如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長？專案管理的5個關鍵技巧

這一陣子到不少企業團隊分享「如何利用 Trello 專案管理」的課程，而在這樣的教學與回饋中，我常常遇到這樣的提問：

「當 Trello 使用久了，列表上的任務卡片愈來愈多，長長的列表反而覺得太雜亂，有什麼好的管理辦法嗎？」

Trello 是非常簡單好上手的專案管理服務，他很直覺，但背後依然有許多值得學習的巧門，就像我之前分享的「 Trello 團隊如何使用 Trello 」一文，裡面就有很多值得學習的策略。

那麼，如果想要解決「讓 Trello 列表與卡片不再落落長」的問題，有什麼樣的整理方法呢？今天這篇文章，就以我自己的使用與研究經驗出發，分享五個關鍵的 Trello 整理技巧。

1. 一張卡片統整一個「複雜任務」

Trello 的列表會變得很長很雜亂，可能的第一個原因是：我們把任務卡片切分得太瑣碎。

我在「 Trello 基本教學」中有提過，一張 Trello 卡片可以撰寫說明、列出待辦清單、插入附件檔案、設定時間提醒、討論重點。也就是說，「一張 Trello 卡片」足以乘載一個長期而複雜的任務。

例如我在「比別人快一步的 Google 工作術新書」專案看板中，有一個任務是「製作 Google 新書封面」，在這個任務中有我想使用的封面字體、封面圖案檔案，有我企劃的封面文案，也有製作封面的十幾個步驟，而這些都可以「集中在一張卡片」叫做「製作 Google 新書封面」，而不是分散成很多卡片。

這是 Trello 的優點，他的一張卡片就像一則應有盡有的強大筆記，也像我在 Evernote 中會用一則筆記統整一個大任務一樣，這樣就避免了任務瑣碎而雜亂的問題。（參考：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理）

例如我在 Evernote 會把「一整個月的行動清單列成一則筆記」，其實 Trello 的卡片也可以。

更進一步的， Trello 現在還有「強化功能」，可以把卡片設定成「自己的特殊任務格式」，或是在卡片中「插入多則 Evernote 筆記」，這其實都是代表 Trello 也認為一張卡片就應該「統整」（而非拆散）一個複雜任務。

2.用同一張卡片來「移交任務」

Trello 卡片變得又多又亂的第二個可能原因則是：我們忘記卡片可以「移交」到給下一個人、下一個階段繼續執行。

Trello 的本質是進度流程管理，卡片可以根據進度在左右列表中移動：

「同一項任務的卡片」本來就應該要根據需求隨時移動到不同階段，而不是在不同階段製造新的卡片。

例如有一個「 Evernote 知識管理課程」的專案看板，在這個課程中有一個任務是「講師 Esor 的管理」，這個任務一開始是在「籌辦階段」要聯繫老師，接著是在「企劃階段」要規劃課程大綱，然後在「場地執行階段」要輔助講師上課，最後在「行政階段」要付費給老師。

這時候，不是在每個階段（列表）都新增一張不同的卡片，更好的方法是只有一張「講師 Esor 的管理」的任務卡片，只是在不同階段「移動」到不同列表，並且「轉交」給不同的人負責。（我在另一篇文章「如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學」中，也分享過這個轉移任務，而非拆散任務的技巧）

這樣一來，也可以減少卡片的雜亂，而且讓任務的細節集中在一張卡片，不管移動到哪個階段，或是移轉給哪個人，都能繼續追蹤任務裡的所有流程、資料。

3. 為專案建立一個「封存列表」

第三個可能讓 Trello 列表變得雜亂難以處理的可能原因是：忘記規劃一個「完成」或「封存」的列表。

可以試著在最後面建立一個「封存列表」，然後把前面列表中「徹底完成的任務卡片」，移動到封存列表中擺放，這樣要查的時候查得到，又不會跟前面列表進行中的任務混雜，讓你明確知道自己還該做什麼？已經不用做什麼？

我在「 Evernote 的筆記整理方法」中也有類似的概念，有專門用來「封存」的記事本。這樣我可以查到需要查的筆記，但又能隔絕這些已經不需要做的事情的干擾。

那些卡片裡的待辦步驟都勾選了、沒有新的資料要增加的，就是徹底完成任務，可以放到封存列表收納。

4. 善用「團隊」而非「看板」，做團隊分工

一個 Trello 專案看板裡的列表與卡片為什麼會變得過度雜亂，第四個原因可能是：你把「專案看板」當成「團隊管理」來使用。

這是什麼意思呢？例如一個雜誌團隊，團隊裡有每一期雜誌的製作專案、有廣告行銷的專案、有記者採訪的專案，但這整個團隊只開一個看板，想用「一個看板」分享給整個團隊去管理所有專案，那這個看板當然負荷過重。

因為有許多使用者可能沒有發現 Trello 中「團隊的管理方法」。

在上述案例中，應該是要「先開設一個團隊」，把記者、編輯、行銷都先加入這個 Trello 團隊，然後在這個 Trello 團隊中根據不同專案、部門，開設不同的看板，團隊裡的每個人都能看到這些看板，也都能加入自己需要參與的看板。

你可以在 Trello 右上方的「 + 」中先建立團隊，先把團隊成員加入，然後用多個看板去區分不同團隊裡的專案，但大家也能同時查看或處理這些看板。

5. 善用「標籤」做過濾

最後，還是有可能一個獨立的專案就真的夠複雜，裡面真的必須加入很多的任務卡片，導致列表落落長，這時候，雖然現實如此，但我們可以善用「標籤」來過濾卡片。

Trello 有很棒的搜尋與過濾功能，利用過濾，我可以「單獨顯示」指派給我的卡片，這樣一來，原本數十張卡片的看板，立刻過濾出真正需要我去執行的那幾張卡片。

或者我可以設定好這個看板的「顏色標籤」，例如用紅色標籤指定「最重要」的任務卡片，用綠色標籤指定「跟財務有關」的任務卡片，這時候如果你想了解整個專案的財務，只要用條件過濾，過濾出綠色標籤即可。（我在這個案例「如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本」，也善用了標籤過濾）

善用這五個 Trello 整理技巧：統整任務、轉移任務、封存任務、團隊管理、標籤過濾，或許你就能解決 Trello 列表落落長、卡片太雜亂的問題喔！