善用 Google 雲端硬碟 4 個自動化功能，節省中文文書處理時間

Google 的機器學習技術，不只運用在圍棋上打敗人類，也不只運用在「 Google 相簿中幫我們辨識與搜尋照片」，在以 Google Drive（ Google 雲端硬碟）為主體的辦公室平台裡，也有「機器學習技術」幫助我們讓工作更加自動化。

當然，目前的很多 AI 和智慧型助理功能會受限於語言，在英文版裡的應用可能性又多於中文版。例如在 Google Allo 這個其實是智慧型秘書的通訊工具中，就有中英文的不同限制，但如果仔細使用，中文用戶還是可以發揮一些應用效果，例如：「Google Allo 聊天可用 Google 個人助理中文指令 15則實測教學」。

不過因為我長期使用 Google 雲端硬碟來處理文書工作，所以起碼在我的文書處理經驗裡，還是可以確認 Google 雲端硬碟中有一些機器學習功能，雖然沒有英文版強大，但是也對中文文書處理很有幫助。

這篇文章的前因後果：

「前因」：之前我在電腦玩物中撰寫了一篇自己的文書工作經驗分享：「Google Keep 變成我的 Google 文件剪貼簿，使用一個月經驗談」，有讀者覺得對他很有幫助，來信希望我有機會多聊聊「從自己實際經驗出發」，哪些 Google 文書功能真的有幫助。

「後果」：這樣結合自動化的「智慧型工作方法」，推薦還可以參考我之前另一篇以提升生產力為主題的 G Suite 教學文章：「提高 Google Drive 文書報告生產力：我常用的 G Suite 工作技巧」。或者也可以參考我的新書《比別人快一步的 Google 工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》。

1. Google 雲端硬碟快速存取，節省找檔案時間

Google 雲端硬碟裡的文件很多時，我要如何快速打開最近常用的檔案？快速看到需要的資料？最近有被編輯過的文件呢？

有兩個自動化的功能是我常常利用的，一個是最近加入的「快速存取」，在雲端硬碟最上方，會顯示最近開啟、編輯過的文件，方便我快速打開。

另一個是右方已經存在很久的「活動」，在活動通知裡會顯示我最近上傳的檔案、別人最近編輯過的檔案，方便我不用打開資料夾，就能立刻看到需要的檔案並開啟。（教學可參考：Google Drive 幫檔案時間管理：雲端硬碟檔案任務化教學）

這兩個功能結合，大多數的文件檔案都能節省第二、第三次打開需要花費的時間，加快日常辦公室文書處理速度。

2. Google 簡報：自動設計簡報與插入素材

另外一個我幾乎「每天都使用」的自動化功能，就是在 Google 簡報中的「自動設計簡報」。（教學請參考：Google 懂自動設計簡報！ Google 簡報推出智慧型簡報版面設計）

只要把我的內文、照片插入簡報，接著按一下右下方的「探索」，右方就會出現「各式各樣建議的簡報設計範本」，我只要選一個自己喜歡的，直接替換即可。

我現在製作簡報全部使用這個功能，「再也不用找範本」、「再也不用花很多時間在版面設計」，於是節省大量時間，有更多時間專心在簡報的內容上。

另外一個我很常使用到的 Google 簡報功能也在「探索」按鈕中，我可以在「探索」搜尋關鍵字，這時候會自動上網搜尋符合關鍵字的可授權圖片素材，或是尋找本來就在我的雲端硬碟中的圖檔，要插入簡報變得更快速方便。（教學：如何直接在 Google 簡報中快速找到圖片素材？）

3. Google 試算表：自動統計數值，製作圖表

Google 試算表我會用來做家庭記帳，也會用來記錄書籍銷售資訊，而當需要做一個統計分析，或者公司報告時要呈現銷售圖表時，我常常會利用「自動設計圖表」的功能，節省我自己拉數值畫圖表的時間。（教學：做報表一秒生出各種類統計圖表教學！ Excel Google 試算表通用）

一樣是在 Google 試算表右下方開啟「探索」功能，這時候甚至什麼都不用選， Google 就會自動分析我的整張試算表，然後自動列出一些他覺得我需要圖表，我只要把圖表拖曳到表格中，統計圖就設計完成了。