結果,也就是讓搜尋直接變成一種自動分類。

你可以參考:Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學:活用搜尋不只是找筆記




但 Onenote 的搜尋邏輯就很不相同, Onenote 的搜尋結果就是一個簡易的清單,目標就是找出我們要找的那一則筆記,搜尋完了,搜尋清單很快就被清除了,而不是像 Evernote 那樣更偏向用搜尋形成一種分類。(雖然 Onenote Windows 版可以釘選搜尋結果,但跟 Evernote 還是有差別)




Evernote 的搜尋本身就是一種自動分類的概念,搜尋可以有多少種,分類就可以有多少種

而 Onenote 的搜尋則是讓我們快速找到最明確需要的那一則或幾則筆記




結論:沒有誰比較好,而是兩種截然不同的風格


上次在微軟舉辦的 Onenote 講座中,有朋友再次問我 Evernote 和 Onenote 有何不同?我那時候大概是這樣說的:

「先想想你的辦公桌是呈現乾淨有條不紊的狀態,還是呈現不時有資料堆積的狀態。如果是前者,你適合 Onenote 。如果是後者,你適合 Evernote。」

現場或許很多朋友以為我開玩笑,或者以為我因為是微軟的講座場合才那麼說,但其實不是:

  • Onenote 真的非常適合有辦法精密整理的人
  • Evernote 適合不太會、不太愛整理,甚至整理有點混亂的人

Onenote 的邏輯很好理解,那就是我們一般認為的工作邏輯。

但是我們必須思考一個問題:這個真實的世界是「被整理」的狀態,還是「混亂」的狀態?有需要花那麼多精力整理嗎?有些事情真的可以被整理的很好嗎?

還是說,對有些人的風格,對有些事情的工作狀態來說,其實「混沌」才是最好的狀態!例如創意與靈感的生成和組織。

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Source:: playpcesor.com

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